6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án

6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án

Bước 1: Xác định các hành động cần được đưa vào tiến độ

Nhà quản lý cần xác định các hành động cụ thể, lên sơ đồ các nhóm hoạt động để lên được tiến độ làm việc cho chúng. Thiết lập hệ thống theo sơ đồ Work Breakdown Structure (WBS) sau đó chia nhỏ các hoạt động ra để có thể lên được tiến độ công việc cụ thể, chính xác.

Work Breakdown (WBS) là cấu trúc phân chia công việc trong quản lý dự án và trong kỹ thuật hệ thống, là một công cụ xác định một dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án.

Thành phần của cấu trúc phân chia công việc có thể là sản phẩm, gói dữ liệu, gói dịch vụ, gói công việc hay một tổ hợp bất kỳ nào đó. Cơ cấu phân chia công việc cũng cung cấp khuôn khổ cần thiết cho việc lập dự toán chi tiết và kiểm soát chi phí, cùng với việc cung cấp hướng dẫn cho việc phát triển và kiểm soát tiến độ.

Hãy xem xét từng gói công việc WBS và xác định những hoạt động nào là hoạt động cần thiết để tạo các gói công việc đó.

Bước 2: Lên thứ tự cho các hành động

Quản lý tiến độ

Việc sắp xếp thứ tự cho các hành động là việc làm cần làm giúp cho tư duy quản lý trở lên rõ ràng, bức tranh về hành động, các công việc cần làm rõ ràng hơn. Ví dụ như công việc quản lý kho hàng, kế toán cần lên danh sách hành động những công việc cần làm, cần thực hiện từng bước như giao nhận hàng, nhập kho, giao nhận hàng, xuất kho, hàng tồn… Trong mỗi công việc cụ thể, lại chia ra các công việc nhỏ hơn sao cho các công việc sau hỗ trợ các công việc trước từng bước một.

Bước 3: Đánh giá những nguồn lực cần có cho các hành động

Bước thứ ba này đòi hỏi phải định lượng được những nguồn lực cần phải sử dụng trong quá trình thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cao nhất của mỗi hành động đề ra. Việc này bao gồm định lượng số lượng thành viên của nhóm, nguồn tài chính và các thiết bị để thực hiện hành động.

cách quản lý tiến độ dự án

Bước 4: Đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động

Việc đánh giá tiến độ thực hiện dự án là rất quan trọng trong việc thực hiện một hành động trong kế hoạch. Có rất nhiều cách để đánh giá thời gian cần có để thực hiện các hành động.

Thứ nhất, có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia: Nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí, đẩy nhanh quá trình hoàn thiện công việc. Các chuyên gia sẽ giúp hỗ trợ để tiếp cận vấn đề thông qua nghiên cứu các dự án tương đồng với các dự án đang thực hiện trong cùng một tổ chức…

Thứ hai, các nhà quản lý cần so sánh các dự án tương đương: Các dự án tương đương có một tiến độ gần như giống nhau, việc theo dõi các dự án tương đương giúp cho các nhà quản lý ước lượng được thời gian từ đó điều chỉnh được thời gian tiếp cận.

Thứ ba, ước lượng tham số hóa Parametric estimating. Đây là công cụ ước lượng trong quản lý dự án được PMI đưa ra thông qua việc sử dụng dữ liệu mang tính lịch sử, điểm khác biệt…Hay nói cách đơn giản hơn là nêu lên một ước lượng. Ví dụ, kế toán làm báo cáo tài chính trung bình mất 5 phút với phần mềm thì làm 6 báo cáo trung bình mất 30 phút.

