Để tăng hiệu suất công việc lên 400%

Bạn muốn tăng hiệu suất công việc gấp 4 lần? Điều này hoàn toàn có thể, bằng cách xử lý công việc của mỗi quý bằng hiệu suất của một năm, Brian Moran - tác giả quyển "Một năm 12 tuần" khẳng định.

Để giúp doanh nghiệp thực hiện kế hoạch hiệu quả, Moran đề xuất ý tưởng nghĩ về một năm như 12 tuần thay vì 12 tháng. Moran nhận thấy hầu hết mọi người đều bắt đầu năm mới với một mục tiêu lớn. Đến cuối tháng 1, công việc bị chậm tiến độ nhưng mọi người chỉ bắt đầu lo lắng vào tháng 10, tháng 11. Lúc đó thì đã quá trễ.

Nếu bạn nghĩ một năm chỉ có 12 tuần thì mọi chuyện sẽ khác. Cách suy nghĩ này tạo ra động lực tích cực. Mười hai tuần đủ dài để tạo ra một tiến trình đáng kể, nhưng cũng đủ ngắn để bạn không lờ đi thời hạn cuối.

Sau đây là hướng dẫn dành cho những ai muốn thử áp dụng phương pháp này:

1. Xác định tầm nhìn

Bạn không thể bắt đầu bất cứ việc gì cho đến khi biết chính xác đích đến ở đâu. Kinh doanh cũng là một phần của cuộc sống. Bạn muốn cuộc sống của mình sẽ như thế nào sau 3 năm nữa? Bạn cần làm gì để đạt được cuộc sống đó? Thiếu đi động lực từ việc hình dung cuộc sống tương lai sẽ rất dễ để bạn chọn những điều dễ dàng và đây là lý do vì sao các công ty kinh doanh thất bại.

Vậy thì làm thế nào để bước ra khỏi "vùng an toàn" của bản thân? Điều này bắt đầu với định hướng cá nhân. Bạn sẵn sàng với các thử thách vì bạn có định hướng về mục tiêu muốn đạt được trong tương lai. Nếu muốn tạo ra một kết quả khác thì bạn phải hành động khác.

 

2. Lên kế hoạch

Khi bạn đã có một mục tiêu rõ ràng về việc muốn đi đâu, hãy lập kế hoạch để đạt được điều đó. Tương tự như cách bạn đã từng lập kế hoạch sự nghiệp hay kế hoạch kinh doanh: tìm ra mục tiêu phải đạt được trong một năm để có thể chạm đến mục tiêu 5 năm trong thời gian đã định. Điểm khác biệt là một năm ở đây có 12 tuần.

Lập mục tiêu cho 12 tuần: bạn cần đạt được gì để có thể theo đúng kế hoạch dài hạn? Câu trả lời là càng ít càng tốt. Hầu hết các kế hoạch đều có quá nhiều mục tiêu làm mọi người cảm thấy quá tải khi mới bắt đầu và gia tăng dần trong suốt năm đó. Thay vì vậy, hãy bắt đầu bằng việc làm tốt những mục tiêu nhỏ. Xây dựng một kế hoạch có tính chiến lược với một số ít nhiệm vụ giới hạn đi kèm.

3. Thiết lập tiến trình thực hiện

Mike Tyson đã từng nói: "Ai cũng có kế hoạch cho đến khi nhận một cú đấm vào mặt”. Biết rằng trách nhiệm hằng ngày, hàng tuần sẽ sẵn sàng “cho mình một cú đấm” để có thể chuẩn bị tốt hơn, tránh bị chệch ra khỏi mục tiêu của mình. Đó là lý do bạn cần kiểm soát tiến trình thực hiện.

Moran nhấn mạnh điều cơ bản cần tuân thủ là quy tắc mặc định mọi thứ trong kế hoạch hàng tuần là ưu tiên A, những thứ khác là ưu tiên B.

Vậy còn những rủi ro phát sinh bất ngờ thì sao? Hầu hết các vấn đề phát sinh đều không khẩn cấp như chúng ta nghĩ. Mọi người có xu hướng xử lý những điều xảy đến hơn là tuân thủ theo kế hoạch, nhưng nếu điều này diễn ra thường xuyên hơn mức cần thiết thì cần phải xem xét lại. Nếu vấn đề đó đang kiểm soát bạn thì có nghĩa là bạn không có đủ năng lực để thực hiện nhiệm vụ của mình.

 

4. Thường xuyên theo dõi kết quả thực hiện

Đo lường kết quả trong suốt quá trình thực hiện tốt hơn là đọc báo cáo cuối năm. Những số liệu như số lượng các cuộc hẹn hoặc lượng xuất nhập trong cửa hàng hay website của bạn là những chỉ báo trước về mức độ mà doanh số bán hàng có thể đạt được.

Chúng ta kiểm soát hành động của mình chứ không phải là kết quả đầu ra. Nếu bạn không nhận được kết quả như ý thì hoặc là do kế hoạch không tốt, hoặc là do quá trình thực hiện có sai sót. Moran cho biết, 65% nguyên nhân đến từ quá trình thực hiện song hầu hết mọi người lại điều chỉnh kế hoạch vì như vậy thì dễ hơn.

 

5. Kiểm soát thời gian

Hãy tiết kiệm thời gian: thoát khỏi hộp thư điện tử, tắt điện thoại và khóa cửa mà tập trung cho việc thực hiện các mục tiêu chiến lược. Khi đó khả năng tập trung của bạn sẽ được cải thiện đáng kể.