Phải Làm Gì Với Những Người Làm Việc Cẩu Thả Và Hời Hợt?

Sự cẩu thả trong công việc cũng thể hiện trọng các cuộc đối thoại hàng ngày và các mối quan hệ nơi công sở. Ví dụ, đó là khi một người đưa ra những lời bình luận vô thưởng vô phạt trước khách hàng chẳng hạn.

Cẩu thả trong công việc có thể hủy hoại sự nghiệp của một người, phá hỏng tinh thần làm việc của một nhóm và thậm chí là làm lụi tàn sự thành công của một tổ chức. Do đó, việc xác định những thói quen xấu dẫn đến sự cẩu thả trong công việc của mọi thành viên trong đội ngũ là một việc làm rất quan trọng.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ làm rõ tác hại nghiêm trọng của sự cẩu thả trong công việc, đồng thời đưa ra những giải pháp mà mọi người có thể áp dụng xóa bỏ đi thói quen xấu này.

NHẬN DIỆN "VIRUS" CẨU THẢ

Có rất nhiều nguyên nhân khiến một người làm việc cẩu thả. Ví dụ, sự phân bổ thời gian không hợp lý; hoặc thói quen trì hoãn, “nước đến chân mới nhảy”; hoặc do không nhận ra tầm quan trọng của việc kiểm tra công việc kĩ lưỡng. Không ít người chỉ cố gắng cuốn chiếu công việc một cách vội vàng vì họ muốn trải nghiệm cảm giác phấn khích khi hoàn tất một dự án, hoặc có những người quá thiếu tham vọng và động lực để làm mọi thứ một cách hoàn hảo. Hệ quả là, họ không mảy may quan tâm đến chất lượng công việc. Sự cẩu thả trong công việc cho thấy một người không thực sự hứng thú trước nhiệm vụ được giao, hoặc là mức độ cam kết của họ với công việc quá thấp.

Chúng ta không nên đồng nhất sự cẩu thả trong công việc với năng lực làm việc yếu kém. Đó là hai phạm trù hoàn toàn khác nhau. Những người đem lại kết quả làm việc dưới yêu cầu đề ra có thể sẽ thành công ở các lĩnh vực khác, trong khi những người có năng lực kém thường thụt lùi trong mọi việc họ làm với vai trò công việc hiện tại. Ví dụ, một nhân viên bán hàng có thể rất xuất sắc trong việc tìm kiếm khách hàng mới và chốt doanh số. Tuy nhiên, rất có thể anh ta lại thường xuyên trình lên những bản báo cáo cẩu thả, đơn giản là vì anh ta không thấy hứng thú với công việc báo cáo.

Những hành động cẩu thả, hời hợt, thiếu chính xác được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau và nó có thể gây những hệ quả xấu. Dưới đây là một vài ví dụ:

- X làm ở bộ phận chuyển phát hàng hóa trong công ty. Cô là một người rất năng nổ nhưng lại thường xuyên ôm đồm, làm nhiều thứ cùng một lúc. Chính vì thế mà đôi khi cô X nhập sai thông tin khách hàng vào hệ thống cơ sở dữ liệu. Hệ quả là công ty vận chuyển hàng đến sai địa chỉ. Việc này chẳng những lãng phí tiền bạc mà còn ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

- Y là chuyên viên phân tích tài chính. Khi thực hiện báo cáo tháng, anh ấy chẳng bao giờ kiểm tra tỉ mỉ các công thức, phép tính, chính vì thế mà anh thường không phát hiện ra lỗi sai của mình. Kết quả là, sai sót trong báo cáo tháng dẫn đến sai sót trong Báo cáo tài chính của cả công ty. Vì thế mà các đồng nghiệp của anh phải mất hàng tiếng đồng hồ để tiến hành rà soát số liệu và sửa lỗi. Uy tín của anh Y bị ảnh hưởng đã đành, còn kéo theo cả tinh thần của cả nhóm đi xuống.

- Z làm việc ở bộ phận Marketing. Hôm qua, ngay khi vừa hoàn tất bài viết cho một chiến dịch quảng cáo tầm cỡ toàn quốc, cô ây đã gửi ngay tác phẩm của mình lên cho giám đốc mà không kiểm tra bố cục và lỗi chính tả ít nhất 3 lần. Nếu giám đốc của cô Z không phát hiện ra những lỗi trong kịch bản, thì thật là ê chề cho công ty khi bài viết mắc lỗi chính tả của cô xuất hiện trên mọi kênh báo chí cấp quốc gia.

