Câu trả lời chính thức cho câu hỏi trên đã được cung cấp bởi David Allen - tác giả cuốn sách Getting Things Done là người sáng tạo ra khái niệm này. Ông ấy chính là mảnh ghép quan trọng nhất cho lý thuyết này.
GTD là một phương pháp tổ chức công việc đơn giản, từng bước một và hiệu quả cao, giúp chúng ta có thể tăng hiệu suất mà vẫn giữ được tâm trạng thoái mái. Phương pháp này bao gồm:
Áp dụng phương pháp GTD sẽ làm giảm bớt áp lực trong công việc, đồng thời giải phóng một luồng năng lượng sáng tạo. Nó cung cấp cho bạn một quy trình quản lý chi tiết, không có giới hạn và tối đa hóa sự linh động.
Cuốn sách sẽ chỉ cho bạn cách tiếp cận từng bước một đến phương pháp GTD, nhưng bạn cần nắm vững những bước quan trọng nhất sau:
Công đoạn xử lý tất cả các giấy tờ trên bàn làm việc, đồng thời ở các nơi khác, và các loại tin nhắn ở tất cả các hộp thư đến sẽ chiếm nhiều thời gian nhất. Việc này có thể mất từ vài giờ đến một ngày hoặc có khi 3 ngày. Phần lâu nhất tiếp đến là bạn phải thiết lập một hệ thống hồ sơ và danh sách. Điều đó có thể mất từ một đến hai giờ. Các việc còn lại thì thường không mất thời gian thiết lập. Vì thế, tổng cộng, bạn có thể mất một đến hai ngày (hoặc nhiều hơn nếu cuộc sống của bạn là một mớ rối bời). David Allen khuyến nghị bạn nên dành một khoảng thời gian là một hoặc hai ngày để làm sạch mọi thứ và thiết lập lại nó.
Ngay bây giờ, mặc dù điều tôi sắp nói ra đây nghe có vẻ là một cam kết to lớn, nhưng tôi vẫn phải nói: những bước này thật sự đáng giá. Chỉ cần một bước này cũng khiến tôi thấy số tiền mình bỏ ra với cuốn sách này là vô cùng đáng giá - dọn sạch mọi thứ và tổ chức lại nó thực sự là một thành tựu to lớn và đem lại một cảm giác tuyệt vời. Cũng chính vì lý do này mà tại sao rất nhiều người yêu thích phương pháp GTD.
Bạn không cần thực hiện tất cả các bước GTD cùng một lúc. Thực ra thì, bạn chỉ nên tiến hành những cách mà có hiệu quả với bạn - bởi không phải chỉ có duy nhất một cách để thực hiện điều này mà. Một điểm khởi đầu tối thiểu có thể là bất kỳ một điểm nào đó dưới đây:
Công việc này có thể gây ra cảm giác choáng ngợp, đặc biệt là trong trường hợp bạn có rất nhiều giấy tờ, rải rác khắp bàn, trong ngăn kéo, trên sàn nhà, trong xe, v.v. Nhưng việc này vẫn có thể xử lý được.
Trước hết, hãy thu thập tất cả lại và đặt chúng thành một chồng. Nếu nó quá lớn để đặt trong một chồng, hãy chia thành hai. Điều quan trọng là bắt đầu từ trên xuống, mỗi lần một tài liệu, do đó, nếu bạn có hai chồng, hãy cho rằng đống thứ hai chỉ là sự tiếp nối của chồng đầu tiên.
Tiếp theo, nếu bạn không có thời gian để xử lý tất cả đống giấy tờ này cùng một lúc (tất nhiên là bạn nên thử nếu bạn có thể), đơn giản chỉ cần đặt sang một bên và xử lý nó sau một lát nữa. Tôi khuyên bạn nên dành một giờ mỗi ngày để xử lý hết đống giấy tờ đó. Một lần nữa nhắc lại, hãy bắt đầu từ phía trên, và vứt bỏ từng tài liệu một. Đến khi chạm đến những tờ cuối cùng, hãy tự thưởng cho mình một bữa tiệc!
