Quản Lý Thời Gian: Kỹ Năng Sống Còn Cho Cả Những Chuyên Gia Bận Rộn Nhất

Kỹ năng quản lý thời gian rất cần thiết đối với sự thành công của mỗi cá nhân và chuyên gia. Những người quản lý thời gian hiệu quả nhận thấy rằng họ có khả năng kiểm soát cuộc sống tốt hơn, cả ở nơi làm việc lẫn ở nhà, và họ thường cảm thấy ít căng thẳng và áp lực khi công việc bị quá tải. Bạn có cảm thấy phát chán khi mình cứ làm việc điên điên cuồng không ngừng nghỉ nhưng chỉ đạt được rất ít thành tựu không? Dưới đây là một số mẹo quản lý thời gian đơn giản sẽ giúp bạn giải quyết được tình trạng trên:

LẬP KẾ HOẠCH THỜI GIAN

Bạn có biết rằng cứ mỗi 15 phút lên kế hoạch có thể mang lại cho bạn thêm một giờ không? Vì vậy, khi cuộc sống bận rộn khiến đầu bạn quay mòng mòng, hãy thử "lập kế hoạch theo thời điểm" (Planning moment). Một số người thích có những kế hoạch thời điểm ngắn hơn vào cuối mỗi ngày, trong khi những người khác lại thích lên kế hoạch thời điểm dài hơn vào đầu hoặc cuối mỗi tuần. Tùy theo sở thích của bạn nhưng hãy chắc chắn bớt chút thời gian trên lịch của bạn để lập kế hoạch và xem năng suất của bạn (và thời gian rảnh) sẽ tăng vọt lên thôi.

TẠO VÀ DUY TRÌ MỘT “TO-DO” LIST

Cho dù bạn có thành thạo sử dụng các thiết bị công nghệ tăng năng suất mới nhất đi chăng nữa,  thì cách lập "to-do list” cổ lỗ sĩ vẫn là phương pháp đơn giản nhất và dễ duy trì. Trong quá trình lập kế hoạch, đây là một chiến lược đúng đắn, đáng học hỏi mà bạn nên thử:

• Liệt kê tất cả các dự án mà bạn cần hoàn thành trên một mẩu giấy hoặc trên máy tính của bạn. Ví dụ: "tu sửa lại nhà bếp" sẽ là một dự án mẫu mà có thể có trong danh sách của bạn.
• Chia từng dự án thành các nhiệm vụ nhỏ - trong dự án "tu sửa lại nhà bếp" của bạn có thể có một số nhiệm vụ sau: nghiên cứu nhà thầu ; gọi cho  top 5nhà thầu hàng đầu; và xếp lịch hẹn gặp top 5 năm nhà thầu hàng đầu.
• Đặt ngày cho mỗi nhiệm vụ. To be dated không phải thời hạn (due date)! Thời hạn không chỉ khiến bạn có trách nhiệm với nhiệm vụ đó hơn, mà còn là một cách đơn giản để bạn ưu tiên công việc đó lên trên. Nhiệm vụ nào càng có nhiều thời gian gấp, thì nhiệm vụ đó sẽ càng được ưu tiên hơn.
• Đối với các dự án mà bạn biết mình không cần phải hoàn thành trong tương lai gần, nhưng bạn không muốn quên, hãy liệt kê những mục này ở cuối danh sách của bạn, trong một phần được gọi là "on radar". Bằng cách đó, nhiệm vụ sẽ không bị lãng quên, nhưng bạn cũng không phải giải quyết nó ngay.
• Đối với bất kỳ dự án nào mà bạn phải làm thường xuyên, hãy đảm bảo bạn đã lưu danh sách công việc của mình ở nơi nào đó có thể dễ dàng truy cập; sau đó, trong lần tới khi bạn cần thực hiện dự án đó, bạn chỉ cần cắt và dán các tác vụ bạn đã vạch ra trước đó và đặt ngày đến hạn với chúng.

Điều quan trọng cần lưu ý là ban đầu lập to-do list có thể tốn thời gian và có cảm giác hơi bị đe dọa; nhưng một khi lập xong, bạn chỉ cần duy trì nó thôi.

ĐỪNG QUÊN QUY TẮC 80 : 20

Quy tắc 80:20, hay Nguyên tắc Pareto, cho thấy rằng trong số những việc bạn làm trong ngày, cả ở nơi làm việc và trong nhà, chỉ có 20% những việc đó thực sự quan trọng. Nói rộng ra thì, 80% tất cả các kết quả đến từ 20% nỗ lực thực hiện; do đó, nếu bạn xác định được 20% nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách các công việc phải làm và làm xong chúng, công việc của bạn không thể không thành công và hiệu quả.

HIỂU ĐƯỢC THỜI GIAN, NGÂN SÁCH VÀ TAM GIÁC CHẤT LƯỢNG

Đôi khi bạn cảm thấy khách hàng doanh nghiệp, khách hàng các nhân, ông chủ, bạn bè, gia đình bạn muốn mọi thứ từ bạn ... hôm qua phải không? Một cách tuyệt vời để đàm phán với họ là hỏi, "Bạn muốn nó tốt, nhanh hay rẻ?" Thời gian, Ngân sách, Tam giác Chất lượng phản ánh sự thật là ba thuộc tính của một dự án có mối liên hệ với nhau, nhưng không thể tối ưu hóa cả ba tính chất được - luôn có một thứ phải chịu thiệt hơn. Lần tới nếu bạn cảm thấy bị áp lực bởi những người khác, hãy thảo ra ba lựa chọn cho họ:

• Tôi có thể làm một cách nhanh chóng và đạt tiêu chuẩn cao, nhưng nó sẽ không hề rẻ.
• Tôi có thể làm nhanh và rẻ, nhưng chất lượng sẽ không tốt.
• Tôi có thể làm với chất lượng cao và rẻ, nhưng sẽ mất một thời gian dài.

Học cách quản lý thời gian tốt hơn sẽ khiến bạn phải thật nghiệm khắc với bản thân, phải tìm kiếm những công cụ quản lý và những chiến lược phù hợp với lối sống của bạn.Tuy nhiên, nếu cam kết việc lập kế hoạch, tạo và duy trì to-do list và đàm phán với người khác. Thì câu nói "quá nhiều việc phải làm mà thời gian thì quá ít" sẽ bị ném vào quá khứ của bạn!