Bạn Đã Dành Đủ Thời Gian Quan Tâm Đến Nhân Viên Chưa?

Bạn có thường xuyên phải xin lỗi mọi người vì mình quá bận? Bạn không biết làm thế nào để có thêm thời gian để hỗ trợ nhân viên của mình?

Là CEO của một công ty khởi nghiệp trong giai đoạn phát triển bước đầu, tôi phải dành thời gian để giải quyết hầu hết mọi vấn đề trong công ty. Dù nhân viên đều biết là tôi rất bận, nhưng họ vẫn luôn yêu cầu tôi giúp đỡ bởi họ thực sự cần tôi. Bên cạnh nghĩa vụ thực hiện lời hứa giúp đỡ nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân và mục tiêu nghề nghiệp, tôi cũng muốn dành thời gian cho họ để đảm bảo rằng những công việc quan trong không bị ngưng trệ.

Trong thế giới hiện đại ngày nay có rất nhiều phương pháp cũng như ứng dụng để quản lí thời gian. Dù những chương trình này vô cùng hữu ích trong việc cân đối lịch làm việc và sắp xếp thứ tự ưu tiên trong công việc, thì đối với một doanh nhân, chiến lược quản lý thời gian quan trọng nhất lại chính là: hãy thay đổi hoàn toàn cách hiểu của bạn về thời gian.

Vậy thời gian là gì? Thời gian không phải là một hiện tượng diễn ra một cách độc lập, mà bạn thực sự có thể tạo ra thời gian! Bí quyết để thực hiện điều dường như không tưởng này đó là: Hãy chủ định tập trung vào những gì bạn muốn, thay vì chỉ chú trọng tính toán lượng thời gian mà bạn không có.

Cảm nhận về thời gian thay đổi theo tình huống. Einstein nói rằng thời gian là ảo giác. Nhưng trừ khi bạn có thể di chuyển với tốc độ gần bằng ánh sáng, thì bạn vẫn chỉ có 24 giờ một ngày và 7 ngày một tuần mà thôi. Tất cả mọi người đều sắp xếp công việc của mình vào khung thời gian bất biến này. Tuy nhiên, trên thực tế bạn có thể kiểm soát thời gian nhiều hơn bạn nghĩ. Thời gian có tính tương đối, và sợi dây liên kết giữa bạn với đặc tính này sẽ quyết định việc bạn có kiểm soát được thời gian hay không.

Cảm nhận về thời gian và những gì bạn có thể làm được trong một khoảng thời gian nhất định mỗi lúc một khác. Ví dụ, khi một tai nạn ô tô sắp xảy ra, mọi việc dường như chậm lại. Rồi trong một tích tắc, bạn có thể đổi hướng và lấy lại kiểm soát. Khoảng thời gian ngắn ngủi đó trong cảm nhận của bạn dường như trải dài ra vài giây hoặc lâu hơn thế.

Từ ví dụ trên ta có thể thấy, khi thực hiện một nhiệm vụ, mỗi người sẽ có cảm nhận khác nhau về thời gian thực hiện nó, tùy vào thái độ thực hiện của họ. Ví dụ như với những vận động viên đang chạy nước rút 30 giây, mỗi bước chạy với họ dường như chậm lại, thời gian như kéo dài ra vô tận. Nhận thức bị kéo dài đó có thể xuất hiện ở nhiều loại nhiệm vụ, phụ thuộc vào việc bạn tập trung đến mức nào.

Đừng để thời gian quản lý bạn. Bạn đã từng duy trì sự tập trung liên tục cho tới khi hoàn thành một dự án chưa? Và sau đó ngạc nhiên trước chất lượng công việc mình đã hoàn thành chỉ trong vài giờ. Tin vui là khi bạn muốn, bạn có thể đạt được điều tuyệt vời đó.

