Các chuyên gia PR có mối quan hệ cộng sinh với giới truyền thông. Chúng tôi cung cấp cho họ những nội dung thú vị và kết nối họ với các chuyên gia phù hợp với câu chuyện của họ. Đổi lại, họ cung cấp cho chúng tôi những tin tức giá trị và cơ hội tiếp xúc với khách hàng. Nền tảng cho mối quan hệ này là nắm bắt được nhịp điệu và mối quan tâm của các phương tiện truyền thông. Chúng tôi muốn sử dụng cơ sở dữ liệu về phương tiện truyền thông đã được cập nhật của Cision để tìm hiểu xem những phương tiện nào đang phổ biến, ngoài ra còn có Mediabistro, trang web cung cấp lịch biên tập nội dung (Editorial Calendar) cho hầu hết các tạp chí quốc gia.
Hãy theo sát các chu kỳ truyền thông. Tôi bắt đầu và kết thúc một ngày của tôi bằng cách đọc các tiêu đề mới nhất và các chủ đề thịnh hành, và đi sâu vào các ngành có liên quan đến cả tôi và client (khách hàng). Điều này cho phép tôi và cả nhóm nắm bắt kịp thời vào những tin tức có lợi cho các client và dự đoán được chu kỳ truyền thông nào sẽ sớm xảy ra. Zignals đã làm được một công việc hết sức ấn tượng trong việc phân tích và theo sát tin tức xã hội, truyền thông tới từng giây.
Trước khi bắt đầu một chiến dịch PR, điều quan trọng là phải biết ai là đối thủ cạnh tranh của bạn. Client của bạn khác với đối thủ cạnh tranh như thế nào? Cạnh tranh sẽ có tác động gì đến việc quảng bá thương hiệu của họ? Họ đang sử dụng khía cạnh nào để cạnh tranh và liệu chúng có đang hoạt động hiệu quả hay không? Điều quan trọng là phải hiểu được cách các câu chuyện giống nhau được tiếp nhận và thu thập bởi các phương tiện truyền thông. Nhóm của chúng tôi sử dụng BuzzSumo để theo dõi nội dung liên quan: Tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng này cho việc tìm kiếm các bài viết về các chủ đề biên tập cụ thể, những người có ảnh hưởng trên truyền thông hoặc các thương hiệu cạnh tranh.
Sẽ không có một biên tập viên nào thực hiện nghiêm túc quảng cáo PR nếu siêu liên kết (hyperlink) của client không chính xác hoặc bạn đã nhầm lẫn sử dụng “ở đó” (there) thay vì “của họ”(their). Hãy nhớ, bạn đang thuyết phục các nhà báo - một nhóm các chuyên gia cực kỳ nghiêm túc và thận trọng từng chữ được viết ra. Một lỗi chính tả có thể quyết định xem liệu một biên tập viên có quyết định làm việc với bạn hay không. Là một chuyên gia PR, bạn phải định hình việc này một cách chi tiết, rõ ràng thì mới có thể nhận được sự tin tưởng và tin cậy từ nhà báo. Hãy đọc đi đọc lại bài viết quảng cáo của bạn, hoặc cẩn thận đưa ra những phản hồi mang tính xây dựng về mạch bài viết và độ chính xác.
Để chạy một chiến dịch PR thành công, bạn phải tuân theo deadline (thời hạn). Hãy bám sát theo lịch trình và thể hiện sự trân trọng đối với thời gian của khách hàng thông qua việc gửi thông cáo báo chí và các thành phẩm khác cho họ kịp thời. Khi nói đến các phương tiện truyền thông, hãy nhớ rằng các biên tập viên cũng có deadline riêng, và nếu bạn không thể đáp ứng được những deadline đó, bạn sẽ bỏ lỡ một cơ hội quan trọng. Trách nhiệm của người PR chuyên nghiệp là quản lý khách hàng, các phương tiện truyền thông và deadline của riêng họ đối với bất kỳ một cơ hội nhất định nào. Một công cụ tôi khuyên bạn nên sử dụng để hỗ trợ quản lý thời gian và giữ tổ chức là Trello, một nền tảng thân thiện với người dùng cho phép bạn theo dõi deadline và tiến độ trong suốt chiến dịch PR.
