Hướng Dẫn Sử Dụng Mô Tả Công Việc (Job Descriptions)

Các mô tả công việc (JD) sơ sài, không chính xác và lỗi thời có thể có tác động tiêu cực đến môi trường làm việc. Ví dụ, một khảo sát của Gallup phát hiện ra rằng 20% ​​công nhân đã bỏ việc vì họ cảm thấy thiếu sự "phù hợp" giữa bản thân họ với vị trí của mình.

Mô tả công việc cần phải là một bản "tài liệu sống", được xem xét thường xuyên. Vấn đề mấu chốt không chỉ là giữ được một văn bản mẫu cho lần tuyển dụng tiếp theo mà thay vào đó, những văn bản này nên thường xuyên được cố vấn để cải thiện và được sử dụng để hỗ trợ phát triển sự nghiệp và thăng tiến. Chúng cũng nên tạo cho nhân viên của bạn ý thức về mục đích công việc cũng như thúc đẩy niềm đam mê với công việc của họ, bằng cách giải thích tầm quan trọng của mỗi vị trí trong mục tiêu chung của tổ chức.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách bạn có thể sử dụng mô tả công việc một cách tích cực để duy trì "sự phù hợp" giữa mục tiêu cá nhân và mục tiêu của tập thể, để thuê đúng người và đảm bảo rằng nhân viên mới của bạn có thể phát huy tối đa tiềm năng của họ.

Chú thích: Bài viết này của SAGA.VN không hướng dẫn cách viết mô tả công việc, mà là cách sử dụng chúng.

MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC CỦA BẠN

Mô tả công việc của bạn có thể là một tài liệu riêng biệt với hợp đồng lao động, nhưng nó vẫn là cơ sở cho mối quan hệ giữa người chủ và nhân viên như sau:

Làm rõ mục tiêu và kỳ vọng

Khi bạn bắt đầu một vai trò mới, mô tả công việc của bạn sẽ làm rõ những kỳ vọng của nhà quản lí đối với bạn và cách bạn có thể đóng góp cho tập thể. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng các nhiệm vụ và trách nhiệm chính được liệt kê trong mô tả công việc để thiết lập các mục tiêu và nguyện vọng của bản thân.

Hợp tác truyền cảm hứng

Chia sẻ mô tả công việc có thể giúp bạn và đồng nghiệp của mình hợp tác với nhau vì một mục tiêu chung. Ví dụ, nếu mọi người đều biết vai trò của mỗi cá nhân trong tập thể, họ sẽ dễ dàng hơn trong việc lựa chọn người cộng tác cũng như biết được ai có thể hỗ trợ mình và mình có thể giúp đỡ ai

Điều này cũng giúp bạn tránh các tình huống mà mọi người cùng thờ ơ với một nhiệm vụ, kiểu như: "Đó không phải là công việc của tôi!"

Phát triển và bảo vệ vai trò của bạn

Việc cập nhật mô tả công việc của bạn có thể giúp bạn phát hiện các cơ hội mới để thăng tiến trong nghề nghiệp. Điều này cho phép bạn thiết lập các ranh giới để có thể tập trung vào các trách nhiệm chính của mình và ngăn những người khác làm bạn mất tập trung với các nhiệm vụ nằm ngoài vai trò của bạn.

Ví dụ: giả sử bạn là trợ lý trong nhóm bán hàng và bạn được yêu cầu chịu trách nhiệm về phân tích dữ liệu. Bạn có thể yêu cầu bổ sung nhiệm vụ đó vào mô tả công việc của bạn, vì nó có thể mở ra các cơ hội đào tạo mới, và có thể giúp bạn thăng tiến lên vị trí quản lí cấp cao hơn trong đội

Mặt khác, bạn cũng có thể tham khảo mô tả công việc của mình khi bạn phải tuân thủ những yêu cầu được cho là không hợp lý để đảm nhận các nhiệm vụ hoặc trách nhiệm bổ sung. Điều này có thể giúp bạn tránh nguy cơ làm việc quá sức.

Mẹo hay dành cho bạn: Nếu bạn cảm thấy cần phải sử dụng mô tả công việc của mình để bảo vệ bản thân theo cách này, hãy thảo luận trực tiếp với quản lý của bạn hoặc với bộ phận nhân sự nếu cần thiết. Hãy cẩn trọng với một hành động đơn giản là giới thiệu mô tả công việc cho các đồng nghiệp, vì người khác có thể cho rằng bạn đang cố tình “khoe khoang” trách nhiệm của mình. Tình huống này nên được giải quyết một cách thân thiện hơn.