Sự cẩu thả không chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến sự nghiệp của một cá nhân mà còn ảnh hưởng đến tinh thần làm việc, mục tiêu và năng suất của cả một nhóm. Bất cẩn cũng là nguyên nhân dẫn đến những vấn đề về sức khỏe và nguy cơ tai nạn lao động. Rộng hơn nữa, đó còn là yếu tố ảnh hưởng đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp. Đây chính là lý do vì sao việc xác định những công việc được làm một cách hời hợt và bất cẩn bởi các thành viên trong một nhóm là cần thiết.

KHẮC PHỤC THÓI QUEN LÀM VIỆC CẨU THẢ

Hãy xem xét các biện pháp dưới đây để khuyến khích các thành viên trong công ty tìm cách giảm thiểu các lỗi sai do tính cẩu thả, tạo dựng thói quen tốt, và quan trọng hơn cả là trở nên tự hào vì công việc họ làm.

1. Nhìn nhận lại vấn đề

Trước tiên, hãy nghiêm túc xem lại quan điểm bản thân trước khi nói chuyện với người mà bạn cho là làm việc cẩu thả. Đánh giá một cách khách quan, người đó làm việc cẩu thả thật hay đó là do bạn đang đặt kì vọng cao một cách vô lý? Liệu bạn đã cho nhân viên của bạn đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ theo tiêu chuẩn bạn mong muốn chưa? Khối lượng công việc của họ có thực sự hợp lý hay không?

Nếu bạn là người cầu toàn, lẽ dĩ nhiên bạn sẽ cầu toàn với tất cả những người xung quanh. Tất nhiên đây là điều hoàn toàn chấp nhận được, nhưng việc gì cũng có giới hạn của nó. Nên nhớ, bạn càng cầu toàn thì mức độ thích nghi của bạn với mọi người xung quanh càng khó khăn. Do vậy mà hãy cố gắng vượt qua vấn đề đó, như thế bạn sẽ không đặt ra những mục tiêu không thực tế cho bản thân và cho tất cả những người làm việc cùng bạn.

2. Tiếp cận đối tượng

Có 2 tình huống xảy ra: hoặc là người làm việc cẩu thả đánh giá thấp tầm quan trọng của sai lầm họ mắc phải, hoặc là họ thực sự không biết bản thân mình đã phạm sai lầm.

Hãy nói chuyện với họ một cách riêng tư và tế nhị, và đề cập đến việc bạn nhận thấy chất lượng công việc họ làm đang có dấu hiệu giảm sút. Hãy đưa ra một vài ví dụ, đồng thời hỏi xem họ có vướng phải khó khăn nào không.

Một số người không ý thức được mục đích của công việc mình làm. Khi một người nhận ra ý nghĩa đằng sau những việc mình làm và kết quả công việc họ có thể mang lại, họ sẽ có động lực thay đổi. Vì vậy, hãy giải thích tầm quan trọng của công việc họ đang làm, và chỉ ra những người có thể hưởng lợi ích từ việc đó.

Lời khuyên: Hãy nhớ rằng, đôi khi tất cả những gì bạn cần làm để khuyến khích một người tự thay đổi bản thân là đưa ra lời nhận xét về chất lượng công việc với họ một cách tế nhị.

3. Đưa ra phản hồi đúng lúc

Hãy đưa ra lời khen khi bạn nhận thấy sự thay đổi tích cực ở một người. Làm như vậy, bạn sẽ mang lại sự tự tin và động lực để một người tiếp tục với quá trình thay đổi.

4. Xác định các nguồn lực cần thiết

Nếu chất lượng công việc của một người không được cải thiện trong vòng một vài ngày hoặc vài tuần, bước tiếp theo của bạn là xác định lỗ hổng trong việc đào tạo, trong kiến thức, hay kỹ năng của người đó. Hãy gặp riêng họ để nói về hiệu quả làm việc, và tìm ra vấn đề họ đang vướng bận. Điều đó có ảnh hưởng đến công việc hay không? Bản thân họ nghĩ đâu là nguyên do gây nên vấn đề này?

Khi cấp dưới đang nói, hãy lắng nghe một cách chủ động để anh ấy hay cô ấy biết rằng bạn đang toàn tâm chú ý. Sự cẩu thả trong công việc có thể là kết quả của áp lực từ phía bên ngoài hoặc do vấn đề cá nhân. Nếu vậy, hãy lắng nghe những gì họ nói, và làm mọi thứ có thể trong khả năng để giúp họ trở lại quỹ đạo.

Một biện pháp tốt là sử dụng một bản đánh giá nhu cầu đào tạo để xác định xem việc đào tạo có thể nâng cao chất lượng công việc hay không, và xác định nhân viên của bạn cần thêm sự trợ giúp hay nguồn lực nào để hoàn thành công việc. Bạn đã làm tất cả mọi thứ có thể để hỗ trợ nhân viên của mình chứ?

