Đâu Là Yếu Tố Khiến Bạn Phân Tâm Khi Đi Làm?

Trong một bài viết trên blog gần đây, Jennifer Russell (Chủ tịch của công ty Tư vấn Mastodon) đã thảo luận về 2 ý tưởng: Nỗ lực trong công việc và thời gian làm việc - hai từ này là rất khác nhau. Nỗ lực trong công việc là số giờ cần có để hoàn thành được một công việc, trong khi đó, thời gian làm việc là số ngày làm việc bạn trải qua cho đến khi nhiệm vụ hoàn tất.

Vì vậy, nếu như một thành viên trong nhóm nói với bạn rằng nhiệm vụ của anh ấy sẽ mất 8-16 giờ để hoàn thành, thì đó là nỗ lực làm việc. Nếu anh ấy chỉ có thể dành nửa ngày của mình để làm việc, thì thời gian làm việc sẽ là từ 2 - 4 ngày.

Điều này thường gây nên một sự tách rời rất lớn giữa cấp quản lý và nhóm thực hiện dự án.

"Nhiệm vụ này cần hoàn thành trong 8 giờ phải không? Thế thì anh ấy phải hoàn thành ngay trong hôm nay!"

Vấn đề đầu tiên ở đây đó là quản lý cấp trên sẽ lờ đi một sự thật rõ ràng là bạn đã đưa ra ước lượng khả năng mình sẽ làm được tính theo ngưỡng (có thể thay đổi được), nhưng họ lại đinh ninh rằng bạn và thành viên trong nhóm đã được trang bị 100% những thứ cần có và cả nhóm sẽ làm việc hiệu quả 100%.

Đưa yếu tố này vào trong phân bổ nguồn lực rất dễ dàng để thực hiện khi sử dụng nỗ lực để đưa ra thời gian làm việc. Nhân viên của bạn chỉ tham gia dự án 50% số ngày? Nếu như vậy, nhiệm vụ 8 - 16h giờ sẽ được kéo dài thành 2 - 4 ngày. Nhưng đó chỉ mới là sự khởi đầu.

Còn những giờ làm việc hiệu quả thì sao? Đây mới là nơi mà mọi thứ trở nên thú vị. Giả sử các thành viên trong nhóm đều được yêu cầu ngồi ở bàn làm việc và "làm việc" trong vòng 8h. Chúng ta đều là những con người bình thường, hãy thử nghĩ xem liệu có thực tế rằng anh ấy sẽ hoàn thành 8h làm việc năng suất? Là những nhà quản lý dự án, công việc của chúng ta đó là giảm tối thiểu sự phân tâm, thế nhưng, vẫn luôn tồn tại một số điều khó lòng tránh khỏi.

Có lẽ những gì chúng ta cần là một thuật ngữ để mô tả “sự rò rỉ" của thời gian lao động năng suất này - đây cũng là lúc thuật ngữ “Yếu tố gây phân tâm” (The Distraction Factor)  xuất hiện. Sau đây là những chiến lược để đối phó với các yếu tố phân tâm cho mỗi thành viên trong nhóm của bạn.

1. Hãy dành cả ngày để xem nhân viên của mình làm việc. Hãy bịa ra  một loạt số lý do tại sao bạn cần làm vậy, và tôi đảm bảo rằng nhân viên sẽ không cảm thấy phiền đâu.

2. Ghi chép khoảng thời gian anh ấy dành ra để làm việc trên công việc của mình, và thời gian bỏ ra để làm “những hoạt động khác”, nghĩa là thời gian bị phân tâm.

3. Hãy dán nhãn cho mỗi loại phân tâm. Bạn sẽ nhận thấy một số kiểu giống nhau giữa các thành viên trong nhóm của bạn: Một số yêu thích việc mua hàng trực tuyến, một số nghiện Facebook, một số nhắn tin với bạn bè của họ cả ngày, một số sử dụng tweeter. Bạn có thể “đặt biệt danh” cho các thành viên trong nhóm của bạn, như "Các Facebooker," hay " Các Shopper".

4. Vậy còn những điều gây phân tâm khi một nhân viên bước ra khỏi bàn thì sao? Một khi họ đứng dậy, hãy theo sau họ một vài bước và xem xem họ đang làm gì.

a. Hút thuốc giữa giờ?

b. Gọi điện thoại cho vợ?

c. Gọi điện thoại tranh luận với nhà thầu của mình?

d. Đi WC?

Tất cả sự phân tâm đó cần phải được ghi chú lại.

5. Bên cạnh đó, còn có những sự phân tâm tới từ đồng nghiệp như: tán gẫu, nói xấu lãnh đạo, giúp đỡ ai đó phục hồi một tài liệu hỏng, hay giúp đỡ người quản lý văn phòng làm sạch cái tủ lạnh văn phòng đang chất đống đồ ăn đã bị thiu mốc.

Chúng ta thực sự không quan tâm đến việc gì chấp nhận được, điều gì không, mà chúng ta phải chấp nhận thực tế về những thói quen của thành viên trong đội, đồng thời theo dõi họ càng nhiều càng tốt.

Có một ý tưởng hay là dành một tuần để theo dõi từng thành viên trong nhóm của bạn, từ đó, bạn có thể ước tính được mức độ nặng/nhẹ của từng kiểu phân tâm của họ. Một khi các quá trình quan sát đã kết thúc, (giả sử bạn vẫn còn làm việc và các thành viên trong nhóm của bạn không bỏ bạn hoặc...đốt nhà của bạn), bạn sẽ có thể sử dụng một công thức như thế này:

Độ sẵn sàng thực sự (True Availability) = (Số giờ nhân viên bạn được giao việc) - (Yếu tố gây phân tâm)

Xao nhãng đến từ đâu = (facebook + nhắn tin+ hút thuốc+trò chuyện+ cuộc họp/cuộc họp không cần thiết) [số giờ mỗi ngày]

Hãy chắc chắn lặp đi lặp lại quá trình này vài tháng một lần hoặc lâu hơn. Khi cuộc sống cá nhân và những hoàn cảnh khác của các thành viên trong nhóm bạn thay đổi, các yếu tố gây phân tâm cũng sẽ thay đổi.