GTD thường bị buộc tội rằng nó giống như một tín ngưỡng, nhưng thực tế là nó chỉ đơn thuần truyền cảm hứng và niềm đam mê cho nhiều người mà thôi. Tại sao lại như vậy? Thứ nhất, bởi cảm giác sau khi xử lý toàn bộ giấy tờ trên bàn và hộp thư đến cực kì tuyệt vời. Thứ hai, vì sức mạnh giản đơn đến từ khái niệm như: các hành động tiếp theo, danh sách phân loại và đánh giá hàng tuần - chúng không có gì phức tạp và mọi người thích điều đó.
Như đề cập ở trên, một bộ công cụ tối thiểu sẽ bao gồm một quyển sổ, cây bút, một vài thư mục và nhãn dán. Tuy nhiên, có rất nhiều công cụ khác mà bạn có thể sử dụng, gồm có nhưng không giới hạn chỉ trong số này, đó là:
Một file tickler, như được nêu trong cuốn sách, là một hệ thống gồm 43 thư mục: 12 thư mục được dán nhãn mỗi tháng và 31 thư mục được dán nhãn cho tất cả những ngày trong tháng. Và, cách thức hoạt động của nó là:
Nếu bạn có một hồ sơ giấy tờ (hoặc vé xem hòa nhạc, v.v ...) mà bạn không cần phải suy nghĩ đến cho tới cuối tháng này, hãy đặt nó vào một thư mục ngày (ví dụ cho vào thư mục gán nhãn "20" nếu bạn muốn xem nó vào ngày 20 của tháng).
Đó là một hệ thống phức tạp và tinh xảo, nếu nó hấp dẫn bạn, hãy thử nó. Tuy nhiên, nhiều người (kể cả tôi) thấy hệ thống này có một chút rườm rà, đặc biệt là nhờ sự tiện dụng của lịch máy tính ngày nay (tôi sử dụng lịch của Google). Khi sử dụng một chương trình lịch, bạn chỉ cần đánh dấu lời nhắc vào ngày trong lịch. Bạn thậm chí có thể thiết lập nhắc nhở định kỳ.
Đây là câu hỏi thực sự cho người sử dụng GTD khi nói về các công cụ: bạn sử dụng hệ thống giấy (như Moleskine, Hipster PDA, PocketMod, v.v) hay hệ thống số ... hay như nhiều người làm, một sự kết hợp của cả hai? Tất nhiên câu trả lời là tùy thuộc vào mỗi người, và bạn nên sử dụng các công cụ phù hợp với bạn - đặc biệt hơn là bạn phải thích nó. Nếu đó là một PDA, hãy sử dụng. Nếu đó là Moleskine, cũng tuyệt vời. Thông thường, phải mất một thời gian thử nghiệm để tìm đúng công cụ - tuy nhiên, tôi sẽ chống lại sự ám ảnh về các công cụ, vì đây là điều lãng phí lớn nhất cho hầu hết người sử dụng GTD - chọn công cụ của bạn và sử dụng nó. Hãy tập trung nhiều hơn và nhiệm vụ thực sự của bạn hơn là những công cụ.
Bạn sẽ nghĩ rằng các chuyên gia về Internet sẽ dùng các công cụ kỹ thuật số, đặc biệt là các công cụ online, hoặc PDA hoặc điện thoại thông minh. Tuy nhiên, có một số lượng lớn người chỉ thích dùng kĩ thuật số lại sử dụng các công cụ tương tự (giấy) được đề cập ở trên. Tại sao lại như vậy? Đó là một chủ đề thường được đem ra thảo luận, lý do của việc này đó chính là giấy thường liên quan đến sự đơn giản, dễ sử dụng, tính di động, dễ mở rộng và sửa đổi, và đặc biệt là sự thoải mái khi sử dụng giấy và bút. Tóm lại, công cụ là một thứ mà bạn sẽ phải tự lựa chọn cho chính mình.
Có rất nhiều người trên mạng, không thể chọn được một trong số những phần mềm nào. Bởi nó thực sự phụ thuộc vào nhu cầu và sở thích cá nhân của bạn.
