Quản Lý Dự Án Dành Cho Người Thường

Để nói về môn học này thì sẽ tốn rất nhiều giấy mực (trong trường hợp này là pin laptop) nhưng để cho những người không chuyên hiểu hơn, tôi sẽ trình bày một cách cực kỳ “sơ đẳng” về QLDA trong bài viết này.

Đầu tiên, phải hiểu rằng thực ra chúng ta làm công việc quản lý hàng ngày – từ những người đi làm, các bà mẹ bỉm sữa đến các cô giúp việc. Xã hội hiện đại càng ngày càng đặt ra nhiều yêu cầu khắt khe về số việc ta cần hoàn thành một ngày, trong khi việc gì cũng cần đến nguồn tài nguyên quý giá nhất mà lại không thể tái tạo được thêm – thời gian. Mỗi ngày, khi vừa mở mắt ra là bạn đã phải ra quyết định khi nào thì rời giường, cần dành bao nhiêu thời gian chuẩn bị, đi đường nào đi học / đi làm cho tiết kiệm thời gian, xăng xe nhất, và rồi ăn bao nhiêu, tiêu bao nhiêu, lướt web, đọc sách bao nhiêu là đủ. 

Mặc dù chúng ta đều khởi điếm với cùng một số vốn trong tay – 24 tiếng/ ngày nhưng không hiểu sao có những người họ sống tốt hơn - có thể họ làm việc hiệu quả hơn bạn, đọc nhiều sách hơn bạn, đỗ đạt cao hơn, kiếm ra nhiều tiền hơn, thậm chí hưởng thụ cuộc sống nhiều hơn. Thế là thế nào?

Giờ ta xét đến trường hợp này: tại sao trong mọi nhà đều có người làm nội trợ (thường thì là các bà mẹ) và họ miệt mài nấu cơm một năm mấy trăm bữa, vậy mà họ không nấu tốt bằng đầu bếp? (Lưu ý, ví dụ này nói về số đông và nấu tốt chứ không nói về nấu ngon). Nấu tốt ở đây được hiểu là đầu bếp phải nấu cho nhiều người hơn, trong khoảng thời gian sít sao hơn, với tiêu chí chất lượng cao hơn, và quản lý nhiều đơn hàng cũng như nhân công (phụ bếp) hơn. Sự khác biệt giữa người nấu ăn chuyên nghiệp và mẹ bạn ở nhà là vấn đề quản lý - quản lý chất lượng, quản lý chi phí, quản lý rủi ro, quản lý nguyên liệu đầu vào, quản lý thời gian và quản lý con người. Đây chính là những điểm chính của khoa học quản lý dự án.

VẬY TA RÚT RA ĐƯỢC ĐIỀU GÌ?

1. Khoa học Quản lý dự án có cần thiết không?

Thực ra nó không cần thiết – bởi hàng ngày chúng ta vẫn đang quản lý công việc/ cuộc sống của mình một cách vô thức. Và cũng như mẹ / vợ các bạn, họ vẫn bưng lên mâm hàng nghìn bữa cơm mà chưa phải bỏ ra một đồng hay một giờ học QLDA nào.

2. Khoa học Quản lý dự án có ích không?

Điều này thì chắc chắn là có – ta nhìn sự khác biệt giữa những đầu bếp nghiệp dư và chuyên nghiệp sẽ thấy. Giờ hãy tưởng tượng rộng hơn khi công việc được nhắc đến không phải là nấu một món ăn mà xây một toà nhà, mở một doanh nghiệp, cải tạo một nhà máy. Bạn sẽ muốn sử dụng ông đầu bếp amateur hay bếp trưởng khách sạn 5* cho việc này?

3. Vậy nghiệp vụ Quản lý dự án là gì? 

Thực ra câu trả lời hơi lãng xẹt – QLDA là việc theo dõi và quản lý tất cả các tài nguyên (con người, thời gian, tiền bạc v.v.) một cách khoa học (thay vì cảm tính) bằng việc áp dụng các mô hình / công cụ đặc thù của QLDA.

CÁCH TƯ DUY

Theo ý kiến chủ quan của tôi thì QLDA là một môn vô cùng dễ học – thứ mà khó thậm chí không thể học được ấy là cách tư duy kiểu QLDA. Bởi con người chúng ta được lập trình để sử dụng cảm tính – nó giúp bộ não chạy theo quán tính và ra quyết định nhanh chóng trong cuộc sống. Vậy nên việc “tái lập trình” đầu óc của chúng ta theo một hệ thống vừa lằng nhằng, vừa lắm giấy tờ lại có vẻ rất tốn thời gian là một công cuộc gian khổ vô cùng.

Với QLDA, việc ra quyết định đi đâu chưa đủ, quan trọng là đi thế nào – bạn dùng chân hay dùng tay; đi bộ hay bò hay chạy; đi sang trái sang phải hay đi giữa; đi bằng chân trái hay bằng chân phải hay cả hai chân. Vâng, việc này nghe vô cùng ngớ ngẩn bởi đã đi là đi bằng hai chân, nếu đi được sao phải chạy, nếu chân khoẻ việc gì phải bò? Vậy mà với mỗi dự án, mỗi giai đoạn của dự án, mỗi một quyết định, một hành động, một đồng tiền bạn chi ra, một việc bạn giao cho người khác thực sự bạn phải xem xét từng ấy vần đề.

