5 Bước tạo sơ đồ tổ chức nhanh chóng

Định dạng biểu đồ trên một trang giấy

Đầu tiên, hãy định dạng biểu đồ trên một trang giấy. Làm như thế, bạn sẽ dễ dàng hình dung được về tổ chức của mình. Bạn có thể tung hoành mọi ý tưởng, mà không quá e dè việc đúng sai. Bộ phận nào cần chỉnh sửa, hoàn thiện hay thêm bớt thế nào cho hợp lý. Khi đã có trong tay sơ đồ chung chung về sơ đồ tổ chức, bạn có thể nhờ đến sự trợ giúp của các phần mềm hỗ trợ như: Word, Excel, Canva,… để có thể hoàn thành sơ đồ này.  Nhưng hãy nhớ ghi hoặc vẽ nó ra giấy trước nhé !

Nhóm những người có cùng chức danh vào một nhóm

Hãy nhóm những người có cùng chức danh vào một nhóm

Khi bắt đầu tạo sơ đồ tổ chức doanh nghiệp, có thể bạn sẽ cảm thấy hơi mơ hồ. Đặc biệt nếu doanh nghiệp lớn và có rất nhiều nhân viên, nhiều phòng ban. Đừng lo lắng, hãy bắt đầu chia nhỏ từng bộ phận ra. Hãy nhóm những người có cùng chức danh vào một nhóm, như thế bạn đã thu hẹp được khá nhiều và dễ kiểm soát cũng như liệt kê hơn rồi đấy.

Đặt tên chức vụ trước, sau đó đến tên người ở chức vụ đó

Một chức vụ có thể có nhiều nhân sự phụ trách, ví dụ như một công ty thì thường có nhiều kế toán viên. Vậy nên hãy đặt tên chức vụ trước, sau đó đến tên người ở chức vụ đó. Như thế không những người lập, mà cả người xem cũng rất dễ đọc sơ đồ tổ chức. Chúng ta có thể dễ dàng nhìn ra được công ty có những bộ phận, phòng ban ra sao cũng như số lượng thế nào.

Sử dụng đường kết nối với kích thước vừa đủ

Nếu những đường kết nối quá lớn, sơ đồ trông sẽ không được hài hòa, có quá nhiều khoảng trống và tạo hiệu ứng không tốt cho người tiếp nhận. Còn nếu những đường kết nối quá nhỏ, sơ đồ của bạn sẽ trông tù túng, chật chội và không có “khoảng nghỉ” trong tiếp nhận và xử lý thông tin cho người xem. Vì thế tốt nhất là hãy sử dụng đường kết nối với kích thước vừa đủ.

Chia nhỏ các biểu đồ lớn

Nếu doanh nghiệp hay công ty của bạn có quy mô lớn và sơ đồ tổ chức đồ sộ, thì cách tốt nhất là hãy chia nhỏ các biểu đồ lớn, hãy làm sơ đồ trở nên đơn giản và bớt rối rắm. Bạn có thể xem tổng quan về cấu trúc của công ty, sau đó nghiên cứu kỹ hơn về các phòng ban.  Nhưng hãy luôn nhớ, đảm bảo rằng tất cả mọi thành phần đều hướng về cấp độ cao nhất trong tổ chức.  

Cách lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

Mô hình sơ đồ tổ chức phân tán trong doanh nghiệp tham khảo

Dù là doanh nghiệp to hay nhỏ, ít nhân viên hay nhiều nhân viên, thì việc lập sơ đồ tổ chức doanh nghiệp cũng sẽ đi qua hai bước:

• Ghi lại tất cả các vai trò công việc trong công ty, lập bản mô tả công việc (JDs) cho từng vị trí hiện tại và tương lai (nếu có), ghi rõ chức năng nhiệm vụ và yêu cầu tối thiểu kỹ năng kinh nghiệm cho từng vị trí.
• Vẽ sơ đồ quy trình hoàn thành công việc một cách tối ưu và ghi rõ cách trao đổi, liên hệ, giao tiếp công việc của mọi người trong sơ đồ với nhau.

Dựa vào bản vẽ này, bạn sẽ biết những đội nhóm chính của bạn như nào và bạn sẽ giao nhiệm vụ cho mỗi vị trí công việc ra sao. Và sơ đồ tổ chức đó phải cho bạn xác định rõ được các mối quan hệ báo cáo công việc.