Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là gì?

Dự án là một quá trình cụ thể đặc thù bao gồm các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có ngày khởi đầu, ngày kết thúc, và được thực hiện trong những tình huống có các hạn chế về mặt thời gian, chi phí và nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu phù hợp với những yêu cầu cụ thể đã được đặt ra.

Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạt động dự án nhằm đáp ứng các yêu cầu của dự án khi đặt trong các giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực; Thực tế, tất cả chúng ta đều phải quản lý dự án bởi vì nó bao gồm các hoạt động trong cuộc sống, từ các việc nhỏ như tổ chức một hoạt động sự kiên, hoặc xây dựng một căn nhà riêng,… đến các việc phức tạp hơn như xây dựng các cơ sở hạ tầng hoặc đào tạo.

Để hiểu rõ hơn quản lý dự án là gì, chúng ta cần xuất phát từ các nền tảng là các đặc thù của một dự án hay chúng ta có thể phân biệt dự án với các loại hình công việc khác, và việc quản lý dự án được thực hiện như thế nào thông qua Quy trình quản lý dự án.

Các đặc thù của dự án

Mỗi dự án đều có các điểm đặc trưng riêng như bên dưới. Chúng ta có thể sử dụng các đặc trưng này để quyết định hướng tiếp cận triển khai công việc liên quan theo các phương thức công cụ quản lý dự án hay cách thức khác.

• Có một mục đích duy nhất, kết quả cần có rõ ràng. Sự duy nhất thể hiện sự khác biệt so với những sản phẩm, dịch vụ tương tự đã có hoặc so với kết quả từ dự án khác.
• Thời gian tồn tại của dự án có tính hữu hạn: dự án không bao giờ kéo dài mãi mãi, nó đều trải qua các giai đoạn hình thành, phát triển và kết thúc (khi hoàn thành các mục tiêu của dự án hoặc thất bại).
• Được thực hiện dựa trên sự phối kết hợp của nhiều bên: dự án nào cũng có sự tham gia, liên quan đến nhiều bên hữu quan như nhà tài trợ (chủ đầu tư), khách hàng (đơn vị thụ hưởng), các nhà tư vấn, nhà thầu (đơn vị thi công, xây dựng), các cơ quan quản lý,…
• Yêu cầu cần có các nguồn lực cụ thể để có thể được triển khai, thực hiện. Các nguồn lực bao gồm con người, phần cứng, phần mềm, và các tài sản khác.
• Dự án thường mang tính không chắc chắn: nhiều dự án đòi hỏi quy mô tài nguyên rất lớn để thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn. Đặc biệt đối với các dự án CNTT, nơi mà công nghệ thay đổi cứ sau 18 tháng (quy luật Moore), thời gian đầu tư và vận hành kéo dài thường xuất hiện nguy cơ rủi ro rất cao.

Quy trình quản lý dự án

Ta có thể hiểu quản lý dự án như là một quy trình. Quy trình này có thể mô tả bằng một sơ đồ khối đơn giản sau:

Vòng đời của dự án bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả của dự án. Thông thường, các dự án gồm có bốn giai đoạn chính là Hình thành, Phát triển, Trưởng thành và Kết thúc.

• Hình thành (hoặc Đề án và Khởi xướng) tập trung vào các mục tiêu quản lý như Quy mô, mục tiêu, tính khả thi, đưa ra ước tính bán đầu, đánh giá các khả năng và tính khả thi của dự án từ đó quyết định triển khai hay không. Ở đây các ước tính có thể sai khác 30%.
• Giai đoạn Phát triển (hoặc Thiết kế và Đánh giá) bao gồm các công việc xây dựng dự án, lên kế hoạch thực hiện và phân bổ nguồn lực, đưa ra dự toán và kế hoạch ban đầu. Lúc này, việc dự toán dự án giảm tới khoảng dịch chuyển cho phép mức 10%.
• Việc thực hiện và quản lý được tiến hành trong giai đoạn Trưởng thành. Ở đây bao gồm các công việc đào tạo và thông tin, đưa ra các quy hoạch và thiết kế chi tiết cho dự án, bố trí triển khai công việc, theo dõi tiến trình, quản lý và phục hồi. Trong giai đoạn thực thi, dự án cần khống chế ở mức 5%.
• Ở giai đoạn Kết thúc, chúng ta sẽ phải hoàn thành công việc và đạt dược tất cả các mục đích, chuyển giao lại nhân sự, tổng kết và đánh giá kết quả dự án.

Quá trình quản lý dự án có thể được chia làm 5 nhóm công việc khác nhau bao gồm khởi tạo, lên kế hoạch, thực hiện, theo dõi kiểm soát, và cuối cùng là quy trình đóng dự án

• Khởi tạo dự án là quy trình mà bạn bắt đầu dự án và đặt nền móng đầu tiên cho thành công sau này
• Lên kế hoạch là lúc bạn thể hiện tất cả những kĩ năng quản lí dự án của mình.
  Bạn sẽ bắt đầu bằng cách chia nhỏ công việc ra rồi lên kế hoạch cho dự án và cuối cùng là thời gian biểu cho toàn dự án; Bạn sẽ giao việc cho từng cá nhân, cân bằng khối lượng công việc cho họ và chuyển sang thực hiện quy trình kế tiếp.
• Việc thực hiện dự án là lúc các công việc cụ thể được thực hiện theo kế hoạch
• Quy trình theo dõi và điều khiển bao gồm trong tất cả các giai đoạn của dự án. Đây là quy trình giúp bạn review và xem lại tiến độ công việc của dự án, theo dõi các rủi ro, vấn đề trong dự án và đảm bảo bạn vẫn đang kiểm soát dự án.
• Cuối cùng là quy trình đóng dự án, phần sẽ giúp dự án của bạn hạ cánh an toàn. Ở giai đoạn này, bạn sẽ xem lại các bài học, bàn giao các resource (nhân lực, máy móc,..) đang có phân tích mức độ hài lòng của khách hàng và chuẩn bị cho dự án kế tiếp.

Các dự án thành công “làm đúng việc bằng cách sử dụng đúng các công cụ theo phương pháp đúng đắn”. Chi tiết hơn về các hoạt động quản lý dự án, giới thiệu và hướng dẫn về các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án sẽ được giới thiệu trong site quản lý dự án này.