Thách Thức Trong Việc Quản Lý Thời Gian

1. CÁC YẾU TỐ GÂY GIÁN ĐOẠN VÀ PHÂN TÂM

Nhiều nhà văn định nghĩa sự gián đoạn là "khi một tác nhân bên ngoài, chẳng hạn như tiếng chuông điện thoại hoặc một người nào đó đi vào văn phòng, đặt câu hỏi, và phá vỡ đi sự tập trung của bạn" (Evans, 2008, trang 35).

Tác động tiêu cực của những gián đoạn và phân tâm trong việc quản lý hiệu quả thời gian đã được đề cập bởi nhiều nhà văn như Green và Skinner (2005), Limoncelli (2006), Butler và Hope (2007), Mancini (2007), Rivera (2007), Tracy (2007), Alexander và Dobson (2008),  Becker và Mustric (2008). "Sự phân tâm khiến bạn chú ý một cái gì đó khác, thường là điều thú vị hơn là nhiệm vụ bạn cần làm ngay lúc đó" (Evans, 2008, trang 35).

Green and Skinner (2005) cho rằng những sự gián đoạn là nguyên nhân chính của việc mất tập trung. Limoncelly (2006) đồng tình với quan điểm này và cho rằng "gián đoạn là kẻ thù tự nhiên của tập trung. Chúng trực tiếp lẫn gián tiếp đánh cắp thời gian từ chúng ta" (Limoncelli, 2006, trang 12).

Những tác nhân chính gây gián đoạn và xao nhãng ngăn cản việc quản lý thời gian hiệu quả bao gồm các cuộc gọi điện thoại, khách thăm bất ngờ, cuộc họp, thư và e-mail, internet và trách nhiệm với gia đình.

2. CÁC CUỘC ĐIỆN THOẠI

Để xử lý các cuộc gọi đến, tác giả Rivera khuyên bạn nên sử dụng hộp thư thoại và dành một khoảng thời gian cụ thể trong ngày để trả lời các cuộc gọi. Rivera cho rằng sẽ có ích hơn khi bạn có thêm thời gian suy nghĩ và chuẩn bị sẵn sàng lời giải đáp cho người gọi. Becker và Mustric khuyên chúng ta nên đặt ra những thời điểm cụ thể trong ngày để nhận điện thoại và thông báo cho những mối liên lạc thường xuyên biết về điều này.

Mặt khác, Tracy đưa ra lời khuyên rằng chúng ta nên tập trung vào những lý do chính của cuộc gọi điện thoại thay vì tán gẫu tại nơi làm việc. Ngoài ra, tác giả cũng khuyến cáo chúng ta nên tập thói quen đứng trả lời điện thoại thay vì ngồi và tận hưởng cuộc nói chuyện dài lê thê. Alexander và Dobson cũng đóng góp cho chủ đề này bằng cách đề nghị là nên thực hiện ngay những việc phải làm để giải quyết vấn đề được đề cập trong cuộc gọi đó.

3. NHỮNG VỊ KHÁCH KHÔNG MONG ĐỢI

Nhiều tác giả khác cũng đề xuất nhiều cách để mọi người có thể đối phó với gián đoạn tại nơi làm việc. Ví dụ, Simmons (2011) đề xuất truyền đạt kế hoạch làm việc của bạn cho các thành viên khác trong nhóm. "Để mọi người trong nhóm làm việc của bạn biết rằng họ có thể liên lạc với bạn vào lúc nào" (Simmons, 2011, viết trên trang cá nhân của mình).

Với những vị khách không mong muốn đến bất ngờ, Brott (2008) khuyên rằng chúng ta nên lắng nghe họ một thời gian ngắn, khoảng một hoặc hai phút, sau đó đơn giản là đứng lên, đi về phía cửa và cảm ơn họ vì đã ghé văn phòng của bạn. Brott (2008) thừa nhận rằng phương pháp này có thể là quá thô lỗ khi thực hiện với cá nhân cụ thể như ông chủ và bạn bè thân; tuy nhiên, tác giả cho rằng đây là điều cần thiết để tập trung dành thời gian thực hiện các mục tiêu cá nhân và nghề nghiệp.

