Công Cụ Tăng Năng Suất Là Vô Nghĩa Khi Thiếu Đi Những Kỹ Năng Đi Kèm

Trở lại cái thời còn dùng sổ kế hoạch bằng giấy, tôi đã phải phụ thuộc vào nó để có thể để mắt đến danh sách việc phải làm cũng như các cam kết của mình. Việc chuyển sang sử dụng các công cụ điện tử rất khó quen

Trở lại cái thời còn dùng sổ kế hoạch bằng giấy, tôi đã phải phụ thuộc vào nó để có thể để mắt đến danh sách việc phải làm cũng như các cam kết của mình. Việc chuyển sang sử dụng các công cụ điện tử rất khó quen và bất tiện, và ban đầu tôi không muốn làm điều đó. Nhưng ngay khi trải nghiệm, tôi nhận ra phần mềm và các tiện ích đã giúp tôi tăng năng suất nhiều đến mức nào.

Nhưng sự thật là, sự tăng năng suất đó không chỉ bởi mỗi công cụ, mà nó còn nằm ở cả quá trình quản lý công việc —hay nói cách khác chính là phương pháp tôi sử dụng các công cụ. Đây là một điểm quan trọng mà mọi người thường bỏ qua khi thử các công cụ tăng năng suất mới hay khi các doanh nghiệp giới thiệu các công cụ mới cho nhân viên.

Một quy trình quản lý dòng chảy công việc giúp duy trì sự tập trung vào bức tranh tổng thể và đề ra một cấu trúc nhằm tổ chức và quản lý các chi tiết cụ thể.

Vì vậy, khi mọi người nhờ tôi tư vấn về việc chọn phần mềm để nâng cao năng suất, tôi hỏi họ câu hỏi này: "Làm thế nào để phần mềm có thể hoạt động khớp với quy trình quản lý dòng chảy công việc hiện tại?" Và thông thường chúng tôi nhanh chóng nhận ra được vấn đề thực sự là chẳng có một quy trình quản lý công việc nào cả.

Để minh họa rõ hơn, hãy lấy các môn thể thao làm ví dụ. Bạn đã bao giờ nghe nói về "bài học về cây vợt tennis?" "Bài học về cây gậy đánh côn?" và còn về "bài học về gậy khúc côn cầu?" thì sao? Có lẽ là chưa. Nhưng tôi chắc rằng bạn đã từng nghe về những bài học về tennis, golf và khúc côn cầu. Trong mọi trường hợp, việc học cách sử dụng công cụ chỉ là phụ. Còn mục tiêu thực sự chính là học chơi đúng cách. Tôi không chơi golf, nhưng tôi biết cách vung gậy: giữ chặt phần chuôi và vung gậy lên trời. Nhưng biết cách vung gậy không có nghĩa tôi là một tay golf giỏi. Tương tự, nếu Jason Day hoặc Dustin Johnson bị buộc phải tham gia giải đấu tiếp theo với một cây côn ngẫu nhiên anh ấy mua ở một cửa hàng bán đồ cũ, anh ấy sẽ không phù hợp với các tiêu chuẩn mà chuyên gia PGA đưa ra (PGA - The Professional Golfers’ Association - Hiệp hội Golf chuyên nghiệp). Vì vậy, cả kỹ năng lẫn bộ công cụ phù hợp đều cần thiết.

Tương tự, đối với cả tổ chức lẫn cá nhân, năng suất cũng là một sự kết hợp giữa kỹ năng và công cụ. Dù cho đó là những phần mềm, ứng dụng hay tiện ích mà công ty cung cấp cho nhân viên của mình, chúng cũng sẽ không khiến nhân viên làm việc hiệu quả hơn trừ khi họ được dạy cách sử dụng những công cụ đó một cách thành thạo.

