Những Điều Cần Biết Và Các Yếu Tố Để Quản Lý Dự Án Thành Công

• Phạm vi: Quy mô, các mục tiêu và yêu cầu của dự án
• Tài nguyên: Con người, thiết bị và vật liệu
• Thời gian: Thời lượng công việc, thời gian phụ thuộc giữa các công việc, thời hạn dự án.
• Tiền: Chi phí, chi phí dự phòng, lợi nhuận

YẾU TỐ QUAN TRỌNG NHẤT: PHẠM VI DỰ ÁN

Phạm vi của dự án có thể được hiểu là dự án sẽ được hoàn thành như thế nào và những giới hạn (về thời gian và tiền bạc) để đạt được các mục tiêu. Bất kỳ khi nào phạm vi dự án thay đổi cũng dẫn đến những thay đổi về ngân sách, thời gian và / hoặc nguồn lực. Nếu phạm vi dự án là xây dựng một căn nhà ba tầng với ngân sách 100.000 USD, người quản lý dự án sẽ phải hiện thực hóa nó. Tuy nhiên, nếu phạm vi thay đổi là phải xây một căn nhà bốn tầng, thì người quản lý dự án phải điều chỉnh thời gian, tiền bạc và nguồn lực một cách thích hợp để đạt được mục tiêu.

NGUỒN LỰC

Để hiểu và quản lý được các nguồn lực, ta cần chú ý 3 khía cạnh dưới đây:

1. Nhân lực
2. Trang thiết bị
3. Vật liệu

Người quản lý dự án giỏi phải quản lý hiệu quả các nguồn lực của dự án, bao gồm cả các thành viên trong nhóm dự án, nhà cung cấp đất và nhà thầu phụ. Bạn phải đảm bảo rằng nhân viên của bạn có những kỹ năng và công cụ cần thiết để hoàn thành công việc và bạn phải liên tục theo dõi liệu bạn có đủ người để hoàn thành dự án đúng thời hạn hay không.

Công việc của bạn là đảm bảo rằng mỗi người trong nhóm hiểu được nhiệm vụ của họ cũng như giới hạn về thời gian của dự án.

Khi bạn trực tiếp quản lý nhân viên , thành viên cấp cao trong mỗi nhóm sẽ là người báo cáo cho bạn. Các nhân viên cũng có thể có một người quản lý trực tiếp (line manager) cung cấp cho họ những hướng dẫn chuyên môn. Trong trường hợp phải quản lý theo kiểu ma trận, giống như khi quản lý một team dự án, công việc của bạn là phải cung cấp được những định hướng về dự án cho những người quản lý trực tiếp này.

Quản lý các đầu mối lao động nghĩa là bạn phải quản lý được những người phụ trách trực tiếp,  những người làm việc với các nhân viên thực hiện dự án.

Người quản lý dự án cũng thường phải mua sắm thiết bị và vật tư, đồng thời phải quản lý việc sử dụng vật tư để đảm bảo mọi thứ hoạt động hiệu quả. Trách nhiệm của bạn là phải đảm bảo có đủ thiết bị và vật liệu phù hợp, ở đúng vị trí và vào đúng thời điểm.

THỜI GIAN

Có 3 yếu tố giúp bạn quản lý thời gian dự án thành công, đó là:

1. Các nhiệm vụ (task)
2. Tiến trình (schedule)
3. Các cột mốc quan trọng (critical path)

Xây dựng tiến trình của dự án bằng cách liệt kê theo thứ tự tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành - một số việc phải được thực hiện theo trình tự, những việc khác có thể thực hiện chồng lên nhau hoặc song song với nhau. Hãy quy định một khoảng thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ. Phân bổ các nguồn lực cần thiết. Xác định những nhiệm vụ cần phải hoàn thành trước và những thứ cần làm sau (những nhiệm vụ không thể thực hiện được nếu nhiệm vụ trước nó chưa hoàn thành) cho mỗi nhiệm vụ.

Nên nhớ rằng, phần mềm quản lý dự án cũng có thể giúp đơn giản hóa việc thiết lập và quản lý tiến độ dự án.

Một số nhiệm vụ có thể linh hoạt (thường gọi là “float”) khi đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Các nhiệm vụ khác không có tính linh hoạt, sẽ được gọi là zero float. Đường nối các nhiệm vụ zero float với nhau sẽ giúp bạn hình dung ra các cột mốc quan trọng (critical path). Tất cả các công việc nằm trên đường này và có thể cả những đường song song phải được hoàn thành đúng thời gian cho phép nếu bạn muốn dự án được hoàn thành đúng tiến độ.

Nhiệm vụ quản lý thời gian của Nhà Quản lý dự án là chính là quản lý hướng đi cụ thể của dự án cũng như các cột mốc quan trọng.

TIỀN BẠC

Có 3 yếu tố bạn cần cân nhắc khi quản lý tiền của dự án, đó là:

1. Chi phí
2. Chi phí dự phòng
3. Lợi nhuận

Mỗi nhiệm vụ đều đi kèm theo chi phí, cho dù đó là chi phí cho giờ lao động của một lập trình viên máy tính hay là giá tiền mua một khối bê tông. Để chuẩn bị ngân sách dự án, các chi phí này sẽ được ước tính và cộng tổng lại. Có thể một số ước tính sẽ chính xác hơn những ước tính khác. Do đó, ngân sách dự án phải bao gồm thêm chi phí dự phòng. Đó là số tiền được dành riêng cho những trường hợp "nhỡ may", khi chi phí thực tế của các hạng mục có khác biệt rất nhiều so với khi ước tính.

Lợi nhuận là số tiền mà công ty muốn kiếm được từ dự án hay các công việc trong dự án. Nó nằm trên chi phí.

Ngân sách dự án được tính bằng chi phí ước tính, cộng với chi phí dự phòng, và cộng thêm lợi nhuận.

Công việc của người quản lý dự án là giữ cho chi phí thực tế bằng hoặc thấp hơn chi phí ước tính và tối đa hóa lợi nhuận mà công ty kiếm được từ dự án.

MỘT MÔN NGHỆ THUẬT, MỘT MÔN KHOA HỌC

Quản lý dự án thành công chính là việc làm nghệ thuật và làm khoa học. Saga.vn hy vọng, những ý tưởng trên đây có thể cho bạn những hiểu biết cơ bản về quản lý dự án, nhưng hãy chỉ xem nó là sự khởi đầu. Nếu công việc hay con đường sự nghiệp của bạn liên quan đến công việc quản lý dự án, và bạn muốn nâng cao hơn các kỹ năng, thì hãy nói chuyện với các nhà quản lý dự án thành công, đọc và thực hành thật nhiều. Quản lý dự án luôn là một công việc rất tuyệt vời.