Làm Việc Trong Một Tổ Chức "Ma Trận"

Jake là một nhân viên phụ trách marketing, và một trong những nhiệm vụ của anh là quảng bá cho một sản phẩm mới. Phần công việc này của Jake được giám sát bởi một Giám đốc sản phẩm.

Vị giám đốc đó là một chuyên gia về dòng sản phẩm này, và chịu trách nhiệm điều phối nhân viên từ tất cả các bộ phận của doanh nghiệp để có thể đem lại thành công cho dòng sản phẩm này.

Tuy nhiên, Jake cũng phải báo cáo với Giám đốc Marketing - người chịu trách nhiệm giám sát tổng thể hiệu quả làm việc của Jake, tiền lương và trợ cấp, cũng như sự phát triển chuyên môn của anh.

Ví dụ này có vẻ phức tạp, tuy nhiên, trên thực tế, đó là một cách tiếp cận quản lý rất thành công, được biết đến với cái tên "quản lý ma trận" (quản lý ngành ngang và ngành dọc). Cấu trúc quản lý này thường được sử dụng bởi các công ty mong muốn vừa tối đa hóa vai trò của các giám đốc phụ trách từng lĩnh vực chuyên môn, đồng thời vẫn kiểm soát tốt chi phí nhân sự.

Nếu doanh nghiệp bạn sử dụng cấu trúc quản lý ma trận, bạn sẽ có khả năng được tham gia vào việc đưa ra các quyết định quan trọng. Giống như Jake, bạn cũng có thể sẽ được làm việc với những người quản lý có kiến ​​thức chuyên môn cao - những người có thể cung cấp cho bạn các hướng dẫn về nghiệp vụ.

Tuy nhiên, cơ cấu quản lý ma trận cũng có thể đem tới cho doanh nghiệp một số thách thức. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích cơ cấu quản lý ma trận là gì, cách nó giúp ích cho một tổ chức, và làm thế nào để bạn có thể phát triển mạnh trong cấu trúc này.

VỀ CƠ CẤU QUẢN LÝ MA TRẬN

Một cơ cấu quản lý ma trận là một cấu trúc tổ chức mà trong đó, các nhân viên sẽ báo cáo với nhiều cấp quản lý có vai trò khác nhau. Hình 1 mô tả ma trận trong ví dụ được đề cập ở trên.

Hình 1 - Một ví dụ về cơ cấu quản lý ma trận

Trong ví dụ này, các giám đốc chức năng có nhiệm vụ giám sát các công việc có liên quan đến một chức năng nhất định, chẳng hạn như sáng tạo (Executive Creative Director), dịch vụ khách hàng (Head of Client Services), sản xuất (Head of Production) hoặc công nghệ (Head of Technology). Quản lý Dự án giám sát phần công việc liên quan trực tiếp dự án (sản phẩm, thị trường, khách hàng, tài chính, v.v của dự án). Người này sẽ vận hành các đội đa chức năng, trong đó, các thành viên của dự A/ B/ C/ D đến từ các phòng chức năng cùng làm việc để phát triển một sản phẩm nhất định nào đó.

Nhiều tổ chức sử dụng cơ cấu quản lý ma trận với quy mô lớn hơn. Các giám đốc chức năng sẽ chịu trách nhiệm phụ trách các chức năng đó trên cấp độ quốc tế, tức là ở tất cả các thị trường, và các giám đốc khu vực sẽ giám sát công việc trong từng khu vực hay quốc gia cụ thể.

Điều này có nghĩa rằng các nhà lãnh đạo có thể tận dụng tối ưu kinh nghiệm của các nhà quản lý chức năng, đồng thời cũng khai thác được kiến thức chuyên môn của các giám đốc khu vực về thị trường họ quản lý.

Cơ cấu quản lý ma trận được sử dụng vì một số lý do, chẳng hạn như:

• Nếu một công ty sản xuất ra nhiều sản phẩm, nhưng không cần thiết phải phân công nhân viên làm việc toàn thời gian cho từng sản phẩm đó, thì việc phân công họ làm bán thời gian cho một vài sản phẩm cùng lúc có vẻ khả quan hơn. Công việc liên quan tới từng sản phẩm của mỗi nhân viên sẽ được giám sát bởi Giám đốc sản phẩm, trong khi hiệu suất tổng thể của họ sẽ được giám sát bởi một giám đốc chức năng.
• Nếu doanh nghiệp gặp phải một vài sức ép liên quan tới các yếu tố khác nhau, chẳng hạn như chất lượng sản phẩm và chi phí thấp, thì các yếu tố này có thể được giám sát bởi các giám đốc khác nhau. Ví dụ, công việc liên quan tới chất lượng sản phẩm cần phải được giám đốc sản phẩm giám sát, còn giám đốc tài chính sẽ giám sát chi phí
• Nếu một doanh nghiệp hoạt động ở một số nước hoặc khu vực, một cơ cấu quản lý ma trận có thể tạo ra được sản phẩm hoặc cơ cấu quản lý chức năng đồng nhất trên toàn cầu. Trong trường hợp này, nhân viên sẽ báo cáo lên giám đốc khu vực, cùng với giám đốc sản phẩm và các nhà quản lý chức năng toàn cầu.
• Nếu doanh nghiệp đang hoạt động trong một môi trường không ngừng thay đổi, có thể nó sẽ cần phải học cách phản ứng một cách nhanh chóng với những thay đổi đó. Áp dụng cơ cấu quản lý ma trận đồng nghĩa với việc thông tin có thể được chia sẻ và đội ngũ có thể nhanh chóng tìm ra cách ứng phó với nó.