4. CÁC CUỘC HỌP

Brott (2008), Downs (2008), Singh (2008) và Yager (2008) đã chỉ ra rằng các cuộc họp chính là một trong những trở ngại chính cho việc quản lý thời gian hiệu quả. Các tác giả cũng đưa ra các khuyến nghị của rêng họ, chúng có thể sẽ giúp bạn giảm thiểu những tác động tiêu cực của trở ngại này.

Theo Brott (2008), chúng ta nên tìm kiếm thông tin liên quan đến mục đích của cuộc họp và có mặt đúng giờ. Một điểm khác của khuyến cáo của Downs (2008) liên quan đến việc bắt đầu và kết thúc các cuộc họp đúng thời gian bất kể mục tiêu họp đã đạt được hay chưa. Downs (2008) làm rõ thêm rằng nếu các mục tiêu không đạt được, thì một cuộc họp khác có thể được lên kế hoạch cho sau này. Tác giả kịch liệt phản đối ý tưởng kéo dài thời gian dự kiến ​​của bất kỳ cuộc họp nào.

Hơn nữa, Singh (2008) cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng chương trình nghị sự chi tiết cho cuộc họp và phải được giới hạn trong những khoảng thời gian cụ thể. Cuối cùng, Yager (2008) thể hiện quan điểm rằng việc đặt lịch cho mọi cuộc họp là không cần thiết, trừ khi chúng thật sự quan trọng.

5. THƯ VÀ E-MAIL

Một nguyên nhân gây phiền nhiễu khác do Christie (2009) chỉ ra là email công việc và cá nhân. Tác giả khẳng định rằng âm thanh thông báo e-mail có thể khiến bạn mất tập trung ngay lập tức. Và việc quay trở lại công việc đang làm dở sẽ mất rất nhiều thời gian.

Cũng liên quan tới vấn đề này, Felton và Sims (2009) khuyên bạn nên kiểm tra e-mail một lần hoặc, nếu cần thiết, nhiều lần trong một ngày nhưng phải vào khoảng thời gian cụ thể, để chúng không thể làm bạn xao nhãng trong cả ngày làm việc nữa. Walsh (2008) cũng khuyên chúng ta chỉ nên xử lý một mail một lần thật dứt điểm và loại bỏ tất cả thư rác và các thư linh tinh khác một cách nhanh chóng.

6. INTERNET

Theo Silvis (2011) hầu hết những phiền nhiễu trong môi trường làm việc hiện đại đều liên quan trực tiếp đến internet. Khi đưa ra luận điểm của mình, tác giả cho rằng các trang truyền thông xã hội như Facebook, YouTube và Twitter chính là những nguồn gây xao nhãng chính trong môi trường làm việc hiện đại.

Fleming (2011) cũng đồng tình và đưa ra khuyến khích về việc chặn truy cập vào trang web giải trí tại nơi làm việc. Tác giả đưa ra các kiến ​​nghị rằng các nhà quản lý nên áp dụng cách thức này trên máy tính của cấp dưới để nâng cao mức độ hiệu quả làm việc tổng thể của công ty.

7. RÀNG BUỘC VỚI GIA ĐÌNH

Những cuộc tranh luận liên quan đến ảnh hưởng của trách nhiệm gia đình tới việc quản lý thời gian hiệu quả đã được nêu rất rõ trong các tác phẩm của Green and Skinner (2005), Limoncelli (2006), Alexander và Dobson (2008), Becker và Mustric 2008). Những tác giả này chỉ ra rằng rất khó để cân bằng giữa công việc và gia đình, tuy nhiên việc sống một cuộc sống đầy đủ, hạnh phúc cũng vô cùng cần thiết.

Green and Skinner (2005) khuyên mọi người nên đưa ra những cam kết về việc dành thời gian cho gia đình của mình. Sau đó, các tác giả cho rằng, những dịp tụ họp quan trọng của gia đình có thể lên lịch dựa vào thời gian thuận lợi cho mỗi thành viên trong gia đình.

8. TRÌ HOÃN

Trì hoãn có thể được giải thích là "tránh thực hiện một công việc cần phải hoàn thành" (Rivera, 2007, trang 47), và cơ sở lý thuyết này đã chỉ ra rằng trì hoãn là một trong những thách thức lớn nhất trong việc quản lý thời gian hiệu quả.

Các nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến sự trì hoãn được đưa ra bao gồm: không biết cách quản lý thời gian  (Brott, 2008, Walsh, 2008), gặp khó khăn trong việc tập trung (Dodd và Sundheim, 2011, Fleming, 2011, Silvis, 2011), lo sợ và bất an (Green và Skinner, 2005, Walsh, 2008), kỳ vọng không thực tế (Mancini, 2007, Dodd và Sundheim, 2011), chủ nghĩa hoàn hảo (Green và Skinner, 2005, Rivera, 2007), các vấn đề cá nhân (Butler và Hope, 2007, Walsh, 2008).

Các tác giả trên cũng đề xuất nhiều chiến lược để chiến thắng sự trì hoãn. Ví dụ, Green và Skinner (2005) khuyên bạn nên cố gắng tìm hiểu lý do bị trì hoãn, họ tin rằng việc tìm ra nguyên nhân của sự trì hoãn có thể giúp những cá nhân thay đổi hành vi của họ.

Limoncelli (2006), mặt khác, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tự thưởng cho bản thân như một phương pháp hiệu quả trong việc đánh bại sự trì hoãn. Cụ thể, Limoncelli (2006) cho rằng để khắc phục sự trì hoãn, các dự án lớn cần phải được chia thành các phần nhỏ và việc hoàn thành mỗi phần này cần được ghi nhận dưới những hình thức khác nhau.

Một phương pháp tiếp cận khác để đối phó với sự trì hoãn đã được đưa ra bởi Butler và Hope (2007) là đảm bảo rằng một người nên được chuẩn bị về mặt thể chất để hoàn thành nhiệm vụ đó. Butler và Hope (2007) làm rõ thêm rằng các yêu cầu về thể chất được chuẩn bị bao gồm có đủ nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ, tạo ra sự thoải mái cá nhân về ánh sáng, không khí lưu thông và các yếu tố khác trong điều kiện làm việc.

9. ĐA NHIỆM

Một sự cản trở đáng kể khác trong cách quản lý thời gian hiệu quả đã được Tracy (2007), Zeller (2008), Yager (2008) và các tổ chức khác chỉ ra chính là làm nhiều việc cùng một lúc. Tracy giải thích rằng mặc dù một cá nhân tham gia vào hoạt động đa nhiệm tưởng như mình làm việc một cách có hiệu quả. Nhưng thực chất thời gian dành cho việc chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và lấy lại tập trung làm lãng phí thời gian đáng kể, đồng thời giảm chất lượng của từng nhiệm vụ.

Zeller cũng đồng ý với quan điểm này và khẳng định rằng "bằng chứng khoa học cho thấy đa nhiệm - chuyển đổi qua lại giữa hai hay nhiều việc một lúc - là một cách làm cực kỳ kém hiệu quả " (Zeller, 2008, trang 311).

10. ĐỐI PHÓ VỚI SỰ CHẬM TRỄ

Bhugra và Howes (2007) đã mổ xẻ vấn đề của sự chậm trễ, cho rằng nó là một tác nhân đáng lưu ý và có thể liên quan đến việc tham dự (một cuộc họp), phản hồi thông tin hoặc chuyển giao công việc. Walsh (2008) đề xuất thiết lập một thói quen cố định hàng ngày để có thể đối phó với sự chậm trễ cá nhân một cách hiệu quả. Tác giả thừa nhận rằng thuật ngữ 'thói quen' có thể nghe rất nhàm chán; tuy nhiên chúng là những công cụ hiệu quả trong việc đạt được mức độ hiệu quả cao hơn một cách bền vững.

Ngòa ra, Felton và Sims (2009) cũng chú ý đến vấn đề chậm trễ gây ra do người khác và khẳng định điều này cũng là một thứ gây cản trở việc quản lý thời gian hiệu quả. Để đối phó với vấn đề này, Felton và Sims (2009) khuyên mọi người nên luôn luôn có một vệc gì đó để làm, cho những lúc như vậy, ví dụ bạn có thể dành thời gian chờ đợi ai đó để làm việc của dự án, đọc một bài báo,v.v