Nếu quản lý thành công các bên liên quan của mình, bạn sẽ có khả năng kiểm soát được phạm vi dự án leo thang (scope creep), đảm bảo sắp xếp được các yêu cầu của dự án, nắm bắt được mức độ chấp nhận rủi ro và giảm thiểu các vấn đề có thể gây trì hoãn dự án. Việc quản lý tốt được các bên liên quan là một minh chứng cho tầm ảnh hưởng của bạn trong doanh nghiệp, đồng thời cũng là một thành tố quan trọng cho một môi trường dự án lành mạnh.
Các nhà quản lý dự án giỏi tin rằng để tạo ra được kết quả họ phải tạo ra môi trường tốt cho các nhân viên. Quan niệm này được củng cố qua các nghiên cứu được công bố trong bản báo cáo Chaos nổi tiếng của Tập đoàn Standish. Các nghiên cứu đó đã chỉ ra rằng phần lớn các dự án công nghệ thông tin đã đều thất bại, và đối với những dự án đã thành công, thì những yếu tố nào đã góp phần tạo nên những thành công đó? Lý do số 1 cho sự thành công ở trên được cho là khởi nguồn từ sự tham gia của người dùng. Sự kết hợp người dùng hiệu quả được minh chứng bằng sự nhấn mạnh vào chất lượng của các mối quan hệ (sự tin cậy lẫn nhau và mức độ liên kết), quản lý kỳ vọng (quản lý mức tiêu chuẩn có thể đạt được, quản lý thời gian) và trao đổi thông tin dễ dàng (qua hình thức nói và viết đơn giản, rõ ràng). Các đóng góp khác của các bên liên quan vào thành công của dự án bao gồm hỗ trợ từ ban điều hành (trách nhiệm rõ ràng hướng tới các giá trị cốt lõi của dự án); sự trưởng thành về mặt cảm xúc của người quản lý dự án (khả năng thúc đẩy các bên liên quan vào mục đích chung); và sử dụng có hiệu quả hệ sinh thái của doanh nghiệp (cơ sở hạ tầng, mua sắm, điều kiện vật chất, pháp lý, vv) để hỗ trợ dự án.
Tiếp theo là quá trình giúp bạn hiểu rõ được “thế giới” của các bên liên quan là như thế nào và bạn cần những gì để đạt được sự ủng hộ của họ.
Đối tượng có liên quan là "người hoặc tổ chức chủ động tham gia vào dự án hoặc những lợi ích của họ có thể bị ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực từ việc thực hiện hoặc hoàn thành dự án. Một bên liên quan cũng có thể có ảnh hưởng đến dự án và các sản phẩm đầu ra (deliverables) của dự án”. Một sản phẩm đầu ra từ khâu khởi tạo dự án là bản điều lệ (thành lập) dự án, một tài liệu bao gồm một mục liệt kê các lĩnh vực chức năng của doanh nghiệp bao gồm trong dự án. Vì thế, trong quá trình khởi động dự án, bạn sẽ sớm hiểu rõ về các bên liên quan đến dự án của mình. Nếu bạn không chắc chắn, hãy tự hỏi mình xem những ai sẽ có đóng góp cho dự án của bạn, hoặc những ai sẽ bị ảnh hưởng từ nó?
Hãy nghĩ đến toàn bộ quy trình kinh doanh để tìm ra những người có tính đóng góp, hoặc tình trạng chính trị của doanh nghiệp cho những tác động tiềm ẩn, và cũng đừng quên xem xét đến các đối tác bên ngoài. Làm việc với nhà tài trợ dự án (project sponsor) của bạn và các bên khác có mối liên hệ đến dự án để xác định tất cả các bên liên quan tiềm năng. Phỏng vấn những người cốt cán tham gia dự án sẽ giúp bạn tìm ra nhiều bên liên quan hơn. Đây là danh sách các bên liên quan thường gặp:
Danh sách các bên liên quan của bạn có thể rất lớn, và bạn có thể không muốn dành sự chú trọng hoặc công sức cho tất cả các bên liên quan như nhau. Việc phân tích các bên liên quan bao gồm ba bước chính:
Phân tích của bạn có thể được cho vào bảng 2x2 để thấy được mối quan hệ của các bên liên quan với dự án. Điều này giúp phân loại các bên liên quan và xác định được phương hướng mục tiêu của dự án cho các nhà quản lý. Đây cũng là một đầu vào quan trọng trong kế hoạch truyền thông, kế hoạch rủi ro và quy mô.
Trong bảng 2x2, trục hoành X xác định mức độ lợi ích. Đây là thước đo mức độ bị ảnh hưởng từ kết quả của dự án của họ đến mức nào, thấp hay cao. Trục tung Y của bảng xác định mức độ ảnh hưởng. Đây là thước đo mức độ mà một bên liên quan sẽ ảnh hưởng đến kết quả của một dự án từ thấp đến cao. Vì vậy, trong một bảng 2x2 có bốn ô vuông.
Không quá khi nói rằng, đây là “bảo bối” quan trọng giúp cho giám đốc dự án; và bởi tính chất nhạy cảm của những thông tin này, chúng không nên được chia sẻ hay phổ biến rộng rãi.
