Sự Kỳ Diệu Của Việc Thiết Lập Mục Tiêu: Một Khung Đơn Giản Cho Các Nhà Quản Lý Và Các Nhóm

TẬP TRUNG VÀO CÔNG VIỆC PHÙ HỢP CHO CÁC NHÓM

Tất cả chúng ta đều biết rằng với tư cách là một cá nhân thì thật dễ dàng trì hoãn công việc khó khăn, quan trọng và tập trung vào những gì mình thích. Với tư cách là người quản lý, thậm chí còn khó hơn để hỗ trợ việc tập trung vào kết quả hàng ngày, hàng tuần. Về cơ bản, rất khó để điều chỉnh chính xác cách người khác ưu tiên thời gian của họ trước khi nó quá muộn. Về mặt tổ chức, công việc được phân chia giữa các cá nhân và nhóm rất khó để điều chỉnh; mục tiêu - sự đóng góp cho kinh doanh và trải nghiệm của khách hàng - tất cả quá dễ dàng đi lạc hướng trong đống lộn xộn đó.

“Có một phương pháp cực kỳ đơn giản mà chúng tôi sử dụng tại Intercom để vận chuyển sản phẩm nhanh, chất lượng”

Đừng sợ. Có một phương pháp cực kỳ đơn giản mà chúng tôi sử dụng tại Intercom để vận chuyển sản phẩm nhanh, chất lượng. Không cần công cụ cao cấp hay đào tạo gì cả. Bạn chỉ cần phân bổ năm phút vào thứ Hai và năm phút vào thứ Sáu. Bạn đã có mọi thứ bạn cần để tạo thói quen cho cả nhóm để tăng sản lượng, sự quy củ và sự hài lòng của bạn.

ĐẦU TIÊN, HÃY DÀNH NĂM PHÚT VÀO THỨ HAI

Mở Google Docs và tạo tài liệu cho từng nhóm chức năng (điều này đặc biệt hiệu quả với nhóm Sản phẩm, Thiết kế và Nghiên cứu người dùng. Chúng tôi thường theo dõi các mục tiêu kỹ thuật trong các công cụ chuyên dụng hơn một chút.) Bạn sẽ cần tên của các thành viên trong nhóm của bạn và ba cột, “Mục tiêu”, “Lượt truy cập”, “Lượt bình luận” theo từng tuần. Mẫu của chúng tôi trông như thế này:

Yêu cầu mỗi thành viên trong nhóm thêm mục tiêu của họ trong tuần - bất kể cấu trúc báo cáo hoặc vị trí văn phòng nào (bao gồm cả bạn nữa!). Hãy cố gắng để hoàn thành chúng vào buổi trưa. Điều này tạo ra tính minh bạch và trách nhiệm ngay lập tức. Hãy tưởng tượng, mọi giám đốc sản phẩm đều có thể thấy những gì các giám đốc sản phẩm khác đang cố gắng đạt được trong tuần đó, nếu họ chọn quét các mục tiêu của nhóm rộng hơn. Chúng tôi tạo tài liệu riêng biệt cho từng nhóm chức năng và thậm chí một tài liệu cho các nhóm lãnh đạo. Đúng vậy, tất cả các giám đốc trong tổ chức sản phẩm và phó giám đốc của chúng tôi chia sẻ mục tiêu hàng tuần thông qua tài liệu này. Điều này đảm bảo chúng tôi xây dựng những thói quen tuyệt vời xung quanh kết quả hàng tuần.

ĐƯA RA PHẢN HỒI VÀ QUẢN LÝ THÔNG QUA CÁC MỤC TIÊU CỦA NHÓM BẠN

Chúng tôi quan tâm rất nhiều về sự khác biệt giữa một nhiệm vụ và một mục tiêu. “Phỏng vấn 3 người” là một mục tiêu tệ. Bạn đã có sẵn việc nàytrên lịch của bạn và dù sao đi nữa nó cũng sẽ xảy ra. Một mục tiêu tốt nên là thứ bạn phải thúc đẩy để thực hiện. Bạn có thể cần phải dành thời gian để biến nó thành hiện thực. Ví dụ, “Tạo một hệ thống giám đốc sản phẩm mới và nhận phản hồi từ các giám đốc điều hành”, hoặc “Cung cấp một thông điệp rõ ràng, đầy cảm hứng về chiến lược của chúng tôi và sự phát triển của các đội của chúng tôi tại All Hands”. Chúng tôi đã viết nhiều hơn về việc thiết lập các mục tiêu hiệu quả ở đây.

“Năm phút này sẽ thiết lập nhóm của bạn để làm đúng việc trong cả tuần”

Hãy dành thời gian vào thứ Hai để xem xét các mục tiêu của nhóm bạn. Thời gian bạn dành để xem xét các mục tiêu và đưa ra phản hồi về mức độ ưu tiên tương đối, những gì còn thiếu hoặc cách đóng khung vấn đề nào đó là một đòn bẩy cực kỳ cao - năm phút này giúp nhóm của bạn hoàn thành công việc phù hợp suốt cả tuần. Nếu báo cáo nào không có nhận xét tức là chúng hoàn toàn được phê duyệt.

THỨ HAI, DÀNH NĂM PHÚT VÀO THỨ SÁU

Vào cuối tuần, mọi người đều đánh dấu Có/Không vào mục tiêu của mình, đôi khi thêm nhận xét về lý do tại sao không hoàn thành mục tiêu hoặc liên hệ với các tài liệu liên quan. Nhìn lại, điều này giúp gợi nhớ về những gì mọi người đặt ra và liệu họ có thể đạt được nó hay không.

Hãy nhớ rằng, đây không phải danh sách top 3 việc phải làm - đây là danh sách các kết quả quan trọng nhất mà mỗi người tin rằng họ có thể và nên đạt được vào cuối tuần. Mục đích của nó là đủ tham vọng và có thể đạt được. Các cá nhân có trách nhiệm điều chỉnh lịch của họ, thiết lập các cuộc hội thoại phù hợp và thực hiện bất cứ điều gì để đạt được mục tiêu của họ. Điều này cho phép bạn và nhóm của bạn làm việc theo ý muốn của mình bằng cách tự phân bổ rõ ràng thời gian cho các mục tiêu.

TÁC ĐỘNG THÔNG QUA CÁC MỤC TIÊU NHÓM MINH BẠCH

Đôi khi bạn phải nhìn thấy rồi mới tin được. Hãy xem danh sách mục tiêu minh họa được xem xét kỹ lưỡng này. Mọi thành viên trong nhóm cũng có thể thấy mục tiêu của người quản lý của họ trong tuần!

Sức mạnh của cách đóng khung vấn đề này là ở sự đơn giản của nó - đó là điều giúp mọi người dễ dàng chấp nhận nhịp điệu hàng tuần của họ, tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm tự nhiên. Rốt cuộc, thói quen nhóm tốt là nền tảng của công việc chiến lược, có tác động lớn và quyết định thành công lâu dài của mọi tổ chức.

Hãy tránh bẫy nhiệm vụ. Giúp nhóm của bạn bước ra khỏi bánh xe hamster và tập trung năng lượng của họ vào những gì thực sự quan trọng.