Tuy nhiên, hầu hết các công ty chỉ giới thiệu phần mềm về mặt kỹ thuật, nhằm thể hiện rằng phần mềm giúp nâng cao hiệu suất làm việc. Có hướng dẫn trên các menu khác nhau cũng như vị trí click chuột để thực hiện các tác vụ nhất định. Hướng dẫn này chỉ giúp nhân viên thành thạo trong việc sử dụng phần mềm, nhưng không phải trong việc tăng năng suất. Do đó, phần mềm mới thường không được sử dụng, hoặc nếu có, nó cũng không giải quyết được vấn đề.

Điều này cũng đúng đối với những cá nhân luôn tìm kiếm ứng dụng mới và tuyệt vời nhất hoặc phần mềm mới lạ, với hy vọng nó sẽ là phép màu giúp họ giải quyết những thách thức trong vấn đề quản lý thời gian. Khách hàng nói với tôi rằng họ cài đặt chương trình, dùng thử nó trong một hoặc hai ngày, nhưng sau đó không bao giờ mở lại. Tôi biết điều này xảy ra không phải vì công cụ không tốt, mà đơn giản là vì họ không có một khuôn mẫu nào về quy trình làm việc cả. Họ mua những cây gậy golf, nhưng điều đó không khiến cho họ trở thành những tay chơi golf chuyên nghiệp..

Một cách tiếp cận tốt hơn đó là tập trung trước tiên vào phương pháp, cách thức rồi sau đó mới đến công cụ. Khi bạn định hướng được phương pháp, những yêu cầu đối với công cụ trở nên rõ ràng hơn.

Nếu các cá nhân và tổ chức đều có phương pháp vận hành công việc tốt, thì một phần mềm mới là thừa thãi. Nhưng dù là cách tiếp cận nào, một quá trình giúp đạt kết quả như mong đợi sẽ hoặc là giải quyết vấn đề trong việc sử dụng các công cụ hiện có, hoặc là làm rõ được các yêu cầu cho phần mềm mới, hoặc là cả hai. Nếu bạn đang cân nhắc việc trả tiền cho một phần mềm mới hoặc chuyển từ phần mềm này sang phần mềm khác với nỗ lực cải thiện năng suất — cho chính bạn hoặc cho tổ chức của bạn, trước tiên hãy đặt ra những câu hỏi sau:

• Những vấn đề nào mà phần mềm đặc biệt được mong đợi sẽ giải quyết được?

• Những gì hiện đang được hoàn thành? Ví dụ, xét đến năng suất cá nhân, hãy hỏi "Bây giờ khối lượng công việc đang được quản lý như thế nào?"

• Nếu bạn nghĩ rằng mình đang cần một công cụ quản lý dự án, hãy hỏi “Hiện nay, các cá nhân đang theo dõi những nhiệm vụ liên quan đến các dự án như thế nào, cũng như làm thế nào để các nhà lãnh đạo dự án thiết lập lịch trình và những dự án theo dõi? ”

• Nếu không có quy trình quản lý khối lượng việc rõ ràng, thì cũng không có phần mềm nào cung cấp cả, và đó chính là vấn đề đầu tiên cần được giải quyết. Nếu có, hãy hỏi “Công cụ mới này sẽ hỗ trợ quá trình hiện tại như thế nào?”

• Nếu bạn là một người lãnh đạo và bạn có nhân viên nổi trội trong lĩnh vực mà bạn có thể cảm nhận được vấn đề, hãy theo sát quá trình làm việc của họ và hỏi xem họ cần tính năng gì ở một công cụ.

Không có câu hỏi liệu rằng công nghệ có thể cải thiện năng suất của người lao động trí học. Nhưng khi đầu tư vào tài nguyên của bạn hoặc của công ty vào các công cụ công nghệ, hãy nhớ rằng việc có một công cụ tốt không có nghĩa là năng suất của nhân viên sẽ cao hơn hay những chiếc gậy đắt tiền, hiện đại sẽ không biến tay golf thành những chuyên gia trong PGA.