QUẢN LÝ TRUYỀN THỐNG VÀ QUẢN LÝ TINH GỌN: TẠI SAO BẠN NÊN SỬ DỤNG KANBAN?

Diego Pereira là một kỹ sư ngành công nghiệp cơ khí tại Brazil. Ông đã có trên 8 năm làm việc trong các dự án phát triển phần mềm và có kinh nghiệm ứng dụng phương pháp Quản lý tinh gọn với đội ngũ của mình. Bài viết dưới đây, Saga xin chia sẻ quan điểm của tác giả Diego Pereira về hai trường phái quản lý và đặc biệt là về một công cụ hữu hiệu trong Quản lý tinh gọn: Phương pháp Kanban.

Tôi phải nói rõ với bạn điều này: Tôi yêu Kanban. Không phải vì những lý do thông thường, như vì nó là công cụ quản lý trực quan hay vì nó giúp cải thiện công tác kiểm soát tiến độ, hay thậm chí vì nó có khả năng tự quản lý. Tôi thích Kanban vì nó cho phép tôi không cần phải theo sát từng nhân viên của mình trong mỗi dự án.

Tôi là một nhà quản lý dự án, và việc quản lý dự án thực sự là một công việc phức tạp. Khách hàng thường xuyên yêu cầu tôi đưa ra biểu đồ tiến độ Gantts Chart, nhưng tôi không hiểu chút nào về các cột mốc thời gian của dự án. Tôi từng phải lo lắng về việc quản trị rủi ro thay vì đảm bảo thành công cho khách hàng. Và trong khi phương pháp quản lý dự án truyền thống tập trung vào những bằng chứng đảm bảo, thì phương pháp quản lý tinh gọn (lean management) lại tập trung vào những giá trị.

Tại Resultados Digitais (công ty Digital Marketing nơi tác giả đang làm việc), chúng tôi sử dụng phương pháp Kanban một cách hiệu quả, và nhờ vậy chúng tôi không cần tới người quản lý dự án. Tuy nhiên, nói như vậy không có nghĩa là chúng tôi không tin tưởng vào các dự án (một trong những lợi điểm bán hàng của nền tảng digital marketing của chúng tôi là RD Station, nó hoạt động thực sự tốt cho các dự án lớn) - nhưng chúng tôi gọi các dự án của mình là “Epics” nhằm phân biệt chúng với khái niệm 'dự án' trong quản lý dự án truyền thống.

Vậy, những lợi thế của việc sử dụng Kanban là gì?

DỰ ÁN VÀ QUY TRÌNH CÔNG VIỆC

Một trong những lý do chính khiến tôi thích Kanban hơn là vì trọng tâm của việc quản lý dự án là dự án, trong khi trọng tâm của Kanban là quy trình, là quá trình giải quyết công việc.

Một trong những lợi thế lớn nhất của phương pháp quản lý tinh gọn, đã được cụ thể hóa thành các công cụ như Kanban, là nó tập trung vào việc xây dựng và duy trì một quy trình, nơi mà các “bưu kiện” - là các dự án và Epics - có thể được hoàn thành với chất lượng như nhau. Trọng tâm của việc cải tiến luôn luôn là các quy trình, do đó, mọi bài học phải được áp dụng cho cả quy trình, chứ không chỉ riêng các dự án. Bằng cách này, những nỗ lực cải tiến không ngừng của bạn sẽ luôn đạt kết quả.

Ít nhất đối với tôi, có ba thứ cực kỳ quan trọng trong quy trình, thể hiện tính sống còn của dự án

1) ĐỊNH NGHĨA THẾ NÀO LÀ ĐÃ HOÀN THÀNH (DONE)

Hoàn thành (Done) là mục tiêu chính của từng giai đoạn. Đó là những gì mà giai đoạn sau muốn giai đoạn trước nó phải thực hiện. Nó là một cách để thiết lập nhiệm vụ cho từng giai đoạn trong quy trình Kanban và, hơn tất cả, là để đảm bảo chất lượng của các “bưu kiện” đi qua quy trình này. Định nghĩa thế nào là Đã hoàn thành (Yêu cầu thành phẩm) là một bản hướng dẫn giúp mọi người biết nên nhắm tới điều gì khi triển khai dự án. Nó xác định mục tiêu công việc cho nhóm thực hiện trong mỗi giai đoạn của Kanban, mà không cần phải nêu rõ công việc này nên được thực hiện như thế nào.

Tại Resultados Digitais, giai đoạn đầu tiên của quy trình Kanban đối với sản phẩm là phân tích vấn đề và chấm điểm. Về cơ bản, yêu cầu thành phẩm của giai đoạn này là xác định và đào sâu một vấn đề lớn, sau đó chấm điểm cho các giải pháp của từng vấn đề nhỏ đã được xác định trước đó.