Thứ tư, đánh giá 3 điểm: trong một số trường hợp có thể dùng phân tích PERT, đây là một công cụ hữu ích để đánh giá được thời gian hoạt động. Bạn chỉ cần đưa ra một trong số của thời gian hoàn thành một hoạt động theo 3 xu hướng: bi quan, lạc quan và khả thi. Công thức của việc đánh giá 3 điểm này là:

(Thời gian bi quan + 4x Thời gian khả quan + thời gian khả quan)/6

Bước 5: Xây dựng tiến độ

Bước này là quy trình trong đó các hoạt động đã được xếp theo tiến độ, các nguồn lực cần thiết và thời gian của mỗi hoạt động đã được sử dụng để đưa ra một kế hoạch tổng. Những công cụ sử dụng trong quy trình này bao gồm phương pháp Đường găng (Critical Path Method) giúp rút ngắn tiến độ, các viễn cảnh nếu – thì, cân bằng nguồn lực cũng như chuỗi găng CCM (Critical Chain Methods).

Việc xây dựng tiến độ rõ ràng sẽ tạo ra một khung tham chiếu giúp đưa ra cái nhìn tổng thể về kế hoạch và tiến độ của kế hoạch.

Bước 6: Theo dõi và quản lý tiến độ

Quản lý tiến độ

Bước cuối cùng bao gồm việc theo dõi cũng như quản lý các tiến độ đã đề ra. Việc theo dõi và quản lý giúp cho việc thực hiện trùng với kế hoạch đề ra, không gặp nhiều vướng mắc khó khăn trong việc thực hiện kế hoạch. Từ việc theo dõi và quản lý tiến độ cũng giúp cho nhà quản lý loại bỏ những rủi ro, giúp linh hoạt trong xử lý tình huống.

Other Post


Bảo mật thông tin doanh nghiệp: Vấn đề và hướng giải quyết
Thursday, January 30, 2020
Hacker ngày càng nguy hiểm, tinh vi và có chủ đích, đặt các tổ chức doanh nghiệp (TCDN) đứng trước những hiểm họa có thể gây thiệt hại lớn vào bất kỳ lúc nào. Điển hình như vụ Yahoo bị rò rỉ hơn 1 tỷ tài khoản người dùng hay sự cố ở các cảng hàng không Việt Nam trong thời gian qua.
4 Bước Bảo Vệ Thông Tin Mật Trong Doanh Nghiệp
Wednesday, March 25, 2020
Mỗi công ty đều có thông tin mật theo ngành nghề riêng của mình. Đó là những thông tin có thể gây thiệt hại nghiêm trọng cho công ty nếu các đối thủ cạnh tranh cố ý hoặc tình cờ khám phá được. Có nhiều nguồn mà theo đó thông tin mật về kinh doanh có thể bị rò rỉ cho các đối thủ cạnh tranh và một tro...
Quản lý công việc với phần mềm Remindwork
Sunday, September 5, 2021
RemindWork – là ứng dụng đa nền tảng (PC, Mobile) để phân công và quản lý công việc cho tổ chức nhiều cấp quản lý. Ngoài ra phần mềm RemindWork có thể tự động sắp xếp công việc theo bảng Kanban, theo dõi tiến độ, phân giao checklist, tự động báo cáo và kiểm soát thời hạn.
6 Bước Để Giúp Những Nhân Viên Chậm Chạp Làm Việc Nhanh Hơn
Wednesday, March 25, 2020
Nhân viên của bạn có đang tiêu tốn nhiều ngày chỉ để hoàn thành một công việc đáng ra chỉ mất có vài giờ để làm? Nếu có, đây chính là một bài viết dành cho bạn. Những chiến lược được Saga giới thiệu dưới đây sẽ giúp bạn cải thiện tốc độ và chất lượng làm việc của những nhân viên chậm chạp.  
RemindWork - Quản lý công việc

RemindWork Là ứng dụng đa nền tảng (PC, Mobile) để phân công và quản lý công việc cho tổ chức nhiều cấp quản lý

  • Phân công việc
  • Quản lý và theo dõi
  • Cập nhật thông tin & báo cáo
  • Tuyệt mật mã hoá dữ liệu công việc với khoá riêng và nhiều hơn nữa

Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi bằng ứng dụng RemindWork trên Android và iOS