8 Cách Để Trở Thành Người Sếp Tốt Hơn (Và Vẫn Hoàn Thành Tốt Công Việc Của Mình)

Là chủ của một doanh nghiệp vừa và nhỏ, bạn có thể luôn cảm thấy như mình đang có một núi công việc vô tận cần làm. Vấn đề là, nhân viên nhiều lúc cũng cần sự giúp đỡ của bạn để trả lời các câu hỏi của khách hàng, giải quyết các công việc cấp bách và đối phó với nhiều vấn đề khác. Vậy liệu một ngày có đủ thời gian để bạn vừa làm nhiệm vụ của một người sếp, vừa làm những công việc của riêng mình?

Đối với hầu hết mọi người, vấn đề ở đây là  sự tiến thoái lưỡng nan giữa nhiệm vụ của  “nhà quản lí” và “nhà sản xuất". Công việc của nhà quản lý là gặp mọi người và trao đổi về công việc, và nhiệm vụ này có thể được thực hiện trong những khoảng thời gian ngắn và thường xuyên mất cả ngày.  Tuy nhiên, một nhà sản xuất lại cần khối lượng thời gian dài không bị gián đoạn để làm mọi việc, cho dù đó là lập trình một trang web, thiết kế một chiếc tủ hoặc viết một đề nghị tới khách hàng

1.  CHÚ Ý ĐẾN THÓI QUEN LÀM VIỆC

Hãy theo dõi thời gian làm việc của bạn trong hai tuần hoặc dài hơn để có thể tìm được một lịch trình làm việc tiêu biểu của bản thân. Bạn nên ghi chú lại những việc mình giành phần lớn thời gian để làm, khi nào bạn bị gián đoạn và những loại gián đoạn nào bạn thường xuyên gặp phải nhất. Ví dụ, bạn có thể nhận thấy mình thường cố gắng làm những nhiệm vụ của một "nhà sản xuất" vào buổi chiều, nhưng đó lại là lúc nhân viên có xu hướng đến gặp bạn để xin giải đáp về công việc.

2.  TẠO MỘT LỊCH TRÌNH

Bằng cách xem xét các thói quen và xu hướng tiêu biểu trên, bạn có thể xây dựng một kế hoạch sử dụng thời gian tốt hơn. Nếu giống như hầu hết các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, thì lịch trình này của bạn có thể là một lịch trình khá lỏng lẻo và linh hoạt. Một trong những phần quan trọng nhất chính là: Dành một chút thời gian để làm công việc của một “nhà sản xuất”. Bạn có thể chọn thời gian vào buổi sáng sớm - trước khi bất kỳ nhân viên nào đến văn phòng, hoặc sau giờ làm việc hay thậm chí là ở nhà. Đây chính là thực tế của tinh thần doanh nghiệp.

Sau khi đã có thể tự quản lý thời gian của bản thân, bước tiếp theo sẽ là làm thế nào để giúp đội ngũ nhân viên có thể dễ dàng hoàn thành công việc khi không có bạn.

3.   PHÁT TRIỂN CÁC HỆ THỐNG

Mỗi doanh nghiệp sẽ cần một số loại hình hướng dẫn hoạt động hoặc quy trình để giúp nhân viên giải quyết các tình huống phát sinh. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian cho chủ doanh nghiệp mà còn có ích cho doanh nghiệp theo nhiều cách khác nhau. Nếu bạn - một chủ doanh nghiệp - vẫn chưa viết ra các hệ thống và quy trình làm việc và chia sẻ chúng với nhân viên thì bây giờ chính là thời điểm để làm điều này ngay tức thì.

4.   SỬ DỤNG CÁC CÔNG CỤ QUẢN LÍ DỰ ÁN

Hiện nay, có vô vàn các hệ thống quản lý dự án, từ đơn giản đến phức tạp. Bạn nên lựa chọn và sử dụng một hệ thống có tất cả các đặc điểm, tính chất doanh nghiệp của mình đang cần (nhưng không nên quá phức tạp đến nỗi đội ngũ nhân viên không thể sử dụng nó). Sử dụng các công cụ quản lý dự án sẽ giúp sắp xếp công việc của mọi người và cung như giúp bạn theo dõi các nhiệm vụ đã được giao, do đó, bạn sẽ không phải can thiệp quá nhiều vào công việc của nhân viên.

