11 Lời Khuyên Giúp Bạn Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Phải thú thật là: Quản lý thời gian chưa bao giờ là thế mạnh của tôi. Tuy nhiên, kể từ khi thành lập doanh nghiệp đến bây giờ đã là 8 năm, tôi đã không ngừng chăm chỉ làm việc, học hỏi trau dồi, đúc rút được những kiến thức, kinh nghiệm nhất định để giúp cho mỗi ngày làm việc của mình trở nên năng suất hơn.

Khi tìm kiếm trên Internet với các từ khoá như "Productivity hacks" hay "Time management hacks" sẽ có hàng trăm hàng ngàn kết quả trả về khác nhau, và để tìm ra một phương pháp phù hợp với mình, tôi có thể sẵn sàng đọc hết tất cả chúng cho dù có mất bao nhiêu ngày đi chăng nữa. Tuy rằng ý tưởng về "hack" có thể rất hấp dẫn, nó hứa hẹn một sự cải thiện tức thì trong công việc, nhưng các mẹo quản lý thời gian thực sự hiệu quả nhất lại đòi hỏi bạn phải có những thay đổi dài hạn trong cách tiếp cận kinh doanh, mà kết quả mang lại sẽ rất đáng giá.

Dưới đây là một vài lời khuyên từ những hoạt động thể chất, tinh thần cho đến cách làm việc năng suất để bạn có một ngày làm việc hiệu quả.

HOẠT ĐỘNG THỂ CHẤT HỢP LÝ

1. Dậy sớm.

Hãy dậy sớm bởi luôn có người cần sự có mặt của bạn, nếu như ở nhà là lũ trẻ thì tại công ty đó là đồng nghiệp của bạn. Đây có thể là một việc khó khăn, nhưng khi những người khác còn chưa thức giấc, thế giới là của bạn, bạn có thể hoàn thành công việc dễ dàng mà không bị làm phiền hay gián đoạn bởi bất cứ điều gì. Thậm chí bạn nên dành thời gian để ngồi thiền hay tập thể dục thay vì làm việc bởi nó sẽ giúp bạn tăng cường năng lượng và sự tập trung cho một ngày mới.

2. Tập thể dục.

Một trong những đối tác kinh doanh của tôi nói rằng chạy bộ giúp cô ấy “làm sạch” não, sảng khoái tinh thần và tràn đầy năng lượng. Có người nói rằng đi bộ buổi sáng cũng là lúc dễ nảy ra những ý tưởng tuyệt vời nhất. Phải mất một thời gian khá dài tôi mới hiểu được giá trị của việc tập thể dục. Khi việc tập thể dục đã trở thành một thói quen, tôi bắt đầu nhận thấy những thay đổi tích cực mà nó mang lại.

3. Chế độ ăn uống hợp lý.

Chế độ ăn hợp lý là chế độ ăn có thể cung cấp được cho cơ thể đầy đủ năng lượng và dưỡng chất thiết yếu, nâng cao sức khỏe. Tránh ăn những thực phẩm chứa nhiều đường, hay carbohydrates (như mỳ, bánh mỳ), các món ăn vặt bởi chúng chỉ cung cấp năng lượng tạm thời và bạn sẽ nhanh chóng cảm thấy đói. Uống cà phê đúng cách: bởi phải mất 20 phút để một tách cà phê có tác dụng, hãy uống cách 20 phút trước khi làm việc, điều đó sẽ giúp công việc hiệu quả hơn nhiều. Trên hết, hãy luôn nhớ uống nước đầy đủ. Đôi khi một cốc nước đầy khi bạn cảm thấy mệt hay đói cũng có thể giúp bạn tiếp tục công việc của mình.

4. Ngủ đủ giấc.

Mỗi người có thời lượng giấc ngủ khác nhau, nhưng bạn phải biết mình cần ngủ bao nhiêu tiếng mỗi ngày. Chắc chắn sẽ có những lúc bạn phải thức khuya để làm việc, nhưng đừng để điều đó trở thành một thói quen. Thay vì thức khuya, bạn hãy dậy sớm để làm việc với một tinh thần sảng khoái.

HOẠT ĐỘNG TINH THẦN HỢP LÝ

1. CÓ KẾ HOẠCH.

Đừng bắt đầu một ngày mới mà không biết phải làm những việc gì. Theo các chuyên gia, nên xây dựng một thời gian biểu hơn là một danh sách những việc cần làm bởi trong khi thời gian biểu ép bạn làm việc trong 24 giờ/một ngày thì danh sách những việc cần làm lại không giới hạn thời hạn, và chỉ riêng việc liệt kê chúng ra thôi cũng đã nhiều vô kể rồi. Hãy đặt ra những mục tiêu cụ thể: Chọn ra  3 việc cần tập trung làm trước và một khi đã hoàn thành xong, với những việc còn lại bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn.

