Hệ Thống Thông Tin Chất Lượng (QIS) - Hỗ Trợ Nhà Quản Lý Trong Việc Ra Quyết Định

Về quy mô, QIS có thể chỉ đơn thuần là hệ thống bao trùm các hoạt động kiểm tra chất lượng trong quá trình nghiệm thu, dữ liệu về những phản hồi từ phía khách hàng hay có thể bao trùm mọi lĩnh vực thông tin có liên quan đến chất lượng của sản phẩm cũng như của quá trình cung cấp dịch vụ.

Mục tiêu của QIS là tạo ra sự nhất quán giữa các hoạt động chất lượng với tầm nhìn của công ty và đo lường chất lượng để từ đó có những biện pháp thích hợp nhằm cải tiến chất lượng hoạt động. QIS xác định vấn đề, dự báo nguyên nhân và hỗ trợ lựa chọn biện pháp xử lý.

THÔNG TIN ĐẦU VÀO CỦA QIS

• Nghiên cứu thị trường về chất lượng
• Dữ liệu liên quan đến thiết kế của sản phẩm
• Thông tin về đánh giá thiết kế sản phẩm vì chất lượng
• Thông tin về nguyên vật liệu được mua sắm
• Dữ liệu về năng lực quá trình
• Dữ liệu vận hàng tại chỗ của sản phầm
• Dữ liệu về cải tiến chất lượng
• Kết quả đo lường chất lượng hoạt động của các đơn vị
• Kết quả kiểm toán chất lượng
• Những phản hồi (thường là những lời phàn nàn) của khách hàng
• Dữ liệu quản lý chất lượng (chi phí chất lượng)
• Thông tin về hệ thống chất lượng

BÁO CÁO CHẤT LƯỢNG

Có hai loại báo cáo chất lượng chính:

1. Báo cáo hoạt động: áp dụng cho các hoạt động thường nhật có liên quan đến những hoạt động cải tiến chất lượng
2. Báo cáo cấp quản lý: là tóm tắt của các báo cáo hoạt động trong một thời kỳ nhất định

LẬP KẾ HOẠCH XÂY DỰNG QIS

Lập kế hoạch xây dựng hệ thống QIS trên máy tính có thể rất phức tạp, bắt đầu bằng việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng cho tới thiết kế và kiểm nghiệm hệ thống. Trong quá trình này, các nguyên tắc sau phải được áp dụng:

• Lập kế hoạch cho hệ thống nhằm thu thập mọi loại thông tin nhiều nhất có thể.

• Bảo đảm tính linh hoạt cho việc cập nhật dữ liệu mới. Các dạng báo cáo nhiều khi cũng phải đáp ứng yêu cầu này.

• Bảo đảm có thể thu thập dữ liệu trên cơ sở dữ liệu trong.

• Cho phép loại bỏ các dữ liệu hay báo cáo không còn cần thiết. Kiểm toán phải được thực hiện thường xuyên để làm điều này.

• Cung cấp các báo cáo đúng lúc, dễ hiểu, cho đầy đủ chi tiết về các vấn đề chất lượng đang xảy ra để tạo điều kiện cho các hoạt động khảo sát và xử lý hay cung cấp các dấu hiệu kịp thời.

• Chuẩn bị các báo cáo cho một giai đoạn đủ dài để có thể giúp phát hiện các vấn đề và cho thấy tiến triển của những vấn đề đã biết.

• Duy trì theo dõi sát sao chi phí chất lượng và so sánh giá trị này với giá trị của thông tin phải trả.

LỰA CHỌN PHẦN MỀM QIS

Phần mềm QIS có nhiều loại: kiểm toán chất lượng, Giải thưởng Baldrige, Hiệu chỉnh chuẩn, nghiên cứu năng lực quá trình, thu thập dữ liệu, thiết kế thực nghiệm, kiểm tra nghiệm thu, đo lường trong ISO, giải quyết vấn đề, bảo đảm chất lượng trong công nghiệp phần mềm, chi phí chất lượng, triển khai chức năng chất lượng (QFD), độ tin cậy, lấy mẫu, mô phỏng, các phương pháp thống kê, SPC, bảo đảm chất lượng nhà cung cấp, phương pháp Taguchi và huấn luyện, v.v..