TẠI SAO CẦN QLDA?

Thử tưởng tượng việc tính nhẩm: ít có ai quá lớp 6 mà không tính cộng trừ nhân chia được số nhỏ hay thuộc bảng cửu chương. Nhưng khi đối mặt với những vấn đề hóc búa hơn như tích phân hay vi phân chẳng hạn, thì bạn khó mà dựa vào bộ não hết sức thông minh của mình được (đó là nếu bạn may mắn có chỉ số IQ cao bẩm sinh!), hoặc bạn hoàn toàn có thể tính ra được nhưng xác suất sai lầm trong trong quá trình tính quá lớn. Và rất oái oăm là các bài toán trong kinh doanh lẫn cuộc sống thường phức tạp và không thể ăn sẵn như việc thuộc bảng cửu chương.

QLDA sẽ giúp việc đưa một hành động / dự án phức tạp và to lớn (ví dụ như quy hoạch lại cả thành phố) thành những công việc nhỏ, vừa miếng và có thể kiểm soát được.

CÁC HỆ THỐNG/ CÔNG CỤ QLDA CƠ BẢN

Để tìm hiểu về vấn đề này, tôi đã mất 5 năm vừa học vừa làm, và thực ra mỗi trường phái/ học thuyết lại có nét mới mẻ, sự mở rộng và cách tiếp cận riêng. Tuy nhiên tôi sẽ chỉ nói ngắn gọn trong bài này những khái niệm cơ bản bạn cần biết đến.

CÁC BƯỚC TRONG QLDA

Thường thì trường phái nào cũng theo các quy trình như sau: Khởi tạo hay Initiation (còn hay được gọi là Project Definition) – Hoạch định hay Planning – Triển khai hay Execution (nôm na còn gọi là Working) – Giám sát hay Monitoring – và Kết thúc  hay Closure (còn được gọi là Completing).

1. Khởi tạo dự án

Khởi tạo là khâu định nghĩa dự án – khoảng thời gian này dùng để xác định đặc thù, quy mô, cơ hội, rào cản v.v của dự án – nói nôm na là phác thảo ra một bức tranh chung nhưng hoàn thiện về việc sắp làm. Những thuật ngữ nên tìm hiểu là : Phạm vi dự án (scope of work), mục tiêu (objective), phương thức đánh giá (key evaluation criteria), rủi ro (risk), hạn chế (constraints), các bên liên quan (stakeholders), chủ dự án (project sponsor), giám đốc dự án hoặc quản lý dự án (project manager), nghiên cứu tính khả thi (feasibility study), phân tích SWOT (SWOT analysis).

2. Hoạch định

Đây là khâu làm rõ và lên kế hoạch thực hiện chi tiết dự án/ công việc – bao gồm hành động “băm nhỏ” dự án thành các giai đoạn, các công việc /mục tiêu lớn thành các mảng công việc đặc thù, và những công việc thành các hành động cụ thể, cũng như lên kế hoạch về thời gian, nhân sự, chi phí, báo cáo và các kế hoạch dự phòng cho dự án. Những thuật ngữ nên tìm hiểu là: WBS – work break down structure, bảng tiến độ (project timeline), sơ đồ Găng hay Gantt chart, Critical path analysis, Kế hoạch hành động (Action plan), dự toán (project budget), dự trù tài chính (financial projection), kế hoạch dự phòng (contigency plan), kế hoạch nhân sự (manpower plan), kế hoạch quản lý chi phí (cost management plan), kế hoạch quản lý rủi ro (risk management plan), kế hoạch quản lý thay đổi (change management plan), kế hoạch quản lý phạm vi công việc (scope management plan), kế hoạch quản lý giao tiếp (communication plan), kết quả đạt được (deliverables) v.v.

3. Triển khai

Triển khai là khâu “chạy” theo dự án hay thực hiện các công việc đã đề ra khi nhóm thực thi đã được thành lập cùng một bản mô tả rõ ràng các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng người. Trong giai đoạn này thì việc giao tiếp là tối quan trọng. Đây là lúc tất cả các bản kế hoạch về nhân sự, thời gian, công việc, tài chính đã được chốt từ khâu trước được đưa vào thực tế.

4. Giám sát 

Thực ra đây không phải là một khâu mà là một quy trình liên tục, được tổ chức song song với dự án từ khởi tạo đến kết thúc và có thể nói đây là công việc quan trọng nhất của QLDA. Để làm được việc này, QLDA phải vạch ra và áp dụng một loạt các công cụ và phương thức báo cáo, lường trước rủi ro và các kịch bản xử lý phát sinh.

5. Kết thúc 

Kết thúc là khâu đóng dự án lại – nó không chỉ dừng ở việc thực hiện xong các công việc mà nó bao hàm việc đóng gói các kế hoạch trước đó, tổng hợp các báo cáo và lập các biên bản tổng kết, so sánh kết quả và dù trù ban đầu nhằm đánh giá sự thành công của dự án cũng như làm nền tảng cho các dự án tiếp diễn.