Các phòng ban cơ bản trong công ty và cách thức xây dựng

Ban quản trị

Thông thường trong mỗi một công ty thường có Ban quản trị với 5 thành viên. Ban này thường tổ chức các cuộc họp theo quý để cập nhật tình hình về kinh doanh, và giải quyết các vấn đề về chiến lược phát triển của công ty. Trong những trường hợp khẩn cấp sẽ có cuộc họp bất thường.

Trước khi cuộc họp diễn ra, Ban điều hành công ty, Ban thư ký, Ban tổng giám đốc sẽ có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung.

Ban Tổng giám đốc

Thành phần của Ban này bao gồm một tổng giám đốc, hai phó tổng và một tổng giám đốc tài chính. Nhiệm vụ của phòng ban này là chịu trách nhiệm chính về các hoạt động của công ty, đồng thời giám sát các công ty con.

Ban kiểm soát

Nhiệm vụ của ban này là thực hiện giám sát Ban quản trị và Ban tổng giám đốc trong lĩnh vực quản lý, điều hành theo quy định của pháp luật.

Ban kiểm toán nội bộ

Đây là bộ phận thuộc Ban quản trị, có nhiệm vụ kiểm tra và kiểm soát hoạt động của công ty mẹ và công ty con. Đảm bảo các báo cáo về kế toán và tài chính tin cậy trước khi công bố. Thông qua kiểm toán sẽ phát hiện ra những sai sót, gian lận để bảo vệ tài sản của công ty.

Ban quản lý

Ban quản lý bao gồm các phòng ban trong công ty như:

•  Phòng kinh doanh

Đây là bộ phận quan trọng có vai trò chủ đạo trong mỗi công ty. Đảm bảo  các sản phẩm đầu ra và các sản phẩm đầu vào cho công ty. Giúp công ty đưa ra những sản phẩm để mở rộng thị trường và thu hút nhiều khách hàng tiềm năng mới.

Bộ phận Phòng ban này có trách nhiệm cung cấp cho Ban lãnh đạo các thông tin tài liệu. Đồng thời theo dõi quá trình sản xuất tại phân xưởng, đảm bảo các hợp đồng với khách hàng được đúng thời gian, đúng chất lượng.

Xây dựng kế hoạch và phân bố chỉ kinh doanh cho công ty. Giúp công ty đưa ra những biện pháp nâng cao hiệu quả

• Phòng kế toán

Bộ phận này có trách nhiệm đảm bảo cho công ty các chế độ như lương, thưởng, thu, chi,…

• Phòng hành chính

Bộ phận này chịu trách nhiệm về tình hình nhân sự của công ty. Có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, quản lý và tuyển dụng nhân sự, bố trí các lao động ở vị trí việc làm phù hợp để đảm bảo nguồn nhân lực cho sản xuất. Có trách nhiệm về các loại văn bản, giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong công ty. Triển khai các nội quy của công ty, hoạt động khen thưởng, hoạt động phúc lợi.

Ban sản xuất

Bao gồm rất nhiều các bộ phận khác nhau như bộ phận xưởng đúc, bộ phận gia công, bộ phận kho, bộ phận vận chuyển, bộ phận quản lý chất lượng,..

Chức năng nhiệm vụ của phòng sản xuất là theo dõi tình hình về sản xuất của công ty, đảm bảo các yếu tố về kỹ thuật, các hoạt động xuất nhập khẩu, các hoạt động nghiên cứu để đổi mới sản phẩm, hoạt động đánh giá chất lượng sản phẩm, hoạt động vận chuyển sản phẩm đến với khách hàng, hoạt động quản lý sản phẩm theo đúng chất lượng,….

Cách thức xây dựng

Phân tích sự phù hợp của từng bộ phận Phòng Ban

Mỗi phòng ban đều có vai trò và chức năng rất quan trọng đối với công ty. Giúp cho công ty hoàn thành được từng khối công việc cụ thể. Do vậy việc xây dựng các phòng ban phù hợp giúp phân công đúng việc, đúng chức năng. Nên sắp xếp các phòng ban phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh của công ty. Phù hợp với chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty.

Xây dựng sơ đồ tổ chức cụ thể

Việc xây dựng sơ đồ sẽ giúp phân rõ ràng nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban. Vừa tạo sự khoa học, vừa không gây chồng chéo giữa các bộ phận. 

Tính toán số nhân viên trong mỗi phòng ban

Số nhân viên làm việc tại phòng ban rất quan trọng. Giúp công ty vừa cung cấp đủ nhân lực cho các hoạt động, vừa hoàn thành công việc hiệu quả, vừa đảm bảo giảm bớt chi phí quản lý.