5.   CHIA SẺ KIẾN THỨC

Hãy xem xét việc tạo ra một "cơ sở tri thức" về thông tin và giải pháp cho các vấn đề phổ biến có thể phát sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hệ thống quản lý dự án của bạn có thể có chức năng này, hoặc bạn chỉ cần tạo ra các tài liệu nội bộ mà nhân viên có thể truy cập được. Một cơ sở tri thức có thể đóng vai trò như một phụ tá cho các hướng dẫn hoạt động của chủ doanh nghiệp và giúp nhân viên tìm ra giải pháp cho một vấn đề mà không cần lúc nào cũng phải nhờ đến bạn.

6.   ĐỪNG ÔM ĐỒM MỌI VIỆC

Liệu tổng thống của Hoa Kỳ có dành nhiều giờ một ngày để nghiên cứu các vấn đề chính sách đối ngoại hoặc tình trạng của quân đội Mỹ ở nước ngoài không? Câu trả lời là không - ông ấy nhận được các báo cáo hằng ngày từ các chuyên gia để bắt kịp mọi tình hình. Là chủ một doanh nghiệp, bạn cũng cần suy nghĩ như tổng thống: Tập trung vào bức tranh lớn thay vì các chi tiết nhỏ. Đừng cố gắng để quản lý các dự án một mình; mà hãy cân nhắc việc giao cho người khác xử lý công việc hàng ngày và yêu cầu họ báo cáo cho bạn về những thứ quan trọng.

7.   TRAO QUYỀN CHO NHÂN VIÊN

Nếu bạn muốn có thêm thời gian để hoàn thành công việc của mình, thì bạn phải trao quyền cho nhân viên để họ tự đưa ra những quyết định - một điều gì đó chắc chắn sẽ khiến họ vui mừng, vì ai lại không muốn có nhiều trách nhiệm và vai trò lớn hơn chứ? Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ có xu hướng “quản lý vi mô” nhân viên và khiến họ bị kìm hãm việc phát triển các kỹ năng cá nhân. Khi bạn lùi lại một chút để giành nhiều thời gian hơn cho công việc riêng, hãy chắc chắn rằng các nhân viên của bạn cảm thấy họ được trao quyền để đưa ra quyết định của riêng mình.

8.   NÓI CHUYỆN VỚI NHÂN VIÊN

Từ đầu đến giờ những lời khuyên tôi đưa ra có vẻ như đang khiến bạn trở thành một kiểu sếp “ẩn dật”, thi thoảng lại nhìn trộm qua cửa sổ văn phòng để theo sát nhân viên. Nhưng ngược lại: điều tôi muốn khuyên là: Nếu bạn muốn có nhiều thời gian hơn để hoàn thành công việc, bạn cần phải trao đổi với các nhân viên nhiều hơn. Hãy cân nhắc việc mở các cuộc họp thường xuyên nhưng ngắn gọn mà nhân viên có thể đặt câu hỏi hoặc đưa lên các vấn đề trong một nhóm, nhờ vậy tranh được tình trạng từng người phải đến gặp bạn.

Bạn cũng có thể tổ chức họp cá nhân một đối một với nhân viên (nhưng trong khoảng thời gian ngắn) để giải quyết bất kỳ vấn đề nào. Cuối cùng, bạn có thể cân nhắc tới việc để nhân viên tham gia vào việc phát triển các kế hoạch quản lý thời gian mới ngay từ bước đầu tiên. Hãy giải thích vấn đề bạn đang gặp phải và bạn đang nghĩ đến việc đối phó với nó ra sao, sau đó lắng nghe những ý tưởng và đề nghị của họ.

Nếu bạn đang lo lắng về việc rút ngắn thời gian quản lí để có thời gian hoàn thành nhiệm vụ của riêng mình, thì hãy nghĩ về nó theo cách này: Bạn là một tấm gương cho các nhân viên. Dù là chủ doanh nghiệp hay nhân viên, thì tất cả chúng ta đều gặp phải nhiều gián đoạn và bị xao nhãng - khiến chúng ta không thể hoàn thành công việc. Thế nên, bằng cách tự quản lý thời gian của mình hiệu quả hơn, bạn có thể truyền cảm hứng cho các nhân viên cũng làm như vậy.