Điều phối là một kỹ năng đặc biệt được sử dụng trong các cuộc họp dự án nhằm mang lại những điều tốt nhất và giải quyết những vấn đề tồi tệ nhất trong nhóm để phục vụ mục đích của dự án. Cuộc họp là một công cụ thúc đẩy các mục tiêu của dự án bằng cách cân bằng nhu cầu của dự án và của mọi người. Kĩ năng điều phối và các cuộc họp luôn song hành với nhau. Một bên không thể tồn tại đơn lẻ, hoặc tồn tại một cách có hiệu quả mà không có bên kia. Người quản lý dự án cần coi cuộc họp như một công cụ để giải quyết công việc và công cụ đó nên được thực hiện như việc thực hiện một dự án. Một cuộc họp cũng giống như một dự án, xảy ra những thứ mới; có khởi đầu, có kết thúc, mang tính tạm thời và cần tạo ra những sản phẩm rõ ràng. Cuộc họp là một trong nhiều công cụ mà nhà quản lý dự án sử dụng để đưa dự án đến với thành công. Người ta quen và thường dễ dãi với những cuộc họp, khiến chúng bị lạm dụng quá nhiều mà không giải quyết được công việc.
Các cuộc họp là công cụ mà nhà quản lý dự án thường sử dụng để đề xuất hoạt động cũng như để đạt được thành công của dự án. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng cũng là công cụ thích hợp để sử dụng. Đừng tổ chức một cuộc họp nếu như bạn chưa có mục tiêu rõ ràng. Hãy dành phần đầu của buổi họp để làm rõ mục tiêu của nó. Như tổng thống Abraham Lincoln đã nói, "Đặt đúng mục tiêu là bạn đã đi được nửa đường”. Mô hình GRPI (Goals-mục tiêu, Roles-vai trò, Responsibilities-trách nhiệm, Processes-quy trình và Interpersonal skills-kỹ năng giao tiếp) là một mô hình nhóm phổ biến, cho biết 80% mâu thuẫn trong nhóm xuất phát từ những mục tiêu không rõ ràng. Phần lớn các cuộc họp không hiệu quả vì mục đích của chúng không rõ ràng. Chỉ cần bạn đảm bảo rõ ràng về mục tiêu của cuộc họp từ trước hoặc ngay khi bắt đầu thì nhiều khả năng sẽ có những kết quả thuận lợi.
Các cuộc họp báo cáo tình hình dự án thường bị cho là không hiệu quả. Một số câu hỏi đơn giản cũng có thể giúp bạn xác định xem tổ chức họp có phải là công cụ thích hợp để thu thập thông tin, tình hình hay không. Ví dụ: thông tin nào là cần thiết, ai là người chịu trách nhiệm, khi nào, và bao lâu thì nên kiểm tra một lần? Một mục tiêu mới có thể phát sinh từ những câu hỏi này, và có khi người quản lý dự án lại là người duy nhất cần biết những thông tin về tiến độ công việc. Do đó một cuộc họp sẽ không phải là công cụ thích hợp trong trường hợp này. Một nhóm dự án 10 người dành 2 giờ/tuần để họp báo cáo tình hình và cập nhật tiến độ thì sẽ mất 20 giờ lao động. Nếu người quản lý dự án dành thời gian thu thập thông tin 4 giờ/tuần thay vì tổ chức một cuộc họp như vậy thì dự án đã tiết kiệm được khoảng 16 giờ đồng hồ. Nếu nhóm dự án thiết lập một công cụ trực tuyến và sử dụng nó để báo cáo tình hình và cập nhật thông tin thì còn có thể tiết kiệm nhiều hơn nữa. Tuy nhiên, những kết quả vô hình của các buổi họp cũng không thể bỏ qua. Khi các thành viên trong nhóm thường xuyên tương tác, điều này sẽ vô tình tạo ra sợi dây liên kết giữa các thành viên và làm nảy sinh các ý tưởng và giải pháp có hiệu quả. Nếu sự liên kết và tương tác trong nhóm là một mục tiêu quan trọng cho sự thành công của dự án thì điều sống còn là phải tạo ra mối liên kết đó, có thể bằng cách tổ chức họp hoặc bằng các cách khác.
