3 nguyên tắc vàng để quản lý dòng tiền hiệu quả

"Liệu chúng ta có thể kiểm soát những điều không thể kiểm soát?"
Quản lý dòng tiền là một trong những nhiệm vụ quan trọng của các giám đốc tài chính (CFO) ngày nay. Dòng tiền là nguồn sống của mọi doanh nghiệp. Quản lý tốt dòng tiền không chỉ đảm bảo việc kinh doanh được thông suốt và thuận lợi mà đó còn là cơ sở để vượt lên các đối thủ khi thời cơ đến.

Tuy nhiên, những yếu tố như thị trường, đối tác và khách hàng trực tiếp ảnh hưởng đến dòng tiền của chúng ta mà rất khó để kiểm soát. Để quản lý dòng tiền một cách chủ động hơn, chúng tôi xin chia sẻ với bạn một số nguyên tắc sau.

Chọn đúng khách hàng và đối tác

Một điều khá phổ biến hiện nay là nhiều công ty đang mắc kẹt với những món nợ xấu khó đòi do khách hàng gây ra. Lý do là họ đã làm ăn với những công ty không đủ năng lực thanh toán, điều mà lẽ ra họ nên cân nhắc kĩ trước khi tham gia hợp đồng.

Khách hàng là tài sản lớn nhất nhưng cũng phải lưu ý rằng nhiều khả năng họ sẽ trở thành tiêu sản của bạn. Đây là một việc làm khó nhưng hãy lựa chọn khách hàng đủ năng lực kinh doanh và có khả năng chi trả đúng hạn.

Đừng vội kí hợp đồng với bất kì khách hàng nào đến với bạn. Vì lý do gì mà bạn phải làm ăn với những người mà bạn không chắc là họ sẽ thanh toán đúng hạn hoặc sẽ không bao giờ thanh toán?

Để xác định được điều này bạn nên đánh giá năng lực kinh doanh của đối tượng, môi trường kinh doanh của lĩnh vực đó ra sao, đối thủ cạnh tranh là ai, nhu cầu khách hàng như thế nào. Quan trọng hơn hết là họ đang làm gì? Thông tin luôn là vũ khí hiệu quả giúp bạn bảo vệ công việc kinh doanh một cách hữu dụng.

Bạn cũng nên thiết lập và quy chuẩn hóa các quy định thanh toán khi mua bán, gắn liền với quy định pháp luật để ràng buộc khách hàng.

Đây là biện pháp phòng vệ quan trọng không phải chỉ để bảo vệ ưu thế trước pháp luật khi chuyện xấu xảy ra mà quan trọng nó là 'lời nhắc nhở' đối với các đối tác khi tham gia vào hợp đồng, nếu họ không thực sự đủ năng lực thanh toán, sẽ ít khả năng họ muốn dính líu đến pháp luật.

Chọn đúng đối tác sẽ là công việc cần thời gian so với các hợp đồng chóng vánh được 'nhắm mắt' kí. Nhưng sự kiên nhẫn đó sẽ được đền đáp thỏa đáng.

Tối ưu quy trình quản lý hàng hóa thành phẩm và hàng tồn kho để giải phóng dòng tiền

Vấn đề giải phòng hàng tồn kho luôn khiến các chủ doanh nghiệp đau đầu. Giải quyết được vấn đề này nguồn tiền sẽ không bị ứ đọng.

Trước khi sản suất bạn phải dự đoán nhu cầu của trị trường, dự đoán số lượng hàng hóa mà công ty có thể bán ra, chính vì khả năng dự báo của chúng ta còn chưa đủ chính xác để biết sản xuất bao nhiêu là vừa, cộng thêm sự thiếu am hiểu về thị trường tiêu thụ và đối thủ cạnh tranh cũng là nguyên nhân cho việc sản xuất dư thừa.

Việc dự báo cần phải có đạt được độ chính xác tương đối. Thị trường có nhiều biến động thay đổi thì việc dự báo cần phải thường xuyên hơn và liên tục hơn. Như vậy mới kịp thời điều chỉnh sản lượng. Giảm thiểu số lượng hàng sản xuất dư thừa có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí như nguyên nhiên liệu, nhân công và kho bãi.

Một cách khác được các công ty tiên tiến áp dụng như sử dụng hệ thống quản lý sản phẩm hoàn thiện như just-in-time inventory management (JIT) để quản lý kho bãi hiệu hiệu quả hơn. Cũng là một cách hiệu quả để giảm chi phí và giải phóng dòng tiền.

Dự báo dòng tiền một cách chính xác

Cần dự báo dòng tiền một cách thường xuyên liên tục để kiểm soát và cân đối giữa dòng tiền vào ra. Kiểm tra và giám sát chi phí, các khoản nợ, các hợp đồng chờ thanh toán.

Là giám đốc tài chính, dự báo dòng tiền cũng có nghĩa là phải đảm bảo một cách sát sao sự vào ra của các nguồn tiền một cách hợp lý, hạn chế sự thiếu hụt hay nhàn rỗi của nguồn tiền.

Quan trọng là đủ tiền để doanh nghiệp có thể vận hành các hoạt động cơ bản. Cần đặt biệt chú trọng đến các khoản vay nợ từ ngân hàng. Nếu không tính toán thời gian thu lại vốn đầu tư để chi trả cho ngân hàng đúng hạn, hậu quả tất cả chúng ta đều biết.

Ngày nay với sự hỗ trợ của công nghệ các CFO có thể dự đoán các dòng tiền bằng cách chạy các tình huống giả định để xác định mức độ ảnh hưởng lên doanh nghiệp từ sự biến đổi giá, tỉ giá và lãi suất.

Ngoài ra giám sát nguồn tiền đổ vào các dự án cũng cần được giám sát chặt chẽ vì đây là kẽ hở của chi phí. Chỉ cần lên kế hoạch một cách thiếu chi tiết có thể dẫn đến những chi phí phát sinh ngoài tưởng tượng. Vì thế cần phải có một kế hoạch tài chính riêng cho các dự án. Càng chi tiết thì càng dễ đánh giá đúng năng lực để đầu tư có hiệu quả.

Kết luận

Duy trì một dòng tiền 'khỏe mạnh' đảm bảo cho sự sống còn và thịnh vượng của bất kì một doanh nghiệp nào. Chúng ta thường đối mặt với sự thiếu hụt các nguồn thu và sự quá mức của nguồn chi, hay việc các nguồn thu vào không kịp đáp ứng nguồn chi đã dẫn đến việc đóng của của không ít doanh nghiệp.

Hầu hết các nguồn thu là các nguồn mà chúng ta có ít khả năng kiểm soát nhất. Và nguồn chi là nguồn từ nội bộ. Cả hai nguồn có thể kiểm soát một cách hữu hiệu bằng cách lựa chọn đúng khách hàng và đối tác, tối ưu quản lý hàng hóa thành phẩm và dự đoán dòng tiền một cách chính xác hơn.