2. Linh hoạt.

Là chủ doanh nghiệp, thời gian biểu của bạn có thể sẽ không bao giờ cố định vì thế hãy luôn chuẩn bị những khoảng thời gian trống dành cho các vấn đề bất ngờ phát sinh, ví dụ như tắc đường hay các vấn đề khẩn cấp cần giải quyết với khách hàng. Điều đó sẽ giúp ngày làm việc của bạn không bị ảnh hưởng nhiều và đảm bảo bạn vẫn làm việc theo đúng lịch trình đã đề ra.

3. Nghỉ giải lao.

Tập trung năng lượng làm việc cho cả một buổi sáng mà không nghỉ ngơi có thể đem lại hiệu suất cao, nhưng sau đó cũng làm giảm hiệu suất nhanh hơn. Dù việc của bạn là phải hoàn thành một bản đề xuất kinh doanh hay tham gia một loạt những buổi họp, thì cũng đừng quên dành một chút thời gian nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng cho bản thân. Bạn có thể đi bộ xung quanh văn phòng trong năm phút giữa các cuộc họp hoặc đóng máy tính lại và tập vài động tác yoga kéo giãn cơ. Hãy làm một việc gì đó khác với những thứ bạn đang làm, ví dụ như, nếu bạn vừa ngồi làm việc với máy tính trong 45 phút, hãy giải lao bằng việc tập thể dục một chút. Nếu vừa tham gia một cuộc họp căng thẳng, bạn có thể dành vài phút lướt Facebook để giảm stress.

4. Hiểu rõ bản thân.

Mỗi người có một thời điểm trong ngày mà họ làm việc hiệu quả nhất. Có người là vào ban đêm nhưng cũng có người là vào lúc 5 giờ sáng. Hãy xác định “giờ vàng” của riêng bạn và cố gắng giải quyết những công việc quan trọng nhất trong thời gian đó. Nếu bạn là một doanh nhân thì thật tuyệt vời vì bạn sẽ có thể xây dựng thời gian biểu làm việc phù hợp nhất cho riêng mình.

HOẠT ĐỘNG MỘT CÁCH HIỆU QUẢ NHẤT

1. Kiểm soát vấn đề.

Có rất nhiều vấn đề bạn không thể kiểm soát được, ví dụ như với một đơn đặt hàng lớn mà cần phải giải quyết ngay lập tức. Nhưng ngày nay công nghệ có thể giúp chúng ta kiểm soát những vấn đề đó, cho dù nó rất khó khăn. Ví dụ như khi bạn gặp rắc rối trong việc cập nhật tài khoản doanh nghiệp trên Facebook, việc ứng dụng công nghệ sẽ giúp bạn xử lý điều đó dễ dàng. Một trong những ứng dụng tuyệt vời mà nhiều doanh nhân sử dụng là Freedom. Ứng dụng này sẽ cho phép bạn chặn một số trang web trên internet trong một khoảng thời gian nhất định.

2. Hạn chế các cuộc họp.

Khi biết được số lượng cuộc họp mà các nhân viên phải tham gia mỗi ngày, tôi thực sự cảm thấy biết ơn vì mình là giám đốc. Nếu bạn thực sự là người có trách nhiệm, thì đừng tham gia những cuộc họp mà bạn cho rằng nó rất lãng phí thời gian. Còn nếu đó là bắt buộc, hãy rút ngắn nó nhiều nhất có thể (những buổi họp “đứng” có thể sẽ tốt trong trường hợp này), bạn hãy lập trước một lịch trình cụ thể cho các cuộc họp để mọi người có thể chuẩn bị trước và buổi họp chỉ tập trung giải quyết những gì cần thiết, thay vì tổ chức một buổi họp “định kì hàng tuần” mang tính hình thức.

3. Ủy thác.

Đây là điều mà các nhân viên không thể làm được, nhưng đáng tiếc hơn nữa đó là cũng rất ít người giám đốc biết tận dụng nó. Bạn có thể giao những việc ít quan trọng, hay những việc bạn không thực sự giỏi cho người khác, để dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng hơn. Thậm chí bạn không nhất thiết phải giao cho nhân viên của mình vì họ có thể thiếu kinh nghiệm. Mà thay vào đó bạn có thể thuê nhân lực từ bên ngoài, ví dụ như các chủ thầu, freelancers hay những trợ lý ảo có thể giúp bạn làm tốt hơn.