Đương nhiên - nhiều người cũng như vậy.
Mac là một công cụ GTD tuyệt vời. Blog 43Folders là một nguồn tuyệt vời để biết thêm thông tin.
Một lần nữa, hãy chọn những gì tốt cho công việc của bạn. Nhưng đề nghị của tôi là gì? Hãy đơn giản hóa. Thật khó để liên tục kiểm tra và cập nhật các danh sách và lịch khác nhau trên máy tính, PDA và một bản kế hoạch trên giấy. Bạn sử dụng và gắn bó với hệ thống tốt hơn nếu bạn chỉ có một nơi để kiểm tra và cập nhật. Tìm một công cụ làm việc tốt nhất cho bạn và dính với nó.
Về cơ bản, đối với bất kỳ dự án nào (và một dự án nào đó có nhiều hơn một hành động), bạn cần phải tự hỏi mình "hành động thể chất cần thiết tiếp theo là gì để chạy dự án này?" Đó là "hành động tiếp theo" mà bạn cần đặt vào danh sách những việc cần làm. Vấn đề của nhiều nhiệm vụ mà chúng ta ghi vào danh sách công việc phải làm, là nó thực sự không phải là điều bạn có thể làm. Ví dụ: "Viết báo cáo" là một dự án mà hành động tiếp theo có thể là "Tìm trên Internet cho ba nguồn báo cáo" hoặc "Gọi cho Larry để lấy số liệu thống kê cho báo cáo".
Đúng là có một danh sách dài các hành động tiếp theo có thể gây choáng ngợp cho nhiều người. Lưu ý: lời khuyên này cũng áp dụng khi có quá nhiều dự án. Có một vài cách để giải quyết vấn đề này:
Nếu bạn có một số hoạt động tiếp theo cứ nằm mãi trong danh sách của bạn trong một thời gian dài, bạn nên xem xét chúng trong tuần đánh giá của bạn. Tại sao những hành động này rất khó xóa khỏi danh sách của bạn? Dưới đây là một vài gợi ý:
Khi một hành động tiếp theo là quá bao quát, như tôi đã đề xuất trong câu hỏi trước, bạn có thể phá vỡ nó xuống mức nhỏ hơn ("chi tiết nó"). Nhưng bạn làm điều đó như thế nào? Đó thực sự là một sở thích cá nhân - bạn làm việc tốt hơn trong 30 phút, 2 giờ, hoặc 10 phút? Hãy suy nghĩ và thử nghiệm.
Một số ý tưởng để thử:
Nếu bạn có một dự án bao gồm nhiều hành động thể chất, bạn nên viết bao nhiêu trong số những hành động đó trong danh sách của mình? Câu trả lời là ít nhất một - mỗi dự án đang hoạt động phải có ít nhất một hành động tiếp theo trong danh sách ngữ cảnh hoạt động. Nếu bạn muốn đặt nhiều hơn, điều đó thực sự tùy thuộc vào bạn, nhưng hãy lưu ý rằng việc thực hiện tất cả các hành động của dự án trong danh sách ngữ cảnh của bạn có thể làm bạn bị choáng ngợp.
Đề nghị của tôi là đi với một hoặc hai hành động là tốt nhất. Và nếu bạn có 2-3 hành động tiếp theo từ một dự án được liệt kê trong danh sách ngữ cảnh, hãy chắc chắn rằng mỗi việc này có thể được hoàn thành mà không phải thực hiện thêm một hành động khác trước đó.
Ví dụ: không đặt "Gửi thư" và "Mua tem" vào danh sách của bạn, vì bạn không thể thực hiện việc đầu tiên mà không thực hiện một việc khác trước. Hành động đầu tiên ("Gửi thư") được gọi là hành động phụ thuộc - bạn không thể làm điều đó mà không “Mua tem”. Không liệt kê các hành động phụ thuộc vào danh sách ngữ cảnh của bạn vì nó lãng phí thời gian của bạn để xem các hành động mà bạn thực sự không thể làm.
