Quản trị doanh nghiệp tinh gọn (Lean) - Hiệu quả

Quản trị tinh gọn (lean) là gì?

Ý tưởng cốt lõi của hệ thống quản trị tinh gọn (lean) là tối đa hóa giá trị cho khách hàng, đồng thời giảm thiểu lãng phí.

Đơn giản, lean có nghĩa là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng – với một lượng tài nguyên ít hơn.

Một doanh nghiệp tinh gọn hiểu rằng “giá trị” được định nghĩa theo góc nhìn của khách hàng và tập trung vào các quy trình kinh doanh cốt lõi để liên tục gia tăng những giá trị đó.

Mục đích cuối cùng của lean là cung cấp giá trị hoàn hảo cho khách hàng – thông qua các quy trình tạo giá trị mà không có lãng phí.

Để thực hiện được mục đích này, quản trị tinh gọn tập trung vào:

• Gia tăng giá trị sản phẩm/dịch vụ
• Loại bỏ lãng phí trong các quy trình
• Liên tục cải tiến để hoàn thiện hệ thống tinh gọn

Cụ thể là như thế nào?

5 nguyên lý quản trị tinh gọn (lean):

Theo nghiên cứu của James P. Womack và Daniel T. Jones (hai nhà sáng lập của học viên lean – LEI), có năm nguyên lý chính trong hệ thống quản trị tinh gọn: Giá trị, Chuỗi giá trị, Dòng chảy, Kéo và Hoàn thiện.

1. Giá trị

Xuất phát điểm của quản trị tinh gọn là thuật ngữ “giá trị”. Và chỉ có người tiêu dùng cuối cùng mới có thể định nghĩa thế nào là Giá trị? Đó là khi một sản phẩm/dịch vụ cụ thể đáp ứng được đúng yêu cầu của khách hàng, với một mức giá nhất định, tại một thời điểm cụ thể.

Giá trị (sản phẩm/dịch vụ) là do nhà sản xuất tạo ra – từ quan điểm của khách hàng. Tuy nhiên, có hàng loạt lý do khiến ngay cả nhà sản xuất cũng không thể định nghĩa một cách chính xác về Giá trị. Trong quản trị tinh gọn, nếu bạn xác định sai giá trị, tức là cung cấp sản phẩm/dịch vụ “sai” so yêu cầu của khách hàng, thì đó là Lãng phí. Kể cả việc bạn sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ nhiều hơn so với mức yêu cầu của khách hàng cũng là lãng phí (cung cấp thừa).

Tóm lại, xác định chính xác Giá trị là gì theo quan điểm của khách hàng chính là bước khởi đầu thiết yếu trong quản trị tinh gọn (lean).

2. Chuỗi giá trị

Chuỗi giá trị là một quá trình bao gồm những hành động cần thiết để đưa một sản phẩm/dịch vụ nào đó tới tay khách hàng.

Quá trình này đi qua 3 nhiệm vụ quản trị thiết yếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào, bao gồm:

• Nhiệm vụ giải quyết vấn đề (vấn đề của khách hàng): Bắt đầu từ ý tưởng cho đến thiết kế chi tiết và công nghệ để đưa vào sản xuất.
• Nhiệm vụ quản lý thông tin: Bắt đầu từ nhận đơn hàng cho đến lập kế hoạch giao hàng chi tiết.
• Nhiệm vụ chuyển hóa vật chất: Bắt đầu từ nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm/dịch vụ hoàn thiện tới tay khách hàng.

Xác định toàn bộ Chuỗi giá trị cho một sản phẩm/dịch vụ (đôi khi cho cả dòng sản phẩm/dịch vụ) chính là bước thứ hai trong quản trị tinh gọn.

Mục đích của bước này là để xác định từng khâu, từng bước trong chuỗi giá trị xem hoạt động nào tạo ra giá trị? và hoạt động nào là lãng phí cần loại bỏ?

Lập bản đồ chuỗi giá trị là một bước mà các doanh nghiệp thường ít thực hiện nhưng nó lại giúp chỉ ra số lượng lãng phí lớn đến không ngờ. Tham khảo thêm phương pháp lập bản đồ chuỗi giá trị.

3. Dòng chảy

Sau khi loại bỏ các lãng phí ra khỏi Chuỗi giá trị, việc tiếp theo là đảm bảo các hoạt động còn lại (trong chuỗi giá trị) được lưu thông suôn sẻ – mà không bị gián đoạn, trì hoãn hay tắc nghẽn. Điều này tạo ra một dòng chảy liên tục nhằm đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng nhanh nhất có thể.

Trái ngược với phương pháp “dòng-chảy-liên-tục” chính là phương pháp “xếp-hàng-đợi-đến-lượt”.

Taiichi Ohno (Giám đốc điều hành của tập đoàn Toyota, 1912-1990) cho rằng lối tư duy xếp-hàng-đợi-đến-lượt bắt nguồn từ những người nông dân đầu tiên của nền văn minh nhân loại, mà theo ông, do bị ám ảnh bởi lượt (thu hoạch một năm một vụ) và hàng tồn (lúa chất đầy kho) nên họ đã đánh mất cái khôn ngoan mỗi-lần-săn-một-con-mồi của người thợ săn (dòng-chảy-liên-tục).

4. Kéo

Ví dụ trong sản xuất, khách hàng đặt hàng và bạn chỉ sản xuất vừa đúng theo đơn đặt hàng đó (đúng chủng loại, đúng số lượng, đúng thời gian) thì gọi là sản xuất theo nguyên lý “kéo”. Kéo – tức là khách hàng kéo bạn thông qua đơn đặt hàng – và bạn làm theo đúng yêu cầu đó.