Như chúng ta có thể thấy, các bên liên quan có sự khác nhau về tầm ảnh hưởng, kỳ vọng và sở thích; và tất cả đều có khả năng tác động đến dự án. Mục tiêu của người quản lý dự án là thúc đẩy mối quan hệ của các bên liên quan và xây dựng các khối liên kết nhằm thúc đẩy sự thành công của dự án. Những dấu hiệu cho thấy rằng việc quản lý các bên liên quan đang có vấn đề đó là việc không hoàn thành deadline; việc phạm vi dự án leo thang; sự nhầm lẫn; mâu thuẫn và lũng đoạn thị trường. Thông thường những việc này là dấu hiệu của việc cạnh tranh quyền lợi, sự thiếu tập trung hoặc thiếu cam kết. Khi thảo luận về những vấn đề này với các nhà quản lý dự án, tôi luôn hỏi đặt ra hai câu hỏi: 1) Kế hoạch giao tiếp là gì (chia sẻ thông tin như thế nào); và 2) Cơ cấu quản lý dự án của bạn là như thế nào (làm thế nào để mọi người liên kết với nhau, quyết định được đưa ra, các vấn đề được leo thang)?
Mục tiêu mà một phương pháp liên lạc thông tin thành công hướng đến là để quản lý kỳ vọng và giảm thiểu tối đa những điều ngoài ý muốn. Bạn đang cố gắng quản lý (quản lý được càng nhiều càng tốt) thông tin mà mọi người nhận được - nhận thức của họ - và phân tích được phản hồi mà bạn cần có để nhằm vận hành dự án được hiệu quả. Một ma trận kế hoạch trao đổi thông tin lấy phân tích của các bên liên quan và xác định từng bên liên quan hoặc nhóm các bên liên quan, vai trò của họ trong dự án, thông tin gì cần được trao đổi, khi nào (tần suất là bao nhiêu), cách thức liên lạc như cách nào, định dạng gì và khi nào thì cần có phản hồi. Báo cáo tiến độ thường xuyên (tối thiểu phải có) sẽ được phân phối cho nhiều đối tượng. Ngoài ra còn có nhiều cách thức thân mật hơn để thảo luận về “sức khoẻ” của dự án, liên quan đến những người tham gia chính trong việc đưa ra các quyết định và cùng chia sẻ những quyết định đó. Trách nhiệm số một của người quản lý dự án trong dự án là giao tiếp (> 90% thời gian của họ), và họ phải thể hiện sự linh hoạt trong cách truyền đạt thông điệp nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các bên liên quan cuả dự án mình. Giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng nhất giúp các bên liên quan trong việc kiểm soát dự án.
Về cơ cấu quản trị, tối thiểu cần phải có một team nòng cốt và các cấp chỉ đạo (một nhà chủ dự án hoặc nhiều nhà quản lý cấp cao). Các cuộc họp thường lệ được tổ chức, các vai trò và trách nhiệm được mô tả và phác họa; các rủi ro, các thay đổi trong quy mô phạm vi và các vấn đề hoặc các tác động khác của dự án cần được nêu bật ra để giúp cho việc ra quyết định. Người quản lý dự án phải tận dụng cách thức này để đảm bảo cho thông tin liên lạc được trao đổi thông suốt, các chướng ngại vật được loại bỏ, và hành vi của các bên liên quan được giám sát cẩn thận. Như một lẽ đương nhiên, chủ dự án phải rất chủ động và có vai trò rõ rệt trong nhiệm vụ quản lý dự án, đặc biệt là phải giúp cho tất cả các bên liên quan hướng tập trung vào mục tiêu chung của họ.
Ngay cả khi đã có những dự tính như trên, việc đề ra chiến thuật đặc biệt để đối phó với các loại hình khác nhau của các bên liên quan vẫn là việc nên làm. Trong cuốn “Cẩm nang về Quản lý Chương trình” của James T. Brown, Brown đã nói đến các bên liên quan khác nhau cùng một số chiến lược - những chiến lược mà có thể sẽ chỉ phù hợp khi áp dụng cho 1 loại các bên liên quan hơn là khi áp dụng với các loại các bên liên quan khác. Mặc dù thế nhưng tất cả những chiến lược này đều sẽ hữu ích khi nằm dưới “ống tay áo” của bạn. Những chiến lược đó là:
Hãy chú ý khuyến khích các bên liên quan lý tưởng của bạn và công khai “tấm gương” của họ với các bên liên quan khác. Hãy chỉ cho họ thấy cách mà họ có thể chủ động dành ưu tiên (mà không phải là đối phó); sẵn sàng có mặt và chấp nhận trách nhiệm; thể hiện sự quan tâm; hỗ trợ và động viên team lúc cần thiết. “Họ” ở đây có thể là bất cứ ai - từ người có quyền lực lớn như chủ dự án cho đến những thành viên dự án nhút nhát nhưng có quyết tâm.
Tóm lại, dưới góc nhìn của các bên liên quan, thành công của dự án sẽ có “hình thù” như thế nào? Các bên liên quan sẽ hài lòng khi nhận được về những gì họ cần, thấy được giá trị kinh doanh trong kết quả và xác định dự án của họ như là một trải nghiệm tích cực.
RemindWork Là ứng dụng đa nền tảng (PC, Mobile) để phân công và quản lý công việc cho tổ chức nhiều cấp quản lý
Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi bằng ứng dụng RemindWork trên Android và iOS
Quét mã QR Code để tiến hành cài đặt RemindWork trên iPhone của bạn
Hoặc click vào đây để xem chi tiết.
Quét mã QR Code để tiến hành cài đặt RemindWork trên điện thoại Android của bạn
Hoặc click vào đây để xem chi tiết.