Dự án không đi theo đúng tiến độ, nhà quản lý phải làm thế nào?

Thành công của dự án phụ thuộc 80% vào công tác quản lý tiến độ. Nếu công tác quản lý tốt, các deadline hoàn thành đúng hạn thì không có lý do gì dự án lại thất bại.

Quản lý tiến độ là một phần quan trọng khi quản lý dự án. Nó không chỉ đảm bảo các nhiệm vụ hoàn thành đúng thời hạn mà còn góp phần sử dụng hiệu quả tài nguyên thời gian và tài chính của doanh nghiệp. 

 Nếu bạn là nhà quản lý dự án đang gặp khó khăn trong việc quản lý tiến độ, hãy đọc ngay bài viết này. Tất cả những lợi ích, các phương pháp quản lý và những lời khuyên sẽ được đề cập một cách khoa học nhằm giúp bạn nhìn nhận chính xác tầm quan trọng của quản lý tiến độ và có thể chọn cho mình một phương pháp phù hợp.

Quản lý tiến độ có phải chỉ là quản lý thời gian?

 Khi nghe cụm từ “quản lý tiến độ”, chắc chắn mọi người sẽ nghĩ rằng công việc này chỉ liên quan đến sắp xếp thời gian sao cho phù hợp và thúc đẩy nhân viên hoàn thành deadline. Tuy nhiên, quản lý tiến độ còn có vai trò nhiều hơn thế nữa. Nó không chỉ quản lý thời gian mà còn quản lý nguồn tài nguyên, tài chính và đảm nhiệm cả chức năng báo cáo.

 Quản lý tiến độ liên quan đến quản lý tài nguyên? Nghe có vẻ vô lý nhưng đây lại là sự thật. Các doanh nghiệp thường phải cân bằng nhu cầu của khách hàng với nguồn tài nguyên sẵn có để đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng thời hạn và đạt tiêu chuẩn chất lượng như đã cam kết. Vì lý do này, việc quản lý thời gian dự án có liên quan đến quản lý nguồn tài nguyên.

Quản lý tiến độ không chỉ là bài toán về quản lý thời gian

 Khi quản lý tiến độ dự án, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch sắp xếp nguồn lực phù hợp cho công việc cần thực hiện. Ví dụ, nếu cần thêm nguồn lực cho các nhiệm vụ sắp tới, doanh nghiệp có thể quyết định nên mở rộng quy mô nhân sự hay thuê nhân lực từ bên ngoài để làm các công việc ngắn hạn.

 Một trong những lợi ích lớn nhất của việc quản lý tiến độ dự án đó là đảm bảo tính chính xác về tài chính. Khi thời gian được quản lý hiệu quả, số giờ được tính toán chính xác, những vấn đề liên quan đến tài chính như thanh toán hóa đơn hay tiền lương sẽ được xử lý kịp thời, tạo sự ổn định về dòng tiền và đảm bảo mọi hoạt động vẫn diễn ra bình thường.

 Quản lý tiến ộ dự án góp phần không nhỏ trong việc theo dõi và phân tích hiệu suất hàng năm của doanh nghiệp. Những thông tin về tổng thời gian triển khai, tình hình hoàn thành kịp deadline hay thời gian cần thêm để hoàn thành một nhiệm vụ sẽ là dữ liệu quan trọng nhằm đánh giá tính hiệu quả trong việc quản lý và phát triển doanh nghiệp. Dựa vào đó, doanh nghiệp sẽ có những phương án nhằm điều chỉnh cách thức quản lý hoặc xây dựng những kế hoạch mới.

Những phương pháp quản lý tiến độ dự án phổ biến

 1. Quản lý tự túc

 Giả sử bạn quản lý dự án trong một cơ quan tư vấn SEO, bạn lên kế hoạch công việc kéo dài một tháng và phân công nhiệm vụ cho bản thân và cấp dưới của bạn. Khi muốn cập nhật tiến độ, bạn chỉ cần hỏi từng thành viên đang làm công việc đến đâu. Phương pháp này nhanh chóng và dễ dàng nhưng chỉ phát huy tác dụng trong nhóm nhỏ, và các thành viên phải trung thực và tin tưởng lẫn nhau.

2. Sử dụng Excel

 Excel rất linh hoạt và có thể được sử dụng dễ dàng để ghi lại thời gian bạn dành cho các dự án hoặc các nhiệm vụ riêng lẻ. Theo TechRepublic - một ấn phẩm thương mại trực tuyến và cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia CNTT - bạn cần tạo năm cột: Ngày, Hoạt động, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc và Giờ làm việc. Tuy nhiên, bạn cũng có thể thêm các cột khác phù hợp với dự án bạn đang đảm nhận.

 Phương pháp quản lý bằng excel khá dễ dàng, bất cứ ai cũng có thể thực hiện và đây là công cụ hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên, quản lý dự án bằng Excel đã lạc hậu, không có độ tin cậy và độ chính xác không cao.

Quản lý tiến độ bằng Excel còn thủ công và không thân thiện với người đọc

3. App online

 Nếu không muốn quản lý thời gian dự án theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng các công cụ sẵn có như RescueTime hoặc Chrometa. Các công cụ này có ưu điểm tích hợp trên điện thoại, tiện dụng mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên, các ứng dụng này đòi hỏi phải download và cài đặt, gây tốn dung lượng thiết bị.

Các app quản lý tuy trực quan nhưng không thể chia sẻ tiến độ công việc với các bên liên quan

4. Nền tảng quản lý online

 Nếu bạn sử dụng một trong những ứng dụng quản lý dự án như Trello, Asana, Wrike, Podio, Wework,.. thì bạn có thể theo dõi liền mạch thời gian bạn dành cho mỗi nhiệm vụ. Quản lý tiến độ dự án bằng nền tảng online có ưu điểm nhanh chóng, linh hoạt, cập nhật tình hình kịp thời. Không chỉ có thể quản lý dự án, các phần mềm trên còn hỗ trợ quản lý công việc cá nhân, giúp việc quản lý được toàn diện và hiệu quả.

Với Wework, không chỉ nhà quản lý mà các bên liên quan cũng có thể theo dõi tiến độ công việc