8 Lời Khuyên Để Tổ Chức Chương Trình Định Hướng Nhân Viên Mới Hiệu Quả

Bất cứ công ty nào cũng muốn nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc. Điều này thật không dễ dàng nếu họ không được hỗ trợ thích đáng. Nếu công tác tiếp nhận nhân viên mới không được chú trọng và làm tốt, thì khả năng nhân viên mới khởi động không có “lửa” sẽ rất cao.

Khi một người gia nhập vào môi trường mới, gặp những con người mới, họ thường không biết mình có được chấp nhận không. Một cái bắt tay hời hợt, một lời nói đùa không đúng lúc, một nét mặt lạnh lùng… ít nhiều điều có tác động tiêu cực đến tâm lý và tinh thần làm việc của nhân viên mới.

Cần lưu ý rằng, tuyển được nhân viên, ký hợp đồng thử việc chưa hẳn đã xong quá trình tuyển dụng. Nếu không định hướng cho nhân viên mới (New Employee Orientation - NEO), thì chúng ta đang làm công tác tuyển dụng nửa vời. Để có một chương trình định hướng hiệu quả, cần ghi nhớ những điều sau đây:

1. NEO là một quá trình

Người phụ trách NEO phải lên kế hoạch cho cả quá trình, tùy thuộc vào yếu tố như số lượng nhân viên mới, vị trí tuyển dụng, tính chất công việc. Nhiều người làm công tác nhân sự, hoặc sếp ở các bộ phận đều thống nhất định hướng nhân viên ngay từ ngày đầu tiên đi làm. Tuy chuẩn bị ngay ngày đầu tiên đi làm của nhân viên chỉ là một phần rất nhỏ, nhưng lại là khởi đầu quan trọng cho quá trình định hướng. Sau đó, tập trung mạnh vào những tháng thử việc và duy trì “những định hướng gia tăng” tùy theo mỗi doanh nghiệp và vị trí cụ thể.

2. Hỗ trợ nhân viên mới

Trong hai tháng thử việc, công ty phải đảm bảo nhân viên mới nắm bắt dần những thông tin cần thiết. Thông thường, các công ty có hai xu hướng:

- Một là để cho nhân viên mới độc lập tìm hiểu thông tin, tự thích ghi

- Hai là hỗ trợ, hướng dẫn thậm chí “chỉ tận tay” cho họ.

Có công ty thực hiện đánh giá nhân viên mới sau 2 tháng thử việc để quyết định ký hợp đồng. Tuy nhiên, họ lại chưa bao giờ tự đánh giá mình đã làm tốt công việc hỗ trợ nhân viên mới hay chưa. Đánh giá nhân viên mới khi chưa có sự hỗ trợ thích đáng sẽ không thể phản ánh đúng thực lực của họ và có thể đánh mất những người có năng lực làm việc.

3. Lương thưởng, chính sách phúc lợi phải rõ ràng

Một số doanh nghiệp khi phỏng vấn nhân viên lần cuối, thông báo ngày giờ đi làm, nhưng tuyệt nhiên không đề cập đến mức lương cũng như những chính sách phúc lợi. Đây là một sự sai lầm. Bởi lẽ sự mập mờ sẽ tạo cho nhân viên mới cảm giác công ty không chuyên nghiệp và sòng phẳng.

Ngược lại, việc thông báo đúng lúc các chính sách, ưu đãi cho nhân viên mới sẽ làm cho họ thấy được giá trị của doanh nghiệp. Từ đó, họ sẽ họ sẽ cố gắng hòa nhập vào doanh nghiệp và nỗ lực cống hiến cho xứng đáng. Đó là lòng tự trọng mà bất cứ nhân viên giỏi và có thái độ tích cực nào cũng có.

4. Văn hóa tổ chức phải được chia sẻ

“Nhập gia tùy tục” rất phù hợp trong trường hợp này và rất cần được chia sẻ một cách nhẹ nhàng, thống nhất giữa tổ chức và nhân viên mới. Có những chính sách, nội quy mà tổ chức đề ra cần phải được truyền đạt thấu đáo cho nhân viên trên tinh thần vì lợi ích chung. Về phía các nhân viên mới cần phải nắm rõ những quy cách ứng xử như chào hỏi, cách trao đổi công việc để tránh vi phạm hoặc gặp sự bối rối, phiền hà không đáng có.

Tôi từng làm ở một công ty mà họ chỉ cho phép bạn gọi điện thoại trong 3 phút, tuyệt đối không được dùng điện thoại ở dưới phân xưởng. Mục đích của quy định này là muốn nhân viên tập trung vào công việc và không làm ảnh hưởng đến những người xung quanh. Nếu tổ chức không cảm thấy tự tin khi trình bày những nội quy và chính sách của mình, không truyền đạt mục đích của các nguyên tắc, thì nhân viên sẽ không cảm thấy thỏa mãn.

Các doanh nghiệp thường ra sức thể hiện mình với khách hàng bên ngoài, nhưng lại quên rằng, nhân viên cũng là khách hàng (nội bộ) của họ. Nếu xem nhân viên là khách hàng mới, hơi khó tính, thì tổ chức phải xây dựng niềm tin và lòng trung thành ở “khách hàng" này.

