Quản lý công việc qua email và những hạn chế

Chức năng của email

Email là hòm thư điện tử dùng để trao đổi thông tin thông qua mạng Internet giữa các thiết bị điện tử như điện thoại, máy tính, laptop.

Chắc chắn ai trong chúng ta trong thời đại kỹ thuật số đều dùng email trao đổi thông tin để xử lý công việc.

Tầm quan trọng của email trong quản lý thông tin công việc

Email rất hay dùng trong thực tế và được dùng nhiều nhất trong trao đổi thông tin về công việc. Một người có thể gửi đến nhiều người khác chỉ cần biết địa chỉ  email của người kia.

Thông tin trong email công việc nhận được bao gồm: tiêu đề công việc, nội dung và các đính kèm. Tuy giúp ích mọi người rất nhiều trong phối hợp xử lý và quản lý công việc tuy nhiên email chưa đủ tốt để quản lý một lượng công việc lớn.

Những hạn chế của chat khi áp dụng email trong quản lý công việc

Email không thể sắp xếp công việc theo trạng thái công việc

Các công việc được phân công đến các thành viên một cách rời rạc và không thể biết được công việc nào đã hoàn thành và công việc nào còn tiếp diễn.

Email không quản lý được thời hạn hoàn thành

Thời hạn hoàn thành công việc là điểm mấu chốt để có được hiệu quả, không có thời hạn thì công việc có thể không hoàn thành và hoàn toàn không có sự cố gắng để thực hiện nó.

Email không thiết kế trường thông tin để có thể quản lý được thời hạn công việc.

Email gây khó khăn khi phân công việc cho từng người

Cách xử lý tốt nhất khi làm việc nhóm trong email là trả lời email nhóm, người quản lý khi phân công việc thì chỉ có cách gạch đầu dòng các phần công việc rồi gửi cho tất cả mọi người liên quan và ai cùng nhận được thông tin như ai dẫn tới sự dư thừa.

Email khó khăn trong nắm bắt tiến độ

Các công việc nhóm được trao đổi trong nhóm email, mỗi người báo cáo một tiến độ, người quản lý bắt buộc phải tổng hợp các thông tin và có được một hình dung về tiến độ cho bản thân, nhưng những người khác thì lại không có được góc nhìn đó.

Chuyển đổi qua phần mềm quản lý công việc

Là tập hợp các bước từ nhận thông tin đầu vào của công việc đến sắp xếp, theo dõi, cập nhật thông tin, báo cáo đến người liên quan nhằm đạt được những mục tiêu thể hiện bởi các kết quả trong một thời hạn nhất định.