LỢI ÍCH CỦA MỘT MÔ TẢ CÔNG VIỆC KHI BẠN ỨNG TUYỂN CHO MỘT VỊ TRÍ MỚI

Mô tả công việc đặc biệt có giá trị khi bạn muốn chuyển sang một vị trí mới. Hãy kiểm tra xem liệu chi tiết vị trí tuyển dụng có khớp với mô tả công việc hay không, vì việc này sẽ giúp bạn nắm được mình phù hợp với công việc như thế nào. Nhưng hãy nhớ rằng một số mô tả công việc có thể khá "mơ hồ" và chỉ có thể ám chỉ đến giá trị hoặc văn hóa của một tổ chức khi đã trúng tuyển, nếu có.

Nếu bạn thấy một công việc mà bạn quan tâm, hãy thử làm như sau:

1. So sánh mô tả công việc với lý lịch của bạn. Vai trò này có phù hợp với kỹ năng của bạn hay không, hoặc có những lĩnh vực mà bạn có thể gặp khó khăn không? Liệu những kinh nghiệm ở các lĩnh vực khác có thể bù đắp cho những kĩ năng bạn còn thiếu sót không?

2. Chọn những yếu tố của bản thân phù hợp với công việc. Khi bạn viết thư xin việc, hãy đánh dấu các nội dung chính từ mô tả công việc phù hợp với lý lịch của bạn. Đừng lạm dụng nó - bạn không cần phải viết quá dài, nhưng hãy cho các nhà tuyển dụng một lý do để họ quan tâm tới bạn.

3. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn. Khi bạn nhận được một cuộc phỏng vấn, sử dụng các kĩ năng được liệt kê trong mô tả công việc để xác định những gì bạn sẽ nhấn mạnh trong câu trả lời của bạn.

Chú thích: Nếu bạn không phù hợp với tất cả các yêu cầu cụ thể cho một vai trò, bạn có thể dễ dàng bỏ qua cơ hội này và thậm chí còn không ứng tuyển. Tuy nhiên, bạn có thể có các kỹ năng và tố chất khác mà khiến bạn trở thành một ứng viên xuất sắc.

MỤC ĐÍCH CỦA MỘT BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC KHI BẠN LÀ MỘT NGƯỜI QUẢN LÝ

Một mô tả công việc có ý nghĩa giải thích những gì một tổ chức mong đợi từ nhân viên trong vai trò cụ thể của họ. Nó cũng cho phép bạn đo lường hiệu suất của các thành viên nhóm đối với những kỳ vọng đó, giúp họ có được các kỹ năng cần thiết để phát triển và đề xuất định hướng thăng tiến trong sự nghiệp.

Giúp nhóm của bạn đạt được mục tiêu

Nếu nhân viên của bạn cảm thấy rằng công việc của họ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp tổ chức đạt được mục tiêu dài hơi,nhiều khả năng họ sẽ cống hiến thời gian và sức lực nhiều hơn dành cho công việc

Sử dụng mô tả công việc của các thành viên trong nhóm để có những thông tin cụ thể hơn về cách một cá nhân có thể phù hợp với tổ chức của bạn cũng như vị trí phù hợp với năng lực của họ. Đặc biệt, nhấn mạnh lý do tại sao vai trò cá nhân tồn tại và đảm bảo rằng mỗi người hiểu được giá trị của những việc họ đang làm.

Cân nhắc tổ chức những buổi gặp mặt thường xuyên với các thành viên trong đội để xem xét mục tiêu của công ty và cách chúng liên quan đến từng phần trong mô tả công việc cụ thể của họ.

Việc tập trung vào mô tả công việc sẽ giúp cung cấp cho thành viên trong nhóm của bạn một ý thức rõ ràng về các ưu tiên và mục tiêu của mình. Việc này cũng sẽ cho phép bạn tập trung vào bất kì khía cạnh xuất sắc nào của nhân viên, và để động viên họ vì những điều đó.

Chú thích: Hãy tránh đề xuất bất cứ điều gì đi ngược lại hợp đồng lao động của một vị trí vì việc này có ràng buộc về mặt pháp lý. Ngoài ra, hãy tập trung vào quá trình đánh giá hiệu suất công việc của tổ chức của bạn. Trong mọi trường hợp, hầu hết các quy trình như vậy sẽ lấy mô tả công việc làm mốc đánh giá đầu tiên.

Quản lý thời gian nhóm của bạn

Một mô tả công việc nên bao gồm một phân tích sơ bộ về tỷ lệ thời gian mà một thành viên trong nhóm dự kiến ​​sẽ bỏ ra cho mỗi nhiệm vụ của họ. Hãy đánh giá yếu tố này một cách định kì với nhân viên để đảm bảo họ đang sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả.

Ví dụ: nếu một nhân viên dành nhiều hơn 20% thời gian của mình để giải quyết khiếu nại của khách hàng, bạn có thể cần phải điều chỉnh khung thời gian dành cho nhiệm vụ này hoặc cắt giảm một số nhiệm vụ khác của nhân viên. Hoặc, bạn có thể cung cấp đào tạo để giúp họ giải quyết vấn đề nhanh hơn. Trong ví dụ này, cần lưu ý rằng có rất nhiều vấn đề “vô hình” có thể tạo ra hàng tá khiếu nại từ khách hàng.