5. Chào đón ngay từ ngày đầu tiên

Nếu ngay từ ngày đầu tiên đi làm, nhân viên mới được chào đón chân thành, họ sẽ cảm thấy thoải mái. Việc chào đón nhân viên phải có sự chuẩn bị kỹ càng như chỗ ngồi, bàn làm việc, các thiết bị và đồ dùng cần cho công việc. Nguyên tắc là mọi thứ đều sẵn sàng khi nhân viên mới đến.

Nhân viên mới cần được hướng dẫn bởi một người có kinh nghiệm. Và điều quan trọng người này phải có lòng nhiệt tình, dễ gần và tốt bụng. Bạn hãy tưởng tượng việc giới thiệu công ty với nhân viên mới như đang giới thiệu nhà của mình với vị khách quý mà bạn rất muốn họ cảm thấy được quý trọng. Tôi từng gặp trường hợp sếp cử một người trong bộ phận hướng dẫn nhân viên mới, nhưng người này muốn thì giúp, không thích hoặc không rảnh thì thôi. Hoặc anh ta chỉ hướng dẫn qua loa, nửa vời khiến nhân viên mới cảm thấy như mình đang làm phiền người khác.

Khi bạn giới thiệu nhân viên mới đến mọi người, ít nhất hãy cho họ biết người mới là ai, giải thích công việc mà anh ta sẽ được giao, ai liên quan đến những công việc này và đặc biệt, anh ta phải báo cáo cho ai. Điều này sẽ giúp cho mọi người, trong suy nghĩ, nhanh chóng “kết nạp” người mới vào trong guồng máy công việc. Lúc đầu, bạn hãy giao cho nhân viên viên những việc đơn giản, cần ít thời gian. Nhưng công việc ấy phải cụ thể, rõ ràng để tạo cho nhân viên mới một ấn tượng tốt về phong cách làm việc chuyên nghiệp. Điều này cũng để cho nhân viên mới dễ dàng xác định họ phải làm thế nào và khi nào kết thúc công việc.

6. Sử dụng kỹ thuật hỗ trợ nghe, nhìn

Một công ty mà tôi đến làm đã cử một nhân viên trình bày các chính sách chất lượng, vấn đề an toàn và nội quy của công ty. Người này trình diễn màn độc thoại trong 1 tiếng đồng hồ mà ngay bản thân cô ấy cũng muốn “nói cho xong”. Cô ấy phát cho một người một số tài liệu về các chính sách căn bản, nội quy. Thực sự, không ai đọc sau đó, hoặc nếu có đọc thì không thể nhớ được, mặc dù biết rằng nó rất quan trọng.

Một công ty khác đã kết hợp giữa cách trình bày khá nhẹ nhàng với những phương tiện hỗ trợ như máy tính, đèn chiếu, video clip. Sự cố gắng biến chương trình giới thiệu thành một buổi xem phim đã gây hứng khởi và ấn tượng đặc biệt cho các nhân viên mới.

7. Đánh giá chương trình

Quá trình NEO phải được đánh giá và cải tiến thông qua ý kiến phản hồi từ những người tham gia. Nhân viên mới sẽ được hỏi cái mà anh ta muốn có trong chương trình định hướng. Điều gì mà người hướng dẫn và triển khai trương trình muốn rút gọn hoặc bổ sung? Một công ty sản xuất đã giảm tỷ lệ bỏ việc trong 3 năm đầu tiên xuống còn 21% nhờ thực hiện NEO một cách có hệ thống. Một ngân hàng đã giảm khóa huấn luyện cho nhân viên văn phòng từ 6 tuần xuống 2 tuần bằng cách cải tiến quá trình NEO, nhờ đó đã giúp giảm chi phí lại nâng cao được hiệu quả đào tạo.

8. Gửi thông tin đến gia đình nhân viên

Nhiều công ty đã tổ chức một ngày hội hằng năm để mời những người thân của nhân viên đến dự, hoặc gửi thư, thiệp chúc mừng, quà đến gia đình của nhân viên. Điều này vừa thấy nhân viên cảm thấy tự hào với người thân, vì họ được làm việc ở một công ty có văn hóa, vừa tạo ấn tượng tốt đến gia đình của nhân viên. Nếu doanh nghiệp làm tốt điều này, thì không chỉ có lòng tận tâm của nhân viên mà còn có cả sự trung thành của một gia đình.

Bất cứ nhân viên nào trong tổ chức của bạn cũng từng trải qua giai đọan lần đầu tiên đi làm, ngay cả những người quản lý cấp cao cũng vậy. Tuy nhiên, khi đã thành công và đạt được thành tích nhất định, họ lại quên mất những bức xúc và cảm giác ngày mới đi làm. Nếu ngày đầu đi làm của bạn như thế nào, thì sau này nhân viên của bạn cũng có suy nghĩ tương tự. Do đó, bạn hãy nỗ lực chuẩn bị cho quá trình NEO như những gì bạn muốn khi bạn từng là nhân viên mới.

Trong thời buổi thiếu nhân lực giỏi và mỗi công ty phải cạnh tranh nhau để mời gọi người tài, thì tuyển được một nhân viên có chuyên môn, có nhiệt huyết và lòng trung thành với công ty là một thành công lớn. Nếu bạn không muốn “mất cả chì lẫn chài”, hãy quan tâm đến văn hóa tiếp nhận và định hướng nhân viên mới của công ty mình ngay từ bây giờ.