Hiểu và xác định được vấn đề là rất cần thiết để xây dựng các sản phẩm tuyệt vời. Trên thực tế, việc hiểu vấn đề không đầy đủ là một trong những lý do chính khiến sản phẩm thất bại. Vì vậy, như một phần của chu trình đang vận hành, chúng ta học hỏi từ mỗi dự án, và chúng ta cải tiến Yêu cầu thành phẩm cho từng giai đoạn. Bằng cách này, tất cả các bài học thu được từ dự án đều được áp dụng cho những dự án sau, và đảm bảo rằng bạn sẽ không phạm phải một lỗi sai hai lần - cũng là một yếu tố rất quan trọng khác trong quản lý tinh gọn.

2) LIÊN TỤC CẢI TIẾN QUY TRÌNH (QUÁ TRÌNH)

Nghe lý thuyết có vẻ đơn giản, nhưng thực hiện mới khó! Tác động vào quy trình thực hiện dự án mà không phải là bản thân dự án nghe có vẻ bất hợp lí, nhưng nó rất cần thiết cho sản phẩm của bạn khi áp dụng phương pháp quản lý tinh gọn.

Ví dụ, trong quá trình giới thiệu một tính năng mới, bạn phát hiện ra rằng rất nhiều khách hàng yêu cầu hỗ trợ khi họ không hiểu làm thế nào để sử dụng tính năng mới này. Vấn đề này có thể ảnh hưởng đến sự tương tác của người dùng với sản phẩm và nguyên nhân đến từ những hướng dẫn khó hiểu. Nhóm hỗ trợ của bạn sẽ phải giải đáp thắc mắc của người dùng trong khi nhóm phát triển phải triển khai bản cập nhật để khắc phục sự cố. Thay vì mất công như vậy, quản lý tinh gọn sẽ buộc bạn phải tập trung vào việc tìm ra quy trình của mình thất bại ở đâu (nghĩa là chỗ nào bị "lỗi") và cải tiến quy trình, do đó sai lầm tương tự sẽ không xảy ra với các dự án khác (như giới thiệu tính năng, cải tiến mới, v.v.). Bạn nên hành động lúc nào để vấn đề này không xảy ra lần nữa? Tại giai đoạn Alpha (Giai đoạn này là pha đầu tiên bắt đầu kiểm thử phần mềm trong vòng đời phát hành)? Trong quá trình kiểm tra khả năng sử dụng? Hay khi thiết kế giải pháp?

Cải tiến liên tục là một yếu tố quan trọng để đảm bảo dự án sẽ không đi vào vết xe đổ của các dự án trước. Hãy áp dụng nó vào quy trình của bạn.

3) QUY TRÌNH (QUÁ TRÌNH)

Quy trình là cách bạn xây dựng sản phẩm hay dự án của mình. Thiết kế của quy trình sẽ cho biết rất nhiều thông tin về cách nhóm của bạn phát triển sản phẩm và nó nên phản ánh các giá trị mà đội nhóm và công ty của bạn hướng tới.

Không có khuôn mẫu cụ thể nào để thiết kế quy trình Kanban cho bạn, nhưng tùy thuộc vào sản phẩm, bạn có thể áp dụng một số cách làm tốt nhất được đúc kết sau nhiều thử nghiệm. Khi doanh nghiệp đã phát triển và sản phẩm đã ổn định thì quy trình của bạn sẽ thay đổi theo. Khi chúng tôi xây dựng MVP (Minimum viable product-sản phẩm khả dụng cơ bản) của mình tại Resultados Digitais, quy trình của chúng tôi rất khác với hiện giờ. Khi ấy, hiểu biết của chúng tôi không nhiều và cũng chỉ có 10 người trong nhóm - nếu so với hiện nay, khi chúng tôi hiểu biết nhiều hơn về sản phẩm, có tới hơn 200 nhân viên và phải đối mặt với những thách thức hoàn toàn khác.

Bạn nên thiết kế và cải thiện quy trình sao cho nó phản ánh đúng những gì bạn học được, và cả các giá trị của công ty bạn. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu được doanh nghiệp, nhân viên của mình và giá trị của công ty. Hãy sử dụng quy trình của bạn để tăng cường và củng cố các giá trị mà bạn muốn thấy trong sản phẩm và đội nhóm của mình. Nó là một công cụ rất mạnh mẽ để lan tỏa văn hoá doanh nghiệp. Đây cũng chỉ là phần nổi của tảng băng chìm; Kanban còn vô số những tính năng và ứng dụng khác. Việc sử dụng Kanban và các nguyên tắc quản lý tinh gọn rất có giá trị cho việc phát triển sản phẩm, và cho các nhóm phải hoạt động liên tục. Hãy bắt đầu ngày hôm nay với các việc cần làm, đang làm và đã hoàn thành, và luôn không ngừng cải tiến những quy trình Kanban của bạn. Chia sẻ cho tôi về cách làm của bạn trong phần bình luận nhé!

NGUỒN : THEO SAGA.VN