Khi bạn đã hoàn thành hành động tiếp theo của dự án, đừng chỉ kiểm tra nó. Hãy chắc chắn viết tiếp "hành động tiếp theo" trong danh sách của bạn, để dự án tiếp tục diễn ra. Một trong những phần quan trọng nhất của quá trình này là đảm bảo rằng mỗi dự án trong danh sách dự án sẽ có hành động tiếp theo được liệt kê trong danh sách ngữ cảnh của bạn.
Nếu bạn có các nhiệm vụ lặp lại hàng ngày hoặc hàng tuần (giả sử giặt là hoặc báo cáo hàng ngày), có một số cách để xử lý việc này:
Đây là một sự lựa chọn rất cá nhân mà bạn nên thử nghiệm. Ý tưởng chính là nhóm các hành động tiếp theo để khi bạn nhìn vào một danh sách ngữ cảnh, bạn chỉ đang nhìn vào các tác vụ thực sự có thể được thực hiện ngay bây giờ, ở vị trí bạn đang ở với các công cụ bạn có. Vì vậy, nếu bạn nhìn vào danh sách Trang chủ của mình, nó không nên chứa các mục mà chỉ có thể được thực hiện từ máy tính làm việc của bạn. Tương tự, danh sách công việc của bạn không nên chứa các công việc vặt của bạn chỉ có thể được thực hiện trên đường. Bạn có thể chia nhỏ hơn một ngữ cảnh như Work nếu có các ngữ cảnh khác nhau trong công việc. Ví dụ: nếu bạn sử dụng vị trí làm việc khác và một số tác vụ chỉ có thể được thực hiện ở một trong các vị trí. Trong trường hợp đó, bạn không nên nhìn vào những nhiệm vụ đó nếu bạn ở vị trí khác mà không thể thực hiện được nhiệm vụ. Nếu bạn bắt đầu nhận thấy rằng có những hành động tiếp theo trong danh sách ngữ cảnh mà bạn thực sự không thể thực hiện ngay bây giờ, đó là vì
1) ngữ cảnh của bạn cần phải được xem xét lại;
2) nhiệm vụ không thực sự là một hành động tiếp theo mà là một nhiệm vụ hoặc dự án phụ thuộc; hoặc 3) hành động tiếp theo thuộc về danh sách Một ngày nào đó
Đây là một khó khăn cho hầu hết các GTD-er (kể cả bản thân tôi). Tốt nhất là hãy phân tích lý do tại sao bạn gặp rắc rối và giải quyết chúng. Đây là một vài gợi ý:
Điều này xảy ra mọi lúc - mọi người quá hăng say về GTD thì vài tháng sau bỗng một cái gì đó xuất hiện khiến họ quá bận rộn để giữ cho hệ thống được tổ chức và cuối cùng nó sụp đổ. Thật may mắn, GTD thật dễ dàng để trở lại - thực tế là bạn sẽ dễ dàng trở lại với nó hơn là bắt đầu lại từ đầu bởi vì bạn đã nắm rõ hệ thống và bạn vẫn có tất cả các công cụ phù hợp - đó chỉ là một vấn đề thiết lập lại bản thân và cập nhật lại. Sẽ thật thú vị khi bắt đầu lại.
Một số gợi ý:
Làm thế nào để bạn gắn bó với nó một khi bạn bắt đầu lại? Xem câu hỏi tiếp theo
Làm thế nào để bạn kết dính với GTD nếu bạn tiếp tục làm rơi nó? Hãy thử những đề xuất sau:
RemindWork Là ứng dụng đa nền tảng (PC, Mobile) để phân công và quản lý công việc cho tổ chức nhiều cấp quản lý
Quản lý công việc mọi lúc mọi nơi bằng ứng dụng RemindWork trên Android và iOS
Quét mã QR Code để tiến hành cài đặt RemindWork trên iPhone của bạn
Hoặc click vào đây để xem chi tiết.
Quét mã QR Code để tiến hành cài đặt RemindWork trên điện thoại Android của bạn
Hoặc click vào đây để xem chi tiết.