5. Sử dụng checklist công việc

Hãy khuyến khích các thành viên trong nhóm bạn sử dụng checklist với các nhiệm vụ hàng ngày để đảm bảo rằng họ không bị lỡ mất một nhịp nào. Đồng thời yêu cầu mọi người viết ra “Danh sách việc phải làm” mỗi ngày, để họ kiểm soát mọi thứ mình đang làm (điều này đặc biệt hữu ích đối với những người không giỏi quản lý thời gian). Nếu tổ chức/doanh nghiệp của bạn đang áp dụng Phần mềm quản lý công việc iHCM, hãy để họ có thói quen tạo công việc ngay trên hệ thống, như vậy, bạn sẽ dễ dàng theo dõi và quản lý tiến độ thực hiện của mỗi thành viên trong nhóm.

Ở đầu mỗi danh sách việc phải làm, hãy yêu cầu họ viết cụ thể những kết quả họ muốn đạt được vào cuối ngày hôm đó. Điều này có thể giữ động lực cho họ làm tốt nhiệm vụ của mình.

6. Ghép đôi với những người giỏi

Một chiến lược khác là ghép đôi người làm việc cẩu thả với những người giỏi, hoặc là với một người có khả năng cố vấn – những người luôn đáp ứng được tiêu chuẩn công việc của bạn. Bằng việc cho người này “bám càng” một người cố vấn trong một vài ngày hoặc một tuần, anh/cô ấy sẽ nhận thức được một công việc được thực hiện tốt sẽ phải là như thế nào, và anh/cô ấy cũng hiểu được những lợi ích đến từ việc trở thành một người làm việc hiệu quả cao.

7. Sắp xếp lại công việc

Nếu cấp dưới của bạn không cải thiện được bản thân nhưng bạn vẫn muốn giữ anh ấy hay cô ấy lại, nên cân nhắc lại vai trò của hiện tại của người này, hoặc chuyển anh/cô ấy sang một vị trí khác phù hợp hơn.

Hãy xem xét lại những công việc vẫn chưa đạt yêu cầu của bạn. Liệu bạn có thể chuyển giao lại những việc đó cho người khác không? Bạn cần sắp xếp lại công việc như thế nào để anh/cô ấy thành công với vai trò của mình?

8. Sử dụng bản cam kết

Một phương pháp khác là lập bản cam kết nêu một cách cụ thể, rõ ràng những kì vọng và mục tiêu của bạn, và bản cam kết này cũng nhắc nhở các nhân viên chịu trách nhiệm cho chất lượng công việc của mình. Hãy chắc chắn răng bạn đã xem xét kĩ các điều khoản trong bất kì bản cảm kết nào, và đối phương hiểu đúng những kì vọng và mục tiêu của bạn.

9. Áp dụng biện pháp kỷ luật

Nếu nhân viên của bạn tiếp tục làm việc một cách hời hợt, cẩu thả, hãy kỷ luật anh/cô ấy. Và nếu sau đó, người này vẫn chẳng có thêm tí tiến bộ nào thì hãy để anh/cô ta rời khỏi nhóm, vì công bằng và thành thật mà nói, đó là điều nên làm cho lợi ích của những người còn lại và cho toàn bộ công ty.

NHỮNG ĐIỂM CHÍNH

Những công việc được thực hiện một cách hời hợt và cẩu thả không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng mà bạn cũng như công ty đề ra. Nó có thể được thể hiện qua một số biểu hiện cụ thể – ví dụ như, không kiểm tra kĩ càng công việc, không trả lời điện thoại hoặc là khiếm nhã đối với khách hàng.

Để khuyển khích đội ngũ của mình vượt qua được thói quen làm việc hời hợt, hãy nói riêng với từng người rằng chất lượng công việc của họ đang đi xuống.

Hãy tìm hiểu liệu nhân viên của mình có cần thêm sự trợ giúp không, hay cần thêm nguồn lực nào để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Khuyến khích họ sử dụng checklist và To-do list để kiểm soát được nhiệm vụ của mình, và cân nhắc việc để họ làm việc chung với những người giỏi hay cho họ một người cố vấn riêng để tạo động lực và hướng người này về với đúng quỹ đạo chung của công ty. (Cùng lúc đó, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu và tuân theo đúng những chính sách quy tắc quản lý của công ty để không vướng vào tình huống vi phạm quy định / kỷ luật)

Sau tất cả, sau bao nỗ lực cố gắng của bạn, nếu người này vẫn không tiến bộ lên được thì hãy để anh/cô ấy ra khỏi đội ngũ. Đấy là biện pháp cuối cùng cho vấn đề này.