Những điều cần biết về dòng tiền – Máu của doanh nghiệp

Đối với mỗi doanh nghiệp dòng tiền là máu chảy trong cơ thể và việc quản trị dòng tiền có thể quyết định sự sống còn của toàn bộ doanh nghiệp.theo nghiên cứu của công ty cố vấn tài chính Ormsby Street ở Anh, 40% doanh nghiệp thất bại trong vòng năm năm đầu tiên. Đó là một lời cảnh tỉnh nghiêm túc cho bất kỳ chủ doanh nghiệp nào, và một trong những nguyên nhân lớn nhất của các thất bại này là việc mất kiểm soát với dòng tiền trong kinh doanh.

Vậy dòng tiền là gì, quản trị dòng tiền đóng vai trò thế nào với sự tồn tại của một doanh nghiệp và làm thế nào để quản lý dòng tiền một cách hiệu quả ?

Khái niệm dòng tiền?

Hiểu một cách đơn giản, dòng tiền là sự phản ánh vận động của tiền đi vào và đi ra phát sinh trong một thời kỳ nhất định từ các hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ như hiện bạn đang kinh doanh một cơ sở giày dép. Khách hàng đến mua giày rồi trả tiền, đó là dòng tiền vào. Và khi bạn nhập thêm hàng, thanh toán tiền điện nước, lương nhân viên … , đó chính là dòng tiền ra.

Mục tiêu chính của mỗi doanh nghiệp là làm sao để tạo ra dòng tiền dương (Positive Cash Flow), tức là thu vào nhiều hơn bỏ ra. Nghe thì có vẻ đơn giản nhưng trong thực tế rất nhiều doanh nghiệp gặp phải vấn đề với dòng tiền của mình.

Ví dụ như một doanh nghiệp vận tải có 10 chiếc xe tải chở hàng. Số tiền thu lại dùng để trang trải chi phí hoạt động như lương tài xế, nhiên liệu, bảo trì, khấu hao và còn lại là lợi nhuận. Đột nhiên hôm nay bỗng có đến 8 khách hàng không trả tiền đúng hẹn. Trên sổ sách, tình hình tài chính của doanh nghiệp này vẫn rất ổn nhưng trong két không còn đồng nào để trả tiền cho các chi phí hoạt động.

Các sự cố khó lường trước là một trong các lý do chủ yếu dẫn đến việc mất kiểm soát với dòng tiền. Ngoài ra, những doanh nghiệp còn tạo ra dòng tiền âm (Negative Cash Flow), tức là chi nhiều hơn thu . Nguyên nhân phần lớn đến từ việc buôn bán hàng hóa hoặc mở rộng đầu tư sản xuất.

Dòng tiền thuần và phân loại dòng tiền

Để hiểu rõ hơn về số liệu dòng tiền và phân tích những Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statements of Cash Flows), ta cần biết về khái niệm dòng tiền thuần và các hoạt động của dòng tiền.

Dòng tiền thuần là số tiền còn lại sau khi thu và chi trong mỗi doanh nghiệp. Về cơ bản, kết quả dòng tiền thuần chung của doanh nghiệp được tổng hợp nhờ số liệu của các dòng tiền tới từ 3 hoạt động động chính:

• Hoạt động kinh doanh : Dòng tiền ra vào chủ yếu từ hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp.
• Hoạt động đầu tư : Dòng tiền vào và ra chủ yếu từ các hoạt động mua sắm, hình thành các tài sản dài hạn và những khoản đầu tư tài chính.
• Hoạt động tài chính : Phản ánh dòng tiền đến từ các quyết định huy động cho hoạt động của doanh nghiệp.

Vai trò của việc quản trị dòng tiền với mỗi doanh nghiệp

Năm 2008, Washington Mutual Bank – một trong những ngân hàng nổi tiếng của Mỹ bị buộc phải phá sản vì phạm sai lầm ở vấn đề quản trị dòng tiền. Đây được giới tài chính Mỹ nhận định là một trong những vụ ngân hàng phá sản lớn nhất trong lịch sử. Trong cơn bão khủng hoảng tài chính, sự phá sản của Lehman Brothers và sự sụp đổ của một loạt ông lớn khiến các khách hàng ồ ạt rút tiền ra khỏi Washington Mutual Bank ( 9% lượng tiền gửi) dẫn tới thanh khoản không còn. Số lượng và tốc độ của dòng tiền ra lúc đó đã khiến ngân hàng này không thể trở tay trong việc tìm kiếm nguồn vốn mới và cải thiện tính thanh khoản.

                                                                                                                    Biểu đồ chứng khoán của Washington Mutual, Inc

Bài học quản trị dòng tiền từ sự thất bại của Washington Mutal Bank là “tiền mặt sẽ là một sự lãng phí trong thị trường tăng trưởng, nhưng tiền mặt là vị vua trong những thời điểm khó khăn”. Các doanh nghiệp cần luôn có đủ thanh khoản để đáp ứng các khoản dự phòng và các chi phí cho những sự cố bất ngờ.

