Bảy Nguyên Tắc Quản Lý Chất Lượng Theo Chuẩn Chất Lượng ISO9001

Có bảy Nguyên tắc quản lý chất lượng theo yêu cầu của ISO9001 cho một Hệ thống quản lý chất lượng. Bảy yêu cầu được trình bày dưới đây không có thứ tự ưu tiên, bởi vì tất cả đều được xem là quan trọng như nhau để vận hành tốt một Hệ thống quản lý chất lượng. Tất cả những yêu cầu này đều được áp dụng cho công ty cung cấp một sản phẩm/dịch vụ nào đó, nó cũng rất quan trọng đằng sau bất kì Hệ thống quản lý chất lượng nào.

NGUYÊN TẮC 1 - TẬP TRUNG VÀO KHÁCH HÀNG

Bởi vì toàn bộ mục tiêu của công ty là cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng, nên khách hàng là trung tâm của mọi hoạt động. Điều này bắt đầu bằng việc biết được khách hàng của bạn và những mong muốn của họ, đảm bảo giao tiếp với khách hàng trong suốt quá trình, và đo lường sự hài lòng của khách hàng thông qua các yêu cầu nói ra hoặc ngầm hiểu.

NGUYÊN TẮC 2 - TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ CẤP CAO TRONG VIỆC LÃNH ĐẠO

Chúng tôi đã trình bày nhiều lần rằng, nếu những nhà quản lý cấp cao không đứng đằng sau tham gia vào bất kì nguyên tắc nào, điều này sẽ gây ra thất bại.

Nói vậy không có nghĩa là việc này luôn luôn đúng, mà cần hiểu rằng là càng có sự tham gia của các cấp quản lý cấp cao trong hệ thống “Nguyên tắc quản lý chất lượng”, thì cơ hội thành công sẽ càng lớn, và kết quả cuối cùng sẽ tốt hơn. Nếu những quản lý cấp cao - những người chịu trách nhiệm kiểm soát dòng tiền trong tổ chức - có thể thấy lợi ích của hệ thống, họ có thể tận dụng tối đa lợi thế của nó.

NGUYÊN TẮC 3 - TƯƠNG TÁC VỚI MỌI NGƯỜI

Sẽ rất quan trọng khi  mọi người trong tổ chức đều tạo ra giá trị, đặc biệt là trong bối cảnh càng ngày càng có nhiều sự cạnh tranh. Để đảm bảo được điều này, nguyên tắc quản lý chất lượng phải nhắm vào năng lực của mọi người để giúp họ tương tác trong quá trình tạo giá trị. Có được nhiều sự tương tác từ mọi người trong tổ chức, sẽ giúp tổ chức có động lực để thực hiện được các mục tiêu hơn.

NGUYÊN TẮC 4 - TIẾP CẬN QUÁ TRÌNH

Khi cố gắng thấu hiểu, kiểm soát và cải thiện một hệ thống tổng thể thường phức tạp, có thể làm thất bại bất kì nỗ lực nào của bạn. Tuy nhiên, bằng cách nhìn vào hệ thống tổng thể như các quy trình tương quan nhỏ hơn, bạn có thể tập trung nỗ lực của mình vào những kết quả nhất quán và có thể dự đoán được về các quy trình độc lập của hệ thống.

Kiểm soát và cải tiến các quy trình độc lập có thể là một giải pháp dễ dàng và hiệu quả hơn nhiều so với việc kiểm soát và cải thiện toàn bộ hệ thống.

NGUYÊN TẮC 5 - CẢI TIẾN

Các công ty nếu chỉ im ắng trong một thị trường mà sự cạnh tranh càng ngày càng tăng cao, sẽ nhanh chóng bị vượt mặt bởi chính đối thủ của họ. Để chống lại áp lực này, công ty phải cải thiện để giảm chi phí và duy trì thị phần. Điều này cho phép công ty phản ứng lại với những thay đổi do điều kiện bên trong hoặc bên ngoài, để tạo ra các cơ hội mới. Toàn bộ ý tưởng về việc sinh ra một chính sách chất lượng, với các mục tiêu phù hợp với chính sách này, đó chính là làm việc hướng tới sự cải tiến. Các mục tiêu cần được lên kế hoạch, được xác định theo mô hình SMART (Specific - Cụ thể, Measurable - Đo lường được, Achievable - Có thể đạt được, Relevant - Thực tế, Time - Dựa trên thời gian), và đương nhiên là phải có cam kết thay đổi - một điều không thể thiếu.

NGUYÊN TẮC 6 - RA QUYẾT ĐỊNH PHẢI DỰA TRÊN BẰNG CHỨNG CỤ THỂ

Người ta nói rằng bạn có nhiều khả năng để có được kết quả mong muốn bằng cách đưa ra quyết định sau khi đã qua phân tích và đánh giá dữ liệu, chứ không phải là quyết định một cách cảm tính, bản năng. Đây chính là việc tại sao bạn phải tập trung vào công tác đánh giá, đo lường trong các yêu cầu của ISO9001 (trên thực tế, 4 trong số 6 quy trình bắt buộc đều là từ đây). Để biết rằng một quy trình hoạt động như thế nào là đúng cách, chúng ta cần đầy đủ dữ liệu để lên kế hoạch và đánh giá những cải thiện, dữ liệu này thậm chí còn đóng vai trò quan trọng hơn cả. Cũng vì lý do này, mà việc duy trì các tài liêu và hồ sơ một cách chặt chẽ sẽ trở thành yếu tố sống còn để tạo điều kiện thuận lợi cho nhiều nguyên tắc quản lý chất lượng khác.

NGUYÊN TẮC 7 -  QUẢN LÝ CÁC MỐI QUAN HỆ

Bởi vì sự tương tác với các bên liên quan như khách hàng, nhân viên và nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc trong tổ chức, vì vậy cần phải quản lý các mối quan hệ này. Sự tập trung là cách thường được dùng để quản lý các mối quan hệ có sự liên kết với nhau, nhưng duy trì tất cả cá mối quan hệ đó lại là việc thiết yếu để tối ưu sự ảnh hưởng của họ đối với tổ chức, cũng như để chắc chắn thành công hơn. Những công ty thành công nhìn nhận những mối quan hệ này như là đối tác chứ không phải là sự tương tác giữa khách hàng/nhà cung cấp.

LÀM THẾ NÀO ĐỂ ÁP DỤNG CÁC NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ VÀO HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG CỦA BẠN

Nếu quán triệt các nguyên tắc, và áp dụng nó vào Hệ thống quản lý chất lượng của bạn, bạn sẽ nhận thấy nó sẽ đáp ứng những yêu cầu một cách hiệu quả, và kết quả cuối cùng sẽ tập trung vào những gì bạn mong muốn.

Nếu bạn có thể chuẩn hoá được Hệ thống quản lý chất lượng của mình khớp với chuẩn chất lượng ISO9001, thì việc triển khai sẽ đơn giản hơn rất nhiều.