Quản lý công việc qua phần mềm chat và những hạn chế

Chức năng của “Chat”

Định nghĩa về “Chat” là công cụ để trò chuyện, trao đổi trực tiếp với nhau thông qua mạng Internet bằng cách gõ nội dung từ bàn phím hoặc nói qua micro (voice chat).

Các công cụ chat như messenger, zalo, viber, skype giúp trao đổi thông tin ngang hàng một cách nhanh chóng.

Tầm quan trọng của chat trong quản lý thông tin công việc

Cập nhật thông tin nhanh chóng, trao đổi hình ảnh và tập tin dễ dàng.

Những hạn chế của chat khi áp dụng trong quản lý công việc

Gây nhiễu thông tin công việc

Đặc trưng của chat là dễ dàng để trao đổi thông tin, tuy nhiên trong quản lý thì thông tin quan trọng đóng vai trò then chốt ảnh hưởng tới kết quả. Khi có quá nhiều nhóm, quá nhiều thông tin từ nhiều người khiến bạn khó kiểm soát và quá tải.

Chat không thể sắp xếp công việc theo trạng thái công việc

Chat là công cụ để trò chuyện do vậy khó để phân loại công việc

Chat và nguy cơ về rò rỉ thông tin

Chat thường là miễn phí do vậy thông tin công việc trên các nền tảng này sẽ không được mã hoá nhằm mục đích khác. Bạn thử suy nghĩ vì sao họ lại miễn phí.

Chat gây khó khăn trong nắm bắt tiến độ

Bạn có thể cập nhật tức thời khi nhận được thông tin báo cáo, tuy nhiên sẽ khó đo lường được tiến độ đến đâu vì công cụ này không thiết kế cho việc này.

Chat gây khó khăn khi phân công việc cho từng người

Tạo một nhóm khi muốn làm gì đó là cách tốt nhất khi sử dụng chat để phân công việc, tuy nhiên phần việc của từng người nhanh chóng bị sao lãng bởi nhưng câu chuyện, bàn tán khác.

Chuyển đổi qua phần mềm quản lý công việc

Là tập hợp các bước từ nhận thông tin đầu vào của công việc đến sắp xếp, theo dõi, cập nhật thông tin, báo cáo đến người liên quan nhằm đạt được những mục tiêu thể hiện bởi các kết quả trong một thời hạn nhất định.