Phát triển vai trò và sự nghiệp

Nhiều nhân viên có thể cảm thấy rằng vai trò của họ phát triển nhanh hơn so với mô tả công việc họ nhận được. Hãy ghi lại bất kỳ thay đổi nào trong nhiệm vụ hoặc trách nhiệm của bạn khi chúng xảy ra.

Theo dõi quá trình thay đổi trong vai trò của các thành viên trong nhóm và thể hiện rằng bạn nhận thức được những thay đổi đó. Khuyến khích họ đóng góp những ý kiến về việc công việc họ làm có phản ánh chính xác mô tả công việc của họ hay không. Cuộc đối thoại này có thể làm làm sáng tỏ cơ hội phát triển nghề nghiệp và đào tạo.

Ví dụ, một nhân viên hỗ trợ kỹ thuật có thể thấy rằng phần giải quyết vấn đề kỹ thuật trong công việc của anh ta đã phát triển thành vai trò đào tạo về phần mềm. Đây là vấn đề mà anh ta có năng khiếu tự nhiên. Sửa đổi mô tả công việc để chú trọng hơn vào đào tạo và cung cấp cho nhân viên cơ hội để phát triển kỹ năng của mình với tư cách là một chuyên viên đào tạo có thể mang lại lợi ích cho bản thân nhân viên và cả doanh nghiệp.

Mẹo hay dành cho bạn: Hãy làm rõ với phòng Nhân sự của công ty bạn rằng liệu bạn có quyền thay đổi mô tả công việc hay không. Mặc dù vai trò trong công việc có thể được mở rộng và sự linh hoạt là một yếu tố được khuyến khích, song bạn không nên làm mất đi mục đích ban đầu của công việc.

Mô tả công việc cũng hữu ích khi đánh giá hiệu quả công việc của thành viên trong nhóm. Ví dụ, một mô tả công việc rõ ràng và khách quan về những yêu cầu cho vai trò của nhân viên sẽ có thể làm sáng tỏ bất kỳ sự hoài nghi hay những bất đồng hoặc nhầm lẫn nào nếu có về kì vọng dành cho nhân viên .

Tìm được đúng người

Mô tả công việc chính xác, được viết tốt phải là trọng tâm của bất kỳ quá trình tuyển dụng nào. Những tài liệu này có thể giúp bạn xác định các ứng viên có trình độ, kinh nghiệm và năng lực cần thiết để thành công với vai trò được giao.

Mô tả công việc có tác dụng trong ba giai đoạn chính trong quá trình tuyển dụng:

1. Quảng cáo vai trò.

Bộ phận nhân sự trong công ty của bạn có thể sẽ chạy quảng cáo tuyển dụng song ý kiến cuối cùng của bạn rất quan trọng và cần phải dựa trên mô tả công việc một cách chắc chắn. Hãy đảm bảo rằng bản mô tả công việc có đề cập đến đầy đủ tất cả các năng lực và phẩm chất cá nhân mà bạn yêu cầu.

2. Đánh giá ứng viên.

Phân biệt những ứng viên thật sự phù hợp với công việc và các ứng viên kém hơn bằng cách so sánh những kỹ năng mà ứng viên đề cập trong CV với kỹ năng cần có trong mô tả công việc. Bạn có thể sử dụng hệ thống chấm điểm mà tổ chức của bạn đã lập ra nếu có.

3. Thiết lập bộ câu hỏi phỏng vấn hiệu quả.

Sử dụng mô tả công việc để phát triển một bộ câu hỏi nhằm kiểm tra các kỹ năng và kiến ​​thức của ứng viên trong một cuộc phỏng vấn dựa trên năng lực. Những câu hỏi cơ bản sẽ giống nhau cho mọi ứng viên mà bạn phỏng vấn.

NHỮNG ĐIỂM CHÍNH CẦN LƯU Ý

Một mô tả công việc được viết tốt sẽ giúp bạn thiết lập vị trí của mình trong tổ chức và áp dụng những kỳ vọng và mục tiêu của  mình với các mục tiêu của nhóm và doanh nghiệp. Nó cũng có thể giúp bạn có cơ hội phát triển nghề nghiệp.

Nếu bạn là người quản lý, mô tả công việc sẽ giúp đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm của bạn đều có cùng chí hướng. Tài liệu này cho phép bạn nhận ra những nhân viên đang làm việc với hiệu suất tốt, từ đó xác định cơ hội đào tạo và phát triển nghề nghiệp cho họ. Đồng thời, mô tả công việc cũng giúp đưa các thành viên đang hoạt động kém trong nhóm trở lại đúng hướng.

Mô tả công việc là nền tảng của quá trình tuyển dụng. Tài liệu này cho phép bạn xác định các năng lực chính cần có đối với một công việc, từ đó tìm ra được các ứng viên phù hợp và chuẩn bị cho một vòng phỏng vấn hiệu quả.