Tầm quan trọng của thông tin trong hệ thống các doanh nghiệp

Trong những nhưng 80 chúng ta đã được chứng kiến sự phát triển vô cùng to lớn của công nghệ thông tin và tầm quan trọng của nó trong các tổ chức xã hội cũng như trong lĩnh vựuc kinh tế theo số liệu mới nhất của một tạp chí tin học của nước Mỹ đã cho chúng ta thấy rằng mỗi ngày giới kinh doanh nước Mỹ sản sinh ra khoảng gần 700 triệu trang dữ liệu về tin học, 235 triệu tờ phô tô copy và gần 78 triệu thư tín. Họ còn cho biết rằng hàng năm lượng thông tin này sẽ tăng khoảng 25%.

Trong thời đại ngày nay không những ở phương tây mà ngay cả ở phương đông chúng ta phải công nhận một thực tế rằng số lượng nhân viên thu thập và xử lý thông tin ngày càng tăng so với bất kỳ một ngành nào khác mỗi năm ước tính có khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy tính này đã nối chúng ta lại với nhau, và có thể nói rằng xã hội của thời đại chúng ta ngày nay đó là thời đại công nghệ thông tin, như ta đã biết trong những năm đầu của thế kỷ các doanh nghiệp thường tập chung tiềm lực của họ vào công việc đó là tự động hoá các công việc thủ công như nắp ráp để đem lại hiệu quả kinh tế, thì trong những năm gần đây nhận thấy rằng chỉ có những công việc trí óc mới đem lại lợi nhuận cao và nền kinh tế thế giới sẽ phát triển và ngày ngày càng cần nhiều những sản phẩm kỹ thuật cao và nền kinh tế của nước ta sẽ đi lên nền kinh tế tri thức. Và một trong những nhân tố để thúc đẩy nền kinh tế của chúng ta phát triển được như vậy đó chính là do sự phát triển của công nghệ thông tin, công nghệ thông tin đã đóng một vai trò của một lực lượng trợ giúp và là một chất xúc tác cho nền kinh tế phát triển những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và vi tin học là những công cụ quản lý vô cùng tốt cho các doanh nghịêp, sự phát tán của những công cụ này đôi khi được thực hiện nhanh như chớp, như chúng ta đã biết.

Tổ chức là một hệ thống được tạo lên từ các cá thể để dễ dàng đạt được mục tiêu thì tổ chức phải thực hiện phân công lao động chính vì thế chủ thể của quản lý phải thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài và từ chính đối tượng quản lý của mình mà xây dựng nên mục tiêu và lập kế hoạch bố trí cán bộ sao cho phù hợp vì vậy kết quả lao động quản lý chủ yếu là ra các quyết định để tác động vào đối tượng quản lý để nhằm đạt được những mục tiêu đề ra chính vì vậy ta có thể nói rằng thông tin vừa là nhiên liệu đầu vào vừa là nhiên liệu đầu ra của quản lý thông tin là thành phần chính của chính bộ phận quản lý không có thông tin thì không thể thực hiện quản lý được.

Như chúng ta đã biết trong lịch sử có các loại quản lý sau :

Cấu trúc quản lý giản đơn:

là một loại quản lý mà chủ của tổ chức thâu tóm hết quyền lực và trách nhiệm và vạch ra chiến lược sách lược .cấu trúc quản lý giản đơn có rất ít cán bộ trợ giúp ,và phân cấp hầu như không có ,công việc không chuyên việt hoá và cũng ít thay đổi.

Cấu trúc quan chế máy móc:

Cấu trúc này xác định rõ ràng uy quyền ,quyền lực tập trung trong tay nhà quản lý

Cấu trúc quan chế chuyên môn:

Nhà quản lý thuê các nhà chuyên môn cho họ kiểm soát công việc của họ.lao động chuyên môn của từng người cũng khá độc lập với lao động của các đồng nghiệp

Cấu trúc phân quyền

một tổ chức được phân thành nhiều tổ chức gần như tự trị ,không phụ thuộc nhau

Cấu trúc nhóm dự án

Các nhân viên phối hợp với các chuyên gia để thực hiện những dự án nhỏ dựa trên yêu cầu của thị trường.

Chính vì quản lý có nhiều phương thức khác nhau với những cấp độ khác nhau nên thông tin cũng có những cấp độ khác nhau, thông thường người ta thường chia thông tin ra làm các cấp độ như sau

• Thông tin cấp độ chiến lược
• Thông tin với cấp độ chiến thuật
• Thông tin với cấp độ tác nghiệp
• Thông tin với cấp độ sử lý giao dịch

Chính vì thông tin có vai trò vô cúng to lớn trong các lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội, nên nước ta là một nước đang phát triển đứng trước tình hình ấy các doanh nghiệp nước ta muốn theo kịp về trình độ quản lý với các nước phát triển thì đặt ra cho chúng ta một thực tế đó là chúng ta phải áp dụng tin học vào trong lĩnh vực quản lý vào doanh nghiệp của mình.

Đứng trước một thực tế như vậy một số doanh nghiệp đã nhận biết được điều này nên đang và sẽ áp dụng hệ thống thông tin vào trong lĩnh vực quản lý của doanh nghiệp mình. Một trong những doanh nghiệp đi tiên phong và cũng là doanh nghiệp đã sớm nhận ra điều quan trọng này đó là doanh nghiệp Bưu điện thành phố hà nội và Bưu điện thành phố hà nội đã yêu cầu Khoa Tin Học Kinh Tế Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân xây dựng cho họ một hệ thống thông tin quản lý nhân sự, quản lý khác, quản lý số điện thoại của công ty.