Nếu bạn sản xuất trước thời điểm khách hàng cần và phải lưu kho chờ đến lúc giao hàng; Hoặc bạn sản xuất nhiều hơn để dự phòng (sản xuất thừa) thì không phải là “kéo”.

Vậy thì sao? Nguyên lý kéo đem lại cho bạn một khoản tiền trên trời rơi xuống thông qua việc giảm hàng tồn kho và đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn đầu tư, đây có phải là một thành tựu mang tính cách mạng?

Thật ra, đó là do khả năng thiết kế, lập kế hoạch và sản xuất/cung cấp chính xác những gì mà khách hàng cần vào đúng lúc họ muốn.

Mẹo:

Tìm hiểu thêm về cách triển khai nguyên lý kéo tại bài viết: Giảm tồn kho, giảm lãng phí và đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng bằng hệ thống JIT.

5. Hoàn thiện

Khi doanh nghiệp bắt đầu định nghĩa chính xác Giá trị là gì, xác định toàn bộ Chuỗi giá trị, đảm bảo Dòng chảy không ngừng và để khách hàng Kéo giá trị thì có một điều kỳ lạ bắt đầu xảy ra.

Những người có liên quan chợt nhận ra rằng không-có-điểm-dừng trong quá trình loại bỏ lãng phí, cắt giảm sức lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót khi cung cấp một sản phẩm/dịch vụ ngày càng tiệm cận với nhu cầu chính xác của khách hàng.

Một số công cụ chính để xây dựng và hoàn thiện lean bao gồm: Bản đồ chuỗi giá trị, Kaizen, 5S, Just in time, Kanban…

Quản trị tinh gọn (lean) bắt đầu ngấm vào máu của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên đều tham gia vào việc thực hiện lean. Hệ thống quản trị lean liên tục được cải tiến và hoàn thiện.

Lợi ích của quản trị tinh gọn (lean)

• Tăng sự hài lòng của khách hàng, bởi vì lean tập trung vào việc gia tăng giá trị.
• Giảm giá thành sản phẩm/dịch vụ, do đó tăng lợi nhuận, bởi vì lean loại bỏ các lãng phí ra khỏi chuỗi giá trị và đẩy nhanh tốc độ dòng chảy công việc (tăng năng suất lao động).
• Giảm thiểu sai lỗi và tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ, cũng như tốc độ giao hàng nhanh hơn.

Còn gì thêm nữa?

• Tất nhiên là tiết kiệm chi phí nhờ loại bỏ 8 loại lãng phí trong doanh nghiệp.
• Tăng sự hài lòng của nhân viên và cải thiện tinh thần teamwork, bởi vì lean trao quyền cho cá nhân và đội nhóm.
• Và rất nhiều lợi ích khác, trải nghiệm lean và bạn sẽ hiểu.

Bạn có nên áp dụng hệ thống quản trị tinh gọn (lean)?

Một quan niệm sai lầm phổ biến là lean chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất. Không đúng (quan niệm này đã quá lỗi thời)! Quản trị tinh gọn áp dụng trong mọi doanh nghiệp và mọi quy trình.

Lịch sử: Thuật ngữ “lean” được đặt ra để mô tả hoạt động sản xuất kinh doanh của Toyota vào cuối những năm 1980 bởi một nhóm nghiên cứu do tiến sĩ Jim Womack đứng đầu.

Ngày nay: Lean đã trở thành một thuật ngữ quản trị “toàn cầu”, được các doanh nghiệp trên toàn thế giới ứng dụng. Bạn có thể đã biết hoặc từng nghe nói đến các công cụ trong lean, như: 5S, Kaizen, Just in time, quản trị trực quan…

Hiện nay, các doanh nghiệp bán lẻ, phân phối, bệnh viện, y tế… ngay cả các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ cũng áp dụng quản trị tinh gọn (lean).

Lean – tinh gọn – đã trở thành lối tư duy và hành động trong rất nhiều tổ chức trên toàn thế giới.

Womack nói: “Cũng giống như một thợ mộc cần có tầm nhìn về những gì cần xây dựng để có thể khai phá lợi ích đầy đủ của một cái búa, những người tư duy tinh gọn cần có một tầm nhìn trước khi nhặt các dụng cụ lean của chúng tôi”.

Ứng dụng lean bắt đầu từ đâu?

Womack và Jones khuyến cáo rằng các nhà quản lý và giám đốc điều hành khi bắt tay vào ứng dụng hệ thống quản trị tinh gọn – cần suy nghĩ về 3 yếu tố cơ bản trong chuyển đổi tổ chức:

• Mục đích: Những vấn đề của khách hàng nào mà doanh nghiệp sẽ giải quyết để đạt được mục đích thịnh vượng của riêng mình?
• Quy trình: Tổ chức sẽ đánh giá từng luồng giá trị chính để đảm bảo từng bước đều có giá trị, loại bỏ các bước gây lãng phí và kết nối thành một dòng chảy liên tục như thế nào?
• Con người: Làm sao để đảm bảo rằng mọi quy trình quan trọng đều có người chịu trách nhiệm liên tục đánh giá luồng giá trị đó về hiệu quả kinh doanh và dòng chảy? Các thành viên trong tổ chức tham gia và liên tục cải thiện lean như thế nào?

Những điểm chính

Ý tưởng cốt lõi của hệ thống quản trị tinh gọn (lean) là tối đa hóa giá trị cho khách hàng, đồng thời giảm thiểu lãng phí.

Đơn giản, lean có nghĩa là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng – với một lượng tài nguyên ít hơn.