Các thành phần cần thiết trong quản lý công việc hiệu quả

Quản lý công việc là gì ?

Là tập hợp các bước từ nhận thông tin đầu vào của công việc đến sắp xếp, theo dõi, cập nhật thông tin, báo cáo đến người liên quan nhằm đạt được những mục tiêu thể hiện bởi các kết quả trong một thời hạn nhất định.

Đầu vào của công việc thường bao gồm: 

• Mục tiêu và các kết quả cần đạt được

• Những ai thực hiện công việc và phần việc của từng người

• Thời hạn cần hoàn thành và các hướng dẫn để thực hiện công việc

• Những tài liệu liên quan đến công việc

Mục tiêu của công việc này là gì ?

Khi không nắm được mục tiêu của công việc thì khó có thể triển khai đúng hướng. Do đó mục tiêu phải được mô tả một cách rõ ràng, có ý nghĩa, hành động được và lý tưởng nhất là tạo được cảm hứng để đạt được.

Các kết quả nào cần đạt được ?

Các kết quả sẽ đánh dấu và giám sát cách chúng ta đi đúng hướng tới được mục tiêu đó như thế nào. Các kết quả này cần được khống chế thời gian và được đo lường và xác minh được.

Các kết quả không phải là kết quả nếu không có con số đi kèm.

Tại sao tôi phải làm ?

Xuất phát từ vị trí cấp chức danh mỗi người trong tổ chức thì câu hỏi này có thể chia ra như sau. Tuy nhiên nó thường theo mục tiêu của tổ chức

• Quản lý yêu cầu làm

• Lãnh đạo yêu cầu làm

• Khách hàng yêu cầu làm

• Yêu cầu của hệ thống quản lý….

Ai phân công việc này và việc của tôi là gì ?

Tự tôi phân công việc, cấp trên phân công, đồng nghiệp phân công, khách hàng yêu cầu...

Trong một nhóm người cùng thực hiện một công việc sẽ cần biết phần việc từng người. Nếu không sẽ dẫn tới sự trùng lặp và bỏ trống một số vấn đề.

Thời hạn công việc này là khi nào ?

Công việc sẽ không hoàn thành nếu chẳng có thời hạn. Đặt ra thời hạn là cách tốt nhất dẫn tới năng suất cao.

Tôi có thể báo cáo như thế nào ?

Có nhiều cách báo cáo khác nhau theo nhiều hình thức: báo cáo gặp trao đổi, bằng giấy tờ, bằng điện thoại, bằng email, chat và phần mềm quản lý công việc chuyên dụng.

Những người liên quan đều có thể nắm bắt được tiến độ hay không ?

Những người liên quan có thể nắm bắt được tiến độ nếu người quản lý tổng hợp được thông tin, xác minh thông tin và báo cáo lại thông tin những người liên quan. Đây là một quá trình và tốn nhiều thời gian.

Có tài liệu nào hướng dẫn chúng tôi không ?

Một công việc lặp lại sẽ có những quy trình, hướng dẫn cụ thể để những người thực hiện dễ dàng hoàn thành công việc.

Trong một tổ chức luôn có những phương pháp sẵn cho một số công việc được lặp lại.