Khi kể một câu chuyện, hãy theo dõi và xem liệu có bất kỳ sự quan tâm hay thông tin nào trên những kênh tin tức có thể hay không. Nhưng hãy cẩn thận. Theo sát các phương tiện truyền thông là một phần quan trọng của PR, tuy nhiên bạn sẽ không muốn bám theo quá dai dẳng đâu. Đây là điều quan trọng để duy trì những mối quan hệ; hãy giữ liên lạc với các kênh truyền thông, nhưng đừng tấn công họ dồn dập và phá hỏng thứ có thể trở thành một liên hệ hữu ích.
Lập kế hoạch là nền tảng của bất kỳ chiến dịch PR nào. Thông thường, các chiến dịch PR bắt đầu mà không cần triển khai bất kỳ cấu trúc nào, dẫn đến các vấn đề sau này trong chiến dịch mà đáng ra có thể dễ dàng tránh được ngay từ đầu. Trước khi bạn viết bước đầu tiên, xác định các phương tiện truyền thông ngách và mục tiêu, thiết lập các mục tiêu, lên timeline, thu thập hoặc tạo các tài liệu về phương tiện truyền thông cần thiết (các website 1 trang, thông cáo báo chí, v.v.) và chắc chắn bạn đã sẵn sàng để chạy. Các chuyên gia PR giỏi nên có khả năng nắm bắt tình hình của client và xác định rõ ràng các mục tiêu và chiến thuật cho một chiến dịch. Việc có thể hình dung và chiến lược hóa timeline sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu báo chí ngắn hạn, trung bình và dài hạn.
Tất cả chúng ta đều mắc lỗi, và điều đó là bình thường. Nhưng hãy nhớ học hỏi từ những sai lầm đó. Mặc dù nó sẽ rất khủng khiếp vào thời điểm đó, hãy tự nhủ sai lầm như một cơ hội để bạn có thể rút kinh nghiệm để có bước đi khác vào lần sau. Tương tự với client của bạn: hầu hết các chuyên gia PR đều khuyên client phải hiểu lấy những sai lầm của họ ngay từ đầu, sau đó giải quyết chúng để tìm cách tiến lên phía trước.
Đối với cả client của bạn và phương tiện truyền thông, điều quan trọng là duy trì giọng điệu dễ hiểu. Đôi khi bạn quên rằng đằng sau mỗi địa chỉ email là một người cũng đang làm công việc của họ, giống như bạn. Khi giọng văn của bạn nghe quá giống rô bốt, nó có thể bị xem là spam hoặc thiếu sự cố gắng. Hãy chúc họ một "Thứ sáu vui vẻ" hoặc thảo luận về một bài báo viết về họ. Luôn chuyên nghiệp, nhưng hãy chắc chắn rằng tính cách và giọng nói của bạn tỏa sáng, cho dù đó là thông qua email, tweet hoặc cuộc gọi điện thoại. Dù bạn làm gì, hãy là chính bạn. Đó là tất cả những gì về xây dựng mối quan hệ.
RemindWork Là ứng dụng đa nền tảng (PC, Mobile) để phân công và quản lý công việc cho tổ chức nhiều cấp quản lý
Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi bằng ứng dụng RemindWork trên Android và iOS
Quét mã QR Code để tiến hành cài đặt RemindWork trên iPhone của bạn
Hoặc click vào đây để xem chi tiết.
Quét mã QR Code để tiến hành cài đặt RemindWork trên điện thoại Android của bạn
Hoặc click vào đây để xem chi tiết.