Cuộc họp là nơi tuyệt vời để đạt được những mục tiêu liên quan đến dự án như: đạt được sự đồng thuận, đưa ra các quyết định, huy động ý kiến, giải quyết các vấn đề, cập nhật những thông tin quan trọng và khiến các thành viên gắn bó hơn. Những lựa chọn thay thế cho buổi họp có thể là việc thảo luận một-một, thảo luận trực tuyến hoặc các sự kiện chung của nhóm. Câu hỏi quan trọng nên được đặt ra là: Mục đích cuộc họp có rõ ràng không và nó có phải là công cụ thích hợp để đạt được mục đích này không?
Một điều phối viên giỏi phải giống như một con diều hâu lúc săn mồi. Với đôi mắt ở hai bên đầu, diều hâu sẽ bắt đầu cuộc đi săn của mình bằng việc đậu ở trên các cành cây cao hoặc lượn vòng trên bầu trời; nhờ đó nó có một tầm nhìn bao quát toàn bộ tình hình. Nhà quản lý dự án cũng cần có khả năng nhìn được bức tranh toàn cảnh - về tầm nhìn của công ty, về ngành hàng và hiện trạng dự án. Khi đã xác định được con mồi, diều hâu sẽ lao thẳng xuống và tóm lấy nó. Tuy nhiên, trong khi lao xuống bắt mồi, diều hâu vẫn để mắt đến những hiểm hoạ xung quanh. Nếu nó phát hiện ra bất kì mối đe doạ hay thách thức nào, nó sẽ tránh đi dù cho có gần mục tiêu đến thế nào. Sau khi xem xét lại mọi cản trở xung quanh, nó sẽ tìm ra một cách mới để săn mồi. Nó có thể chờ cho mối nguy hiểm trôi qua hoặc tìm một cách mới để tiếp cận con mồi. Trong trường hợp nhận thấy không thể bắt được con mồi ban đầu, nó sẽ chọn cách rời đi và tìm một mục tiêu mới dễ dàng hơn. Diều hâu luôn không ngừng săn đuổi con mồi.
Cũng giống như diều hâu, các điều phối viên cũng phải có một cái nhìn bao quát và nên biết khi nào thì tập trung vào mục tiêu buổi họp. Điều phối viên phải biết ứng biến theo tình huống diễn ra trong thực tế. Họ phải kiên trì với việc đạt được mục tiêu buổi họp. Họ điều hành cuộc họp và sẽ nhận ra khi nào mục tiêu buổi họp trở nên không thực tế và cần phải điều chỉnh lại. Người điều phối phải biết cách hoà hợp, chỉnh đốn và kết nối các thành viên để tập thể cùng thống nhất và đạt được mục tiêu. Giống như diều hâu, họ phải luôn bao quát và đưa ra các hành động kịp thời để kiếm soát mục tiêu và các thành viên trong buổi họp.
Điều phối viên sẽ sử dụng nhiều phương pháp và kĩ năng vào từng thời điểm khác nhau của buổi họp. Việc sử dụng kĩ năng nào, vào thời điểm nào không phải lúc nào cũng rõ ràng. Thực tế khi thực hiện dự án sẽ cho chúng ta biết nên sử dụng kỹ năng nào, vào lúc nào, với ai, trong khi vẫn phải tập trung vào mục tiêu của buổi họp. Nhiều kỹ năng có vẻ mâu thuẫn với nhau, chẳng hạn như bạn vừa phải quan sát bức tranh tổng thể đồng thời vẫn phải nhìn rõ các chi tiết nhỏ. Nhưng cả hai thứ đó đều cần thiết. Điểm mấu chốt ở đây là phải tìm ra sự cân bằng; người điều phối có thể mở rộng phạm vi những gì có thể bằng cách tạo ra sự đối lập. Một phương pháp mà điều phối viên có thể sử dụng là dùng từ "VÀ". Phương pháp này giúp họ bao quát được cả tổng thể và các điểm mấu chốt. Dưới đây là một vài ví dụ cụ thể:
Một số kĩ năng quan trọng trong thực tế để tận dụng được phương pháp “VÀ” là:
Con người vừa là tài sản lớn nhất nhưng cũng là thách thức lớn nhất cho cả điều phối viên và người quản lý dự án. Hành vi của con người có thể dự đoán được và cũng có thể không, những động lực khác nhau dẫn đến những hành vi khác nhau. Có một số nguyên nhân ngăn cản mục tiêu của buổi họp, ví dụ như: sự né tránh, ảnh hưởng của nhà quản lý cấp cao, sự cạnh tranh giữa các thành viên, hay việc ai cũng muốn được tôn trọng. Sự tương tác giữa các cá nhân và nhóm sẽ đưa ra một thách thức mới cho người điều phối. Các hành vi của cá nhân và nhóm thường đi theo khuôn mẫu chung và một khi xác định được nó thì ta hoàn toàn có thể đương đầu được với thách thức. Một người điều phối giỏi có thể nhận ra các hành vi và can thiệp nó một cách nhanh chóng. Hành vi là thứ được biểu hiện ra bên ngoài và có thể quan sát. Nó sẽ là manh mối cho bạn biết những cá nhân hoặc tập thể nhóm đang nghĩ gì. Tuy nhiên, điều quan trọng là không nên đưa ra các giả định để đánh giá suy nghĩ của một người từ một hành vi đơn lẻ. Chẳng hạn như việc đảo mắt. Bạn có thể quan sát thấy ngay. Nó có thể có nghĩa là "việc này thật ngu ngốc", "tôi đã nghe về điều đó trước đây rồi", "anh là thằng ngốc" hoặc "tôi thật ngu ngốc vì không biết điều này". Bằng cách đưa hành vi vào một ngữ cảnh rộng hơn, nó sẽ giúp ta lọc ra hành vi nào điều phối viên cần can thiệp và nên can thiệp thế nào. Dưới đây là hai bối cảnh minh họa cho việc ta sẽ hành xử thế nào với hành vi đảo mắt ở ví dụ trên.
Bối cảnh 1, trong một cuộc tranh luận căng thẳng, khi mọi mục tiêu đã gần đạt được, một nhà tài trợ cấp cao bỗng im lặng và đảo mắt liên tục mà không có lý do rõ ràng. Người điều phối có thể hỏi, "Tôi thấy chị đảo mắt. Không biết nó có liên quan đến kết luận mà chúng ta đang thống nhất hay không?".
Bối cảnh 2, một người tham dự cuộc họp đang đảo mắt nhưng anh này không tham gia vào cuộc thảo luận và mọi người biết anh ta không thích một đồng nghiệp khác - chính là người đang phát biểu. Và điều phối viên có thể chọn cách bỏ qua hành vi này. Bằng cách tách các hành vi ra khỏi cá nhân đó, những xung đột và điều chỉnh cũng sẽ mang ít tính cá nhân hơn. Hành vi đó không có lợi trong việc vận hành buổi họp.
Việc xác định các hành vi sẽ giúp bạn kiểm soát cảm xúc mà chưa phải đánh giá nhân cách của một ai đó. Các hành vi cá nhân thường gặp làm cản trở hiệu quả của cuộc họp là: không chú ý, phân tâm, không tôn trọng, không lên tiếng và tham gia, nói chuyện quá nhiều và nói lạc đề.
Dịch chuyển là một phương pháp để can thiệp và chuyển hướng cuộc họp theo đúng mục tiêu. Nếu bạn đã từng lái xe số, bạn biết rằng mình cần sang số để chiếc xe có thể chạy nhanh hơn và hiệu quả hơn. Bạn có thể giữ số và lái xe hàng giờ trên một con đường bằng phẳng và không bao giờ phải sang số. Hoặc cũng có thể bạn phải sang số thường xuyên do các điều kiện xung quanh như việc phải dừng lại rồi di chuyển tiếp nhiều lần, vì những chiếc xe khác trên đường hay vì bạn phải đi qua rất nhiều đồi núi... Trong lần đầu tiên học cách lái xe số, hầu hết mọi người đều nhìn vào đồng hồ đo tốc độ, nó đo tốc độ động cơ trong mỗi phút. Nếu tốc độ quá cao hoặc quá thấp, bạn biết mình sẽ phải đổi số lên hoặc xuống. Khi chiếc xe xuất hiện những tiếng ồn lớn, như tiếng máy nổ hay rít ga thì chứng tỏ đã có một lỗi nào đó xảy ra. Một người lái xe dày dạn kinh nghiệm sẽ nghe được từng tiếng máy, nắm được điều kiện đường xá, từ đó sang số một cách vô thức và rất dễ dàng. Việc sang số của một chiếc xe là sự xác nhận cần có một sự thay đổi và điều đó chỉ ra rằng hành động thích hợp đã được thực hiện.
Việc sang số cũng như việc một điều phối viên nhận ra có điều gì đó đã xảy ra trong cuộc họp và có khả năng cản trở nhóm đạt được mục tiêu. Việc sang số cũng giống như việc nhận thức được những gì đang diễn ra, nắm được tình hình thực tế và đưa ra những hành động thích hợp tiến tới mục tiêu. Dưới đây là sáu ví dụ về cách mà một điều phối viên có thể sử dụng kỹ thuật sang số để ứng xử, sau khi nghe một người tham dự có những bình luận có thể gây cản trở công việc, chẳng hạn như "Tôi rất ghét khi chúng ta phải sử dụng ABC để giải quyết vấn đề đó".
Trước khi đưa ra bất kỳ hành động cụ thể nào, bước đầu tiên là bạn cần hiểu những gì người đó nói trước. Phương pháp phổ biến nhất để làm việc này là nhắc lại lời của họ. Càng gần với những gì họ nói thì càng tốt. Ví dụ: "Tôi hiểu là anh ghét việc sử dụng ABC để giải quyết vấn đề đó".
Bước thứ hai là hãy đánh giá thực tế xem lời phát biểu đó có ảnh hưởng gì đến việc đạt được mục tiêu buổi họp hay không.
Bước ba là chuyển sang hành động. Dưới đây là sáu ví dụ khác nhau về việc “sang số”, dựa trên con người, tình huống và mục tiêu hiện tại:
Dịch chuyển (Sang số) là một kỹ năng cần thực hành và người điều phối giỏi sẽ luôn thực hiện nó một cách vô thức.
Có nhiều công cụ, kỹ thuật và kỹ năng mà một điều phối viên giỏi có thể sử dung, chẳng hạn như lập kế hoạch trước và sau cuộc họp, các kỹ năng hội họp cơ bản như chuẩn bị trước một chương trình nghị sự, sử dụng các quy tắc cơ bản, quản lý thời gian và sử dụng các công nghệ phù hợp cho công việc. Phải lên kế hoạch trước và sau, nắm được những thách thức liên quan, phải bao quát liên tục như diều hâu và tìm cách thích ứng khi có tình huống phát sinh.
“Sang số” cũng là một kỹ năng có thể áp dụng trong cuộc họp để đạt được mục tiêu. Điều quan trọng nhất là người điều phối phải hiểu rõ mục đích của cuộc họp. Bản thân cuộc họp chỉ là một công cụ, được thực hiện như một dự án nhỏ nhằm phục vụ cho dự án lớn hơn. Kết quả là năng suất phải được cải thiện. Một điều phối viên thực thụ có thể tạo ra những kết quả bất ngờ và đôi khi là rất tuyệt vời bằng cách khai thác trí tuệ của tập thể bằng kỹ năng điều phối của mình. Nhờ đó, công việc có kết quả và mọi người cũng hào hứng hơn tham gia vào công việc. Người quản lý thì có thêm những cải tiến hiệu quả và chất lượng trong việc bàn giao kết quả dự án.
RemindWork Là ứng dụng đa nền tảng (PC, Mobile) để phân công và quản lý công việc cho tổ chức nhiều cấp quản lý
Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi bằng ứng dụng RemindWork trên Android và iOS
Quét mã QR Code để tiến hành cài đặt RemindWork trên iPhone của bạn
Hoặc click vào đây để xem chi tiết.
Quét mã QR Code để tiến hành cài đặt RemindWork trên điện thoại Android của bạn
Hoặc click vào đây để xem chi tiết.