Cảm giác không có đủ thời gian chỉ là ảo giác. Một khi bạn thay đổi thái độ của mình với thời gian qua sự tận tụy với từng nhiệm vụ nhỏ thì bạn hoàn toàn có thể kiểm soát được thời gian của mình. Hãy làm theo những phương pháp sau đây để cắt giảm danh sách những việc phải làm và dành nhiều thời gian hơn cho nhân viên của bạn:

1. Bạn cảm thấy thế nào? Cách chúng ta sinh hoạt hàng ngày và đối xử với những người xung quanh có tác động rất lớn tới kết quả tốt nhất mà ta có thể đạt được. Khi tất cả nhu cầu của bạn được đáp ứng, bạn cảm thấy khỏe mạnh và thư giãn, thì đây chính là lúc bạn có thể tập trung thực sự, làm việc hiệu quả hơn và quản lý tốt thời gian của mình.

2. Ưu tiên cho những hoạt động quan trọng nhất. Trong cuốn sách "Bảy thói quen của người thành đạt", Steven Covey đã đưa ra minh họa về việc đặt đá vào một chiếc bình. Không gian trong chiếc bình là có hạn, cũng giống như một ngày của bạn. Nếu bạn bắt đầu một ngày bằng việc cho cát và sỏi (những nhiệm vụ nhỏ) vào bình, bạn sẽ không có không gian cho những viên đá lớn (những nhiệm vụ quan trọng, tốn thời gian hơn).

Để có thể chứa vừa mọi thứ, bạn phải cho đá vào trước, rồi tới sỏi, cát và nước. Nên nhớ, hãy luôn bắt đầu một ngày của mình bằng những nhiệm vụ quan trọng nhất. Và bạn có thể tạo ra thời gian cần thiết cho những việc nhỏ hơn, ít quan trọng hơn.

3. Hãy kiên trì. Giai đoạn khó khăn, tốn thời gian nhất của một chuyến bay là khi cất cánh và hạ cánh. Khi máy bay đạt được độ cao bay hợp lý, bạn sẽ cảm thấy chuyến bay rất êm ả.

Nếu bạn luôn né tránh những nhiệm vụ cần tới sự tập trung tinh thần cao độ, thì cuối cùng bạn sẽ vẫn phải đối mặt với chúng một lần nữa. Điều này sẽ rất lãng phí thời gian. Thay vào đó, hãy thiết lập một khoảng thời gian để bạn có thể làm nhiều việc nhỏ cùng lúc, như giải quyết email và những việc nhỏ khác chẳng hạn. Khi những việc nhỏ chợt nảy ra trong đầu lúc bạn đang tập trung vào công việc chính, hãy ghi lại để giải quyết chúng sau.

4. Giới hạn thời gian xử lý công việc. Bạn sẽ luôn ở trong một hoặc hai trạng thái sau: hoặc bạn đang lên dự định cho tương lai hoặc đang hoàn toàn tập trung vào việc đang làm. Cách thức hoạt động này của não bộ khiến bạn quên đi những việc quan trọng vẫn cần được giải quyết khi đang dành quá nhiều thời gian cho một công việc, từ đó rất dễ bị stress. Vậy nên, hãy tập trung hết sức để hoàn thành một nhiệm vụ và đừng liếc nhìn đồng hồ trong khoảng thời gian đó làm gì cả. Bạn có thể đặt chuông báo để nhắc nhở thời điểm kết thúc một nhiệm vụ và chuyển sang một nhiệm vụ khác.

Hãy dành thời gian có sẵn để hoàn thành công việc đang bành chướng lên quỹ thời gian của bạn. Bằng cách tập trung, ưu tiên và đặt giới hạn, các nhà lãnh đạo có thể kiểm soát thời gian thay vì luôn cảm thấy bị lấn át. Hãy lên kế hoạch quản lí thời gian, dành ra nhiều thời gian hơn cho nhân viên của bạn và ngừng việc phải xin lỗi vì quá bận. Bởi khi bạn từ chối giúp đỡ, nhân viên sẽ ngầm hiểu rằng bạn đang ám chỉ: “Xin lỗi nhé, nhiệm vụ này của tôi còn quan trọng hơn công việc của anh/ chị đấy”.