ƯU ĐIỂM CỦA MỘT CƠ CẤU QUẢN LÝ MA TRẬN

Một lợi thế của cơ cấu quản lý ma trận chính là tính linh hoạt của nó. Bạn và các đồng nghiệp được chuyên môn hóa cho từng nhiệm vụ, chức năng khác nhau, nhờ đó thông tin có thể được chia sẻ một cách nhanh chóng. Điều này giúp mọi người phản ứng nhanh nhạy với các thách thức, đồng thời nắm bắt được các xu hướng mới hoặc nhìn ra được các vấn đề vốn có thể bị coi nhẹ hoặc bỏ qua trong một cấu trúc quản lý truyền thống hơn.

Cấu trúc ma trận cũng phá vỡ các hiệu ứng "silo" mà một số doanh nghiệp sử dụng cơ cấu quản lý truyền thống gặp phải. Khi bạn dành phần lớn thời gian để làm việc với những người từ các phòng ban khác nhau, bạn sẽ có thể chia sẻ thông tin và xây dựng các mối quan hệ công việc tốt đẹp - thường là với những người mà bạn có thể sẽ chẳng bao giờ gặp trong các trường hợp khác.

Việc kết hợp các kiến thức chuyên môn sâu lại với nhau để giải quyết vấn đề quả thực là một ý tưởng tuyệt vời. Trong ví dụ của chúng ta, từng đội có thể sẽ cần phải nhờ đến những lời khuyên của cả chuyên gia về sản phẩm và các giám đốc phụ trách từng chức năng.

Hơn nữa, hãy nhìn vào tính hiệu quả cao mà cơ cấu quản lý ma trận đem lại: chỉ cần một Giám đốc chuyên về sản phẩm có thể quản lý dòng sản phẩm đó trên toàn cầu, chỉ cần một Giám đốc chuyên về marketing có thể quản lý marketing trên toàn cầu, và các nhân viên có thể làm việc trong nhiều đội khác nhau nếu họ có thời gian. (So ​​sánh với việc nhiều người lặp đi lặp lại các công việc này trong một công ty phân cấp truyền thống.)

Khi được quản lý tốt, một cơ cấu quản lý ma trận cũng có thể đem đến cho mọi người cảm giác bản thân được trao quyền cá nhân nhiều hơn. Bạn rất có thể sẽ được tham gia vào việc giải quyết các vấn đề phức tạp, đạt được các mục tiêu đầy tham vọng, và đưa ra quyết định then chốt. Tất cả những điều này sẽ làm cho bạn cảm thấy cực kỳ hài lòng với công việc mình đang làm.

NHỮNG THÁCH THỨC CỦA CƠ CẤU QUẢN LÝ MA TRẬN

Một trong những thách thức lớn nhất của một cơ cấu quản lý ma trận là sự mơ hồ. Ví dụ, do bạn báo cáo với giám đốc sản phẩm và giám đốc chức năng, nên việc quyết định xem báo cáo với ai trước hay việc sắp xếp mức độ ưu tiên công việc một cách hợp lý có thể làm có bạn lúng túng.

Nếu cấp trên của bạn có phong cách làm việc rất khác nhau, bạn sẽ cần phải tìm ra cách để thích ứng được với từng người trong số họ. Và thậm chí bạn có thể phát hiện rằng họ đưa cho bạn các chỉ dẫn hoàn toàn trái ngược nhau.

LÀM VIỆC THÀNH CÔNG TRONG MỘT CƠ CẤU QUẢN LÝ MA TRẬN

Sử dụng các chiến lược sau đây để có thể giúp bạn làm việc thành công trong một cơ cấu quản lý ma trận.

1. XÁC ĐỊNH VAI TRÒ CỦA BẠN

Bạn cần phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình, cũng như của các cấp trên.

Gặp gỡ họ, hỏi xem họ cảm thấy như thế nào về vai trò mà bạn đang nắm giữ, và tìm hiểu xem những mục tiêu hàng đầu khi làm ở vị trí này là gì. Bạn có thể sẽ phát hiện ra rằng quan điểm của họ về mức độ ưu tiên các công việc của bạn là khác nhau, vì vậy bạn có thể cần phải chấp nhận một bộ nhất quán các vai trò và trách nhiệm.

