Nhân Sự Thuê Ngoài - Sử Dụng Sao Cho Hiệu Quả?

MỘT SỐ CÂU HỎI CẦN CHÚ Ý

Trước hết, các công ty phải ý thức được rằng chính sách sử dụng nhân sự thuê ngoài dựa trên nguyên tắc là giúp giảm chi phí, chứ không nhằm cải tiến công nghệ, hay dịch vụ của công ty. Vì thế, họ phải trả lời được hai câu hỏi chính là: Tác động của việc này đến nhân viên chính thức là gì và thuê nhân viên từ bên ngoài để làm gì?

Một công ty phải chuẩn bị rất nhiều việc từ đơn giản (sắp xếp lại thiết bị, cài đặt hệ thống...) đến phức tạp (thay đổi vị trí, huấn luyện lại nhân sự...) trước khi thuê nhân sự bên ngoài để đảm nhận phần việc nào đó tróng quy trình hoạt động. Tất cả đều phải phối hợp nhịp nhàng và chính xác để tạo hiệu quả công việc mong muốn. Việc này cũng khó như cùng lúc bắn hai mũi tên bằng hai tay vào trúng hồng tâm.

Hơn thế, chỉ cần một sai lệch nhỏ trong việc điều chỉnh nhân sự sẽ gây tác động kiểu domino lên tất cả công việc kinh doanh, chẳng hạn nếu việc huấn luyện nhân viên bán hàng là cộng tác viên không được chu đáo, họ sẽ không giải đáp được thắc mắc của khách hàng, khách hàng không hài lòng thì sẽ không mua hàng. Doanh số bán hàng sút giảm thì hàng tồn kho nhiều, sản xuất phải giảm đi.

Cho nên thách thức quan trọng nhất trong việc sử dụng nhân sự thuê ngoài hiệu quả là phải đánh giá trước được việc này sẽ tác động như thế nào đến công ty. Mọi hoạt động kinh doanh giữa các bộ phận trong công ty đều có liên hệ với nhau, nhưng trong từng bộ phận lại có quy trình làm việc và yêu cầu khác nhau. Phải bảo đảm rằng nhân sự thuê ngoài "lấp đầy" các lỗ hổng thiếu hụt mà vẫn giúp được bộ máy công ty vận hành trơn tru, không vấp váp tại những chỗ vừa được lấp.

NHỮNG GIÁ TRỊ VÔ HÌNH

Kết quả thống kê của Công ty Gartner chuyên tư vấn về quản trị nhân sự cho thấy khoảng 50% hợp đồng thuê nhân sự bên ngoài không mang lại hiệu quả mong muốn, trong đó có đến 80% thậm chí không hề giúp cắt giảm chi phí. Tương tự, theo nghiên cứu gần đây của Công ty Forrester, hơn 25% công ty Bắc Mỹ không hài lòng với hiệu quả làm việc của nhân sự thuê ngoài và 69% công ty Châu Âu có nhân sự thuê ngoài không thể đáp ứng được mục tiêu kinh doanh.

Nguyên nhân là do rất nhiều giá trị vô hình không được đề cập đến trong hợp đồng thuê lao động, nhưng lại ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của công ty. Đó là hình ảnh, giá trị cốt lõi, văn hóa ứng xử công ty, định hướng sứ mạng công ty... Không thấu hiểu được các giá trị vô hình này, các nhân viên được thuê từ bên ngoài sẽ không thể hòa nhập vào môi trường làm việc mới, không có cách ứng xử thích hợp trước những yêu cầu khác nhau của khách hàng. Từ đó hiệu quả công việc không như mong muốn.

Ngoài các buổi huấn luyện về công việc chuyên môn, công ty sử dụng nhân sự thuê ngoài cần phổ biến cho các nhân viên mới các giá trị vô hình của công ty để giúp họ có sự hiểu biết cần thiết.

NHÓM CÔNG VIỆC NÊN VÀ KHÔNG NÊN THUÊ NGOÀI

Sai lầm thường gặp nhất là thuê nhân sự bên ngoài thực hiện các công việc đơn giản để công ty tập trung vào các công việc quan trọng hơn, bao gồm những vấn đề có thể tác động đến giá cổ phiếu, mối quan tâm của khách hàng, nghiên cứu sản phẩm mới, tăng giá trị dịch vụ.

Hãng Dell đã ngưng sử dụng nhân sự thuê ngoài cho trung tâm dịch vụ khách hàng sau khi nhận được vô số lời than phiền về chất lượng dịch vụ. Doanh số bán hàng cũng theo đó sút giảm đáng kể vì khách hàng của họ không được hướng dẫn tận tình và chính xác khi liên lạc với trung tâm.

Ngược lại, Procter & Gamble (P&G) - một trong những công ty hàng đầu thế giới về đột phá trong thiết kế sản phẩm, đã phải sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài cho các chiến dịch làm mới sản phẩm của mình. Tại sao chỉ sử dụng ý tưởng của 1.500 nhân viên thiết kế của công ty trong khi trên thế giới có hơn 15 ngàn chuyên viên với hàng triệu sáng kiến mới lạ ra đời mỗi ngày? Chính sự hội tụ, hợp tác với nhân viên, chuyên gia bên ngoài đã mang lại cho công ty nhiều sản phẩm mới, thu hút thêm nhiều khách hàng.

Vấn đề quan trọng là cần xác định chính xác các công việc nên và không nên thuê nhân sự ngoài để có hướng hành động đúng đắn. Ban điều hành công ty phải cân nhắc thật kỹ vai trò, tác động và hình thức hợp tác làm việc với nguồn nhân lực bên ngoài.

LÀM GÌ TRƯỚC KHI KÝ HỢP ĐỒNG THUÊ NHÂN SỰ BÊN NGOÀI?

Một số công ty cung ứng nguồn nhân lực chỉ chú tâm đến giá trị hợp đồng, lo cung cấp cho đủ số lượng người và bỏ mặc chất lượng nguồn nhân lực được cung ứng để khách hàng tự điều chỉnh. Khi có than phiền của khách hàng về khả năng đáp ứng của lực lượng lao động với yêu cầu công việc, họ lại đòi thêm tiền để huấn luyện lại lực lượng lao động. Phóng lao thì phải theo lao, đã đầu tư tiền của cho việc sử dụng nhân lực thuê ngoài nên khách hàng đành chi thêm tiền để nâng cấp khả năng, trình độ cho lực lượng lao động mới. Lợi nhuận của công ty vì thế bị sút giảm.

Để tránh rơi vào trường hợp trên, cần yêu cầu công ty cung ứng nguồn nhân lực nghiên cứu kỹ các đòi hỏi của doanh nghiệp trước khi ký hợp đồng. Nhân sự mới phải thấu hiểu quy trình làm việc, đặc trưng công việc, văn hóa công ty... để thực sự trở thành những thành viêm mới hữu ích.

Việc thuê nhân sự bên ngoài là cơ hội hấp dẫn giúp các công ty tạo nên hình mẫu kinh doanh mới, lựa chọn những phương thức hợp tác sản xuất và phân phối mới. Chìa khóa thành công là tìm hiểu thật kỹ để đảm bảo chắc chắn thuê được đúng người, đúng thời điểm và sử dụng họ vào đúng mục đích đã đề ra.