Bảng kanban và tầm quan trọng trong quản lý công việc

Bảng Kanban là gì ?

Thuật ngữ Kanban, theo tiếng Nhật, “Kan” có nghĩa là “Trực quan” và “Ban” có nghĩa là “Thẻ” hoặc “Bảng”. Ghép lại, Kanban là một chiếc thẻ hoặc bảng trực quan.

Bảng Kanban là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng.

Bảng Kanban giúp ích được gì trong quản lý công việc ?

• Trực quan hóa công việc

• Giới hạn công việc đang làm

• Tập trung vào luồng làm việc

• Cải tiến liên tục

Tại sao nên sử dụng bảng Kanban ?

Việc đa nhiệm đôi lúc có thể gây ra sự thiếu hiệu quả trong công việc do có quá nhiều đầu việc khác nhau trong nhóm. Đó là lý do tại sao một nguyên lý chính của Kanban là giới hạn số lượng công việc đang thực hiện (WIP).

Bảng Kanban sẽ giúp: 

• Lập kế hoạch linh hoạt

• Thời gian làm việc được rút ngắn lại

• Số liệu trực quan

• Ít tắc nghẽn hơn

• Chuyển giao liên tục

Các cách trình bày Bảng Kanban

Quản lý công việc theo bảng Kanban là hình thức ghi chú các nhiệm vụ/công việc, theo từng cột trạng thái để dễ dàng theo dõi và nắm bắt, dễ dàng điều chỉnh trạng thái bằng cách dịch chuyển vị trí nhiệm vụ theo các cột.

Một bảng kanban đơn giản gồm 3 cột tương ứng với 3 trạng thái công việc: Việc cần làm, việc đang làm và việc hoàn thành.

Các cách trình bày:

• Bảng Kanban vật lý

• Bảng Kanban điện tử

• Bảng Kanban trên phần mềm

Sử dụng Kanban trên mobile, tại sao không ?

Một số phần mềm chuyên dụng cho quản lý công việc thiết kế sẵn Kanban, công việc sau khi chuyển trạng thái tự động chuyển qua cột mới giúp quan sát dễ dàng hơn

Bảng Kanban trên máy tính của phần mềm RemindWork

Bảng Kanban trên di động của phần mềm RemindWork