Đóng vai trò tối quan trọng trong từng hoạt động của mỗi doanh nghiệp, về cơ bản quản trị dòng tiền giúp doanh nghiệp có thể:

• Kiểm soát, tăng số tiền và tốc độ dòng tiền vào; giảm thiểu số tiền, tốc độ dòng tiền ra.
• Thiết lập kế hoạch vay/trả tiền hiệu quả , tăng tín dụng với ngân hàng, nhà đầu tư và nhà cung cấp.
• Tận dụng tối đa các cơ hội giảm thiểu chi phí như chiết khấu mua hàng hay tối ưu hóa chi phí vận hành, sản xuất.  
• Sử dụng tiền mặt hiệu quả nhất khi có sẵn.
• Cung cấp tài chính để mở rộng và phát triển kinh doanh
• Tăng gắn kết với nhân viên khi có các khoản thưởng, đầu tư cơ sở vật chất và thanh toán lương đúng hạn.

Vậy làm thể nào để quản trị dòng tiền hiệu quả?

Theo tổng hợp từ các chia sẻ của những CFO hàng đầu tại Mỹ, có 3 điều cần chú ý để quản trị dòng tiền hiệu quả:

1. Luôn có dự báo về dòng tiền:

Chuẩn bị dự báo cho dòng tiền của doanh nghiệp vào năm tới , quý sau, hay thậm chí nếu đang trong tình hình đặc biệt thì là vào mỗi tuần. Dự báo về dòng tiền chính xác có thể giúp doanh nghiệp chuẩn bị cho những rắc rối từ trước khi chúng xảy ra.

Một bản dự báo dòng tiền hoàn chỉnh là sự tổng hợp của các yếu tố bao gồm: lịch sử thanh toán của khách hàng, đối tác; xác định các khoản chi tiêu sắp tới và sự am hiểu để mường tượng các vấn đề có thể xảy ra phía nhà cung cấp của 1 nhà quản trị thông minh. Hãy đặt ra các dự đoán về những khoản phải thu bị chậm trễ hay các khoản phải trả không được gia hạn. Nhà quản trị cũng cần phải chắc chắn rằng mình không bỏ qua những chi phí khoản cố định phải chi trả (Fixed costs) bao gồm chi phí thuê, nhập hàng, tiền lương và thuế, chi phúc lợi, cơ sở vật chất, quảng cáo,,…

2. Cải thiện các khoản phải thu

Như có nhắc đến ở phần đầu, nếu doanh nghiệp được thanh toán ngay tiền sau khi bán sản phẩm thì quản lý dòng tiền sẽ trở thành vấn đề dễ dàng hơn nhiều. Thật không may rằng thực tế lại không tốt đẹp như vậy nên việc cải thiện các khoản phải thu vẫn là một trong những vấn đề quan trọng trong việc quản lý dòng tiền. Chiến lược cơ bản nhất của việc này là : Cải thiện tốc độ doanh nghiệp biến nguyên liệu thành sản phẩm; biến hàng tồn kho thành các khoản phải thu và biến khoản phải thu thành tiền mặt. Dưới đây là một vài kỹ thuật để làm điều này:

• Cung cấp các ưu đãi giảm giá để khách hàng, đối tác thanh toán hóa đơn một cách nhanh chóng.
• Yêu cầu khách hàng, đối tác thanh toán tiền hàng tại thời điểm đặt hàng nhiều nhất có thể.
• Loại bỏ các hàng tồn kho, lỗi, cũ với bất cứ thứ gì mà doanh nghiệp có thể nhận được.
• Theo dõi và có chính sách phù hợp với các khách hàng, đối tác thanh toán chậm

3. Quản lý các khoản phải trả

Mức tăng trưởng doanh thu thần tốc đôi khi làm che mắt các nhà quản trị. Đặc biệt với các doanh nghiệp đang trên đà phát triển, bất cứ khi nào thấy chi phí tăng nhanh hơn doanh thu, các nhà quản trị cần kiểm tra một cách cẩn thận để có cách cắt giảm phù hợp hoặc kiểm soát chúng. Đây là một vài chú ý nhỏ:

• Tận dụng tối đa các điều khoản thanh toán của các chủ nợ, ngân hàng, nhà cung cấp. Nếu khoản thanh toán đáo hạn trong 30 ngày, đừng thanh toán trong 15 ngày. Hãy thực hiện thanh toán vào ngày cuối cùng đến hạn. Doanh nghiệp vẫn sẽ duy trì quan hệ hợp tác tốt với chủ nợ, ngân hàng trong khi vẫn duy trì việc sử dụng tiền một cách hiệu quả
• Giao tiếp thân thiết với các nhà cung cấp để họ có hiểu biết tình hình tài chính của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp cần gia hạn thanh toán, sự tin tưởng và hiểu biết của họ là một trong những yếu tố cần thiết nhất.
• Xem xét cẩn thận gợi ý khuyến mại của nhà cung cấp cho các khoản thanh toán sớm.
Lý do có thể là do nhà cung cấp của bạn đang nợ 1 khoản lớn cần thanh toán gấp, hoặc họ có thể đang đề nghị bạn thay đổi để giảm các khoản chi phí chung của họ.
• Đừng luôn tập trung vào giá thấp nhất khi chọn nhà cung cấp. Đôi khi các điều khoản thanh toán linh hoạt hơn có thể đem lại cho doanh nhiều lợi nhuận hơn..