Để Nhân Viên Xử Lý Việc Riêng Trong Giờ Làm, Bạn Đã Thử Chưa?

Dữ liệu cho thấy trong suốt một ngày làm việc, có đến 93% các chuyên gia bận rộn đều dành ra thời gian cho việc thực hiện các hoạt động cá nhân để cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ. Hơn hai phần ba số người được hỏi thừa nhận họ đã lướt net hay mua sắm trực tuyến trong khi gần một nửa số còn lại rời văn phòng để làm việc vặt cá nhân bao gồm đi đến ngân hàng, đi khám, chọn một món quà hoặc mang đồ đi giặt khô. Số lượng nhân viên làm việc vặt cá nhân trong giờ làm việc đã tăng 31%. Có lẽ điều gây bất ngờ nhất chính là mặc dù số người làm việc hơn 9 tiếng một ngày tăng lên 30% nhưng số lượng nhân viên nói rằng họ đạt được sự cân bằng lành mạnh giữa công việc và cuộc sống cũng tăng lên đáng kể, là 11%.

Giáo sư Stewart Friedman tại Trường Kinh doanh Wharton thuộc Đại học Pennsylvania, giám đốc sáng lập của Dự án tích hợp Công việc - Cuộc sống, thắc mắc liệu sự gia tăng  mức độ hài lòng về cân bằng công việc-cuộc sống có phản ánh sự phát triển của "homing at work” (làm việc nhà nơi công sở) không?". Ông cũng nói thêm rằng việc cho phép nhân viên nghỉ giải lao một cách công khai trong giờ làm việc để thực hiện các công việc cá nhân có thể làm tăng năng suất lao động. Dưới đây là lời giải thích:

CẢI THIỆN SỰ TẬP TRUNG

Theo Friedman, một trong những nguyên nhân thực sự làm giảm năng suất là việc mất khả năng tập trung vào các dự án hoặc công việc đang làm. Suy nghĩ về công việc gia đình hay cá nhân tại nơi làm việc cản trở khả năng tập trung dành cho công việc. Việc cho phép nhân viên có thể tự do thực hiện một số những công việc cá nhân tại nơi làm việc có khả năng làm giảm sự gián đoạn của tâm lý vào công việc và khiến họ làm việc tốt hơn. Friedman lập luận rằng phần lớn sự mất căn bằng giữa công việc và cuộc sống đều phát sinh từ việc người lao động cảm thấy họ không thể kiểm soát nổi chính cuộc sống cá nhân của mình, từ đó làm giảm năng suất và mức độ hạnh phúc của họ. Ông cũng nói rằng "Nếu bạn cho mọi người sự tự do và linh hoạt ... họ sẽ cảm thấy họ có quyền kiểm soát nhiều hơn."

XÂY DỰNG VĂN HÓA LÀM VIỆC TẬP TRUNG VÀO KẾT QUẢ.

Friedman lập luận rằng các doanh nghiệp nên tập trung vào kết quả thay vì chỉ đánh giá công việc thông qua khoảng thời gian nhân viên sử dụng tại công sở. Ông nói "Nếu bạn thu được kết quả, bạn sẽ ít quan tâm đến việc họ đã ở đâu trong giờ làm". Xác định rõ với nhân viên về yêu cầu của bạn và cho họ sự tự do lựa chọn thời gian, địa điểm và cách thức để đạt được những chỉ tiêu đó sẽ giúp tạo ra lực lượng lao động hiệu quả và năng suất hơn so với khi họ bị yêu cầu phải ở trong văn phòng từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều với quy định nghiêm ngặt về hành vi tại nơi làm việc.

XÁC ĐỊNH YÊU CẦU CÔNG VIỆC

Có thể mức độ tự do giành cho nhân viên ở mỗi công ty là khác nhau, nhưng Friedman nói rằng cái thời mà nhân viên không được phép thực hiện ngay cả việc mở email cá nhân tại nơi làm việc hay lướt web vì những lý do cá nhân, đã qua lâu rồi." Trong thế giới được kết nối hoàn toàn như ngày nay, thật vô nghĩa khi cố gắng áp đặt và cấm đoán nhân viên không được làm những việc cá nhân quan trọng ngoài những gì họ phải làm ‘ở nơi làm việc’ ". Hãy xem xét những gì thực sự cần thiết trong công việc để quyết định mức độ tự do cho phép. Một số nhiệm vụ và công việc đòi hỏi người lao động phải có mặt vào mọi thời điểm, những cũng có rất nhiều công việc mà sự có mặt của họ là không cần thiết. Trong thực tế, có thể đạt được kết quả tốt nhất bằng cách trao cho nhân viên sự tự do để làm việc ở nhà hoặc cho phép họ mang theo điện thoại tới sân bóng để xem con mình thi đấu. Friedman đề nghị nên để cho nhân viên thoải mái hơn về thời gian ngồi bàn giấy và nên khiến họ có trách nhiệm hơn đối với các kết quả mà họ làm ra, thậm chí nếu điều này có nghĩa là họ ra khỏi văn phòng hay mua sắm tạp phẩm trực tuyến tại nơi làm việc.

THỬ NGHIỆM, MẮC SAI LẦM VÀ RÚT KINH NGHIỆM.

Mối lo lớn nhất của các nhà quản lý chính là công việc sẽ bị trì trệ khi trao cho nhân viên của mình quá nhiều tự do. Dù cho việc “homing from work” khiến cho lãnh đạo cảm thấy mất kiểm soát đối với nhân viên, nhưng các nhà quản lý vẫn cần thử nghiệm thật nhiều để đạt được sự cân bằng phù hợp. Friedman đề nghị nên bắt đầu bằng cách hỏi nhân viên xem mức độ linh hoạt nào là phù hợp để nhân viên vẫn có thể hoàn thành công việc trong khi vừa đáp ứng nhu cầu cuộc sống của họ và thử nghiệm điều đó trong một khoảng thời gian (hai tuần, một tháng, vv). Bạn có thể sẽ nhận thấy rằng nhân viên làm việc hiệu quả hơn trong thời gian đó bởi họ trân trọng sự thoải mái mà họ nhận được và sẽ làm việc chăm chỉ để đảm bảo họ có thể duy trì sự cân bằng. Freidman nói rằng : "Chúng ta phải thừa nhận rằng tồn tại sự đan xen giữa thế giới của công việc và ngoài công việc. Và trong thời kỳ này, một thách thức lớn đới với chúng ta chính là phải sáng suốt hơn và cân nhắc kỹ càng hơn về việc tạo ra ranh giới tâm lý, mà ranh giới này cho phép bạn hoàn toàn tập trung vào cuộc sống cá nhân nơi có những điều và con người mà bạn quan tâm".