Để lựa chọn phần mềm thích hợp, bạn có thể triển khai thực hiện theo các bước sau:

1. Xác định các yêu cầu hiện tại và tương lai
2. Khảo sát các phần mềm đang được bán trên thị trường
3. Khảo sát các văn kiện và sổ tay hướng dẫn
4. Xác định loại dữ liệu và cách thức trao đổi thông tin trong chương trình
5. Khảo sát người sử dụng
6. Yêu cầu bảo đảm chất lượng và kiểm tra thông tin từ người sản xuất
7. Yêu cầu danh mục các virus nhạy cảm đối với chương trình
8. Rà soát lại yêu cầu về bản quyền và các yêu cầu về đăng ký
9. Mua bản copy thử nghiệm
10. Thương thảo mua sắm cùng các nhà cung cấp dịch vụ bảo hành và bảo trì

MỘT SỐ YẾU TỐ CHẤT LƯỢNG PHẦN MỀM QIS CẦN CHÚ Ý

• Tính đúng đắn: mức độ phần mềm có thể thỏa mãn yêu cầu kỹ thuật và các mục tiêu sử dụng

• Độ tin cậy: mức độ chính xác mà phần mềm có thể có khi thực hiện các chức của nó

• Hiệu năng: nguồn lực tính toán và số code cần thiết để thực hiện các chức năng

• Giá trị: mức độ kiểm soát các truy suất nội dung và dữ liệu một cách bất hợp pháp

• Tính sử dụng: khả năng cần thiết để học tập, vận hành, chuẩn bị thông tin đầu vào và diễn dịch thông tin đầu ra

• Tính bảo trì: nỗ lực cần phải có để tìm kiếm và sữa chữa lỗi trong chương trình

• Tính kiểm tra được: nỗ lực cần thiết để kiểm tra hoạt động của chương trình

• Tính linh hoạt: nỗ lực cần thiết để thay đổi một vài phần của chương trình

• Tính di động được: nỗ lực chuyển từ hệ điều hành này sang hệ điều hành khác, từ loại phần cứng này sang loại phần cứng khác.

• Tính kết hợp: mức độ chương trình có thể dùng kèm với các phần mềm khác

QUY TRÌNH XÂY DỰNG QIS

Chuẩn bị

Cơ sở bao trùm QIS là nhất quán với các mục tiêu các cấp của công ty và cuối cùng là với mục đích của công ty. Để đạt được điều này các hoạt động chuẩn bị sau phải được triển khai:

1. Xác định quy mô và mục tiêu của QIS
2. Tập trung việc xây dựng QIS vào các hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty
3. Tập hợp một nhóm để thảo luận về QIS
4. Xác định trách nhiệm cho hoạt động xây dựng QIS
5. Sử dụng kiểu quản lý dự án để xây dựng QIS
6. Xác định các vấn đề chứ không phải các thước đo
7. Xác định các dữ liệu hữu ích từ quan điểm của người sử dụng
8. Đánh giá dữ liệu về mặt hữu dụng, tính liên quan, mức độ đầy đủ, mức độ chi tiết, tính dễ đọc và tính dễ diễn dịch
9. Tham khảo ý kiến của đồng nghiệp về QIS và hệ thống chất lượng
10. Phân phát thông tin về tiến triển của dự án
11. Thông báo về các loại báo cáo hệ thống có thể cung cấp
12. Lọc dữ liệu để bảo đảm độ chính xác
13. Giảm thiểu các thước đo đòi hỏi mã hóa
14. Giải thích lý do cần có QIS và huấn luyện

Các bước triển khai dự án xây dựng QIS

1. Thiết lập dự án
2. Xác định khách hàng - người sử dụng
3. Xác định nhu cầu của khách hàng
4. Xây dựng các sản phẩm của QIS
5. Xây dựng các chức năng của QIS để tạo ra các sản phẩm
6. Xây dựng kiểm soát quá trình và chuyển sang vận hành

Vòng đời xây dựng phần mềm QIS: