Ma trận Eisenhower - Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ

1. Khẩn cấp  quan trọng (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).

2. Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).

3. Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).

4. Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).

Ma trận Eisenhower - Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ - Ảnh 1.

 

Điều tuyệt vời về ma trận này đó là nó có thể được sử dụng cho cả những kế hoạch lớn (kế hoạch cho cả tuần) cũng như những kế hoạch nhỏ hơn (kế hoạch trong ngày).

Dưới đây là một ví dụ về Eisenhower Box cho một ngày:

Ma trận Eisenhower - Phương pháp quản lý thời gian hiệu quả của vị Tổng thống Mỹ - Ảnh 2.

 

Phân biệt Khẩn cấp và Quan trọng

"Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng" – Dwight Eisenhower.

Quan trọng là những hoạt động có kết quả sẽ dẫn chúng ta đạt được mục tiêu, cho dù đó là những hoạt động của cá nhân hoặc trong công việc

Khẩn cấp là những hoạt động chúng ta thường tập trung vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.

Nếu tách biệt sự khác nhau giữa chúng một lần thì khá đơn giản, nhưng tiến hành một cách liên tục có thể gặp khó khăn. Điều tuyệt vời của ma trận Eisenhower là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định lặp đi lặp lại liên tục. Và cũng giống như bất cứ điều gì khác trong cuộc sống, kiên định là điều tối quan trọng.

Dưới đây là một số điểm được rút ra từ việc sử dụng phương pháp này:

Loại bỏ trước khi tối ưu hóa

Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. Đó không phải là lý do khiến ta trở nên lười biếng mà là một gợi ý thúc đẩy chúng ta đưa ra quyết định khó khăn và loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình.

Thông thường, chúng ta lấy năng suất công việc, quản lý thời gian và sự tối ưu hóa như một lý do để lảng tránh những câu hỏi hóc búa: "Liệu tôi thực sự cần làm việc này?".

Quả là dễ dàng hơn rất nhiều khi duy trì sự bận rộn và tự nhủ bản thân rằng ta chỉ cần làm việc hiệu quả hơn một chút hoặc "Ở lại làm việc muộn hơn một chút" hơn là phải chịu đựng sự bứt rứt khi bỏ đi công việc dễ chịu mà bạn đang làm, nhưng đó không phải là cách sử dụng hiệu quả nhất thời gian của bạn.

Như Tim Ferriss từng nói: "Bận rộn là một hình thái của sự lười biếng – Lười suy nghĩ và hành động bừa bãi"

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới "Bỏ đi" nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức. Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa.

Liệu phương pháp này có giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu

Một lưu ý cuối cùng: Sẽ rất khó để loại bỏ những công việc khiến bạn lãng phí thời gian nếu bạn không chắc chắn bạn đang muốn làm điều gì.

Có hai câu hỏi sau đây có thể giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower:

1. Tôi đang làm việc vì cái gì?

2. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?

Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.

Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.

Tri thức trẻ

Other Post


Các Câu Hỏi Thường Gặp Về Phương Pháp Getting Things Done - GTD (Một Phương Pháp Quản Lý Thời Gian)
Tuesday, April 14, 2020
Getting Things Done là một phương pháp quản lý thời gian, được mô tả trong một cuốn sách cùng tên của chuyên gia tư vấn năng suất David Allen. Nó còn thường được gọi với cái tên là GTD. Cộng đồng Saga.vn xin chia sẻ cho bạn đọc bài viết về Getting Things Done của tác giả Leo Babauta (một bloger ngườ...
32 Công Cụ Tăng Năng Suất Tốt Nhất Mà Bạn Cần Biết
Tuesday, April 14, 2020
Có vô số công cụ tăng năng suất dành cho bạn. Chúng tôi đã tìm kiếm trên Product Hunt một số công cụ quản lý thời gian, lịch, thay đổi thói quen và theo dõi mục tiêu tốt nhất. Hãy xem danh sách đầy đủ bên dưới - chúng tôi hy vọng chúng sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu lớn trong năm 2019 và hơn thế nữa
Lịch sử phát triển trí tuệ nhân tạo (AI)
Tuesday, January 28, 2020
Trong khoa học máy tính, trí tuệ nhân tạo hay AI (tiếng Anh: Artificial Intelligence), đôi khi được gọi là trí thông minh nhân tạo, là trí thông minh được thể hiện bằng máy móc, trái ngược với trí thông minh tự nhiên được con người thể hiện. Thông thường, thuật ngữ "trí tuệ nhân tạo" thường được sử ...
Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng (Qms) Là Gì? - Iso 9001 & Những Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng Khác
Monday, April 27, 2020
Hệ thống quản lý chất lượng (Quality management system - QMS) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. Còn ISO 9001: 2015 chính là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng.
RemindWork - Quản lý công việc

RemindWork Là ứng dụng đa nền tảng (PC, Mobile) để phân công và quản lý công việc cho tổ chức nhiều cấp quản lý

  • Phân công việc
  • Quản lý và theo dõi
  • Cập nhật thông tin & báo cáo
  • Tuyệt mật mã hoá dữ liệu công việc với khoá riêng và nhiều hơn nữa

Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi bằng ứng dụng RemindWork trên Android và iOS