Một khi bạn đã làm rõ vai trò và những sự ưu tiên của bản thân, hãy xem lại bản mô tả về công việc của mình và các chỉ số hiệu suất làm việc quan trọng, và hãy chắc chắn rằng chúng nhất quán với những gì bạn được yêu cầu.

Các vai trò của bạn có thể thay đổi khi nhu cầu của doanh nghiệp và các thách thức tiến triển tới mức độ cao hơn, do đó hãy xem xét lại chúng một cách thường xuyên để đảm bảo rằng chúng vẫn còn thích hợp.

2. QUẢN LÝ CÁC DEADLINE CỦA BẢN THÂN

Bạn rất có khả năng sẽ gặp phải tình huống hàng loạt các deadline ùa tới cùng lúc mà bạn không biết nên dành sự chú ý cho cái nào trước. Một số trong số chúng thậm chí còn có thể xung đột với nhau, do đó, điều cần thiết bạn phải làm đó là học cách lên lịch trình làm việc và sắp xếp mức độ ưu tiên cho từng công việc một cách hiệu quả.

Đầu tiên, hãy lên kế hoạch thời gian biểu của bạn một cách khôn ngoan. Sử dụng các Chương trình Hành động (Action Programs) để đề ra và sắp xếp các mục tiêu theo ngắn hạn, trung hạn và dài hạn, và đưa chúng vào lịch trình làm việc của bạn. Nếu bạn cảm thấy bị áp lực, hãy sử dụng Nhật ký Hành động (Activity Logs) để phân tích thời gian bạn sử dụng. Sau đó, sử dụng thỏa thuận hiệu suất cùng với nhật ký hoạt động của bạn và các nguyên tắc khẩn cấp/quan trọng của Eisenhower để xác định các nhiệm vụ có thể bỏ qua hoặc ủy thác lại cho người khác làm.

Sau đó, hãy học cách dàn xếp các xung đột trong lịch trình làm việc của mình một cách quyết đoán.

3. GIAO TIẾP RÕ RÀNG

Giao tiếp tốt là điều cần thiết để tránh việc các deadline chồng chéo lên nhau hay việc kỳ vọng vào những điều không thực tế.

Hãy nói chuyện với cấp trên của bạn để tìm hiểu cách mà họ muốn bạn giao tiếp với họ. Ví dụ, một số người có thể cảm thấy cần thiết phải gặp gỡ thường xuyên, nhưng một số khác lại muốn bạn gửi thông tin cập nhật tiến độ hàng tuần cho họ hơn.

4. ĐÁNH GIÁ CAO SỰ ĐA DẠNG

Sự đa dạng về kiến ​​thức, phong cách làm việc, và ý kiến trong một doanh nghiệp có cơ cấu quản lý ma trận có thể mở ra những cơ hội học tập mới, nhưng cũng đồng thời có thể dẫn đến sự căng thẳng. Nếu bạn cảm thấy khó khăn trong việc hiểu ý kiến của ​​người khác, hãy sử dụng kỹ năng vị trí lĩnh hội (Perceptual Positions) để có thể nhìn sự việc từ các góc nhìn khác nhau. Bạn cũng có thể sử dụng phương pháp Cửa sổ Johari (Johari Window) để đưa ra các thông tin về bản thân mình, tạo dựng lòng tin, cũng như để hiểu rõ hơn về những người khác trong nhóm.

Nếu tranh cãi nổ ra trong nhóm, hãy học cách xử lý xung đột, từ đó bạn sẽ có thể giải quyết vấn đề và kéo mọi người đi theo đúng hướng.

CÁC ĐIỂM CHÍNH

Trong một cơ cấu quản lý ma trận, bạn báo cáo công việc của mình cho nhiều người quản lý khác nhau - ví dụ, một giám đốc chức năng và một giám đốc sản phẩm.

Trong ví dụ này, bạn làm việc trong một nhóm chức năng, chẳng hạn như bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng, nhưng đồng thời bạn cũng tham gia vào một nhóm đa chức năng phụ trách một sản phẩm – nhóm này tập hợp nhân viên từ các bộ phận khác nhau để tận dụng các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ của họ.

Làm việc trong một tổ chức ma trận có thể có rất nhiều thách thức. Để thành công, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ về vai trò và những sự ưu tiên của bản thân, và hãy giải quyết bất kỳ xung đột hay sự không phù hợp nào một cách quả quyết.

Hãy cố gắng cải thiện các kỹ năng quản lý thời gian của bạn để có thể xử lý nhiều deadline và nhiệm vụ cùng lúc. Cuối cùng, hãy tôn trọng các quan điểm khác nhau của các thành viên trong nhóm. Làm việc cùng nhau thì tất cả mọi người sẽ